*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
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Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
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Création des récompenses [1] Gestion des Parrains/Filleuls [2]
OpenFire a développé un module permettant de gérer les parrainages dans votre base clients. Des récompenses de parrainage peuvent être crées et associées à une fiche client s'il a parrainé un ami avec succès.
Ce module n'est pas installé par défaut sur toutes les bases OpenFire. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander l'installation de ce module au support OpenFire par mail à l'adresse support@openfire.fr, ou par téléphone au 02.30.96.02.65.
Création des récompenses **
Une fois le module présent dans votre base, vous pouvez définir des récompenses a attribuer aux parrains et aux filleuls qui remplissent les conditions du programme de parrainage, depuis le menu *Ventes > Configuration > Récompenses de parraina
Création d'une tâche [1] Catégorie de tâche [2] None [3] Les tâches permettent de définir les interventions que les techniciens seront amenés à faire et qui seront reprises dans les interventions du planning : ramonage, pose, visite technique… Les tâches peuvent ainsi être utilisées dans les cas ou vos employés ne sont pas habilités a effectuer certaines interventions.
Les tâches sont consultables et configurables depuis le menu *Interventions > Configurations > Tâches*
Création d'une tâche **
A la création d'une tâche, plusieurs champs non obligatoires sont proposés:
Le champ produit lié permet d'associer un article du catalogue à cette tâche. Cet article sera utilisé via les fonctions de facturation depuis le planning.
Attention toutefois, la facturation est également possible de
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Organisation de la GED [1] Le module de la GED vous permet de centraliser et de gérer les documents liés à vos clients : bons de commande, rapport d'interventions, photos... Ces documents remontent et se classent automatiquement mais vous pouvez les réorganiser et/ou ajouter d'autres fichiers aux dossiers.
L'icône de ce module est un porte-documents blanc sur fond rouge.
Lorsque vous cliquez dessus, vous avez accès à un dossier "partenaires" qui renferme plusieurs dossiers, un par lettre de l'alphabet. Chaque client est rangé dans le dossier qui lui correspond et dans chaque dossier client se trouvent ses factures, ses bons de commandes, photos d'intervention etc.
Il n'y a aucune pièce jointe sur les bacs à sable.
Organisation de la GED **
Le bouton Create Directory vous perme
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Grouper les résultats [1] Enregistrer vos Favoris [2]
Lorsque vous effectuez une recherche sur OpenFire, vous pouvez regrouper les éléments selon un attribut de recherche spécifique et sauvegarder vos différents critères de recherche en favoris.
Grouper les résultats **
Pour regrouper vos résultats de recherche, il vous suffit de cliquez sur le bouton Grouper Par
Comme pour les filtres, il est également possible d'ajouter d es critères de regroupement qui ne seraient pas disponibles par défaut via le bouton Ajouter un groupe personnalisé
Enregistrer vos Favoris
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Les favoris vous permettent de sauvegarder des conditions de recherche, de les répliquer et de les réutiliser à plusieurs endroits de la plateforme.
Pour créer un favori, cliquez sur le bouton dédié disponibl
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Accès au Dashboard [2] Généralités [3]
L'application DashBoard est un outil de visualisation de données qui permet aux utilisateurs de créer des tableaux de bord personnalisés pour surveiller les performances et les indicateurs clés de leur entreprise.
Le Dashboard permet de créer des tableaux qui peuvent contenir des graphiques, des indicateurs de performance clés (KPI), des listes de tâches, des alertes et d'autres éléments d'information, qui peuvent être personnalisés en fonction des besoins de l'utilisateur.
Accès au Dashboard **
Cette application est disponible via l'icone suivante:
Si vous n'avez pas l'application dans votre base, merci de contacter le support OpenFire à l'adresse support@openfire.fr .
A Savoir: L'application peut être mise à disposition de c
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Navigation et tableau de bord [2] Gestion de stock en "double entrée" [3] Configuration des Sociétés [4]
La gestion des stocks sur OpenFire est liée aux différents autres modules de gestion.
E n effet, à partir d'une commande client, il est possible de générer les bons d'achats et de réception en fonction de différentes règles d'approvisionnements.
Il est par exemple possible de définir un niveau de stock minimum qui, une fois atteint, déclenche le réapprovisionnement.
Plus d'informations sur le P [5] rocessus d'une commande d'achat [6]
La configuration de la gestion des stocks est à réaliser au préalable par la société OpenFire.
En effet, a vant de débuter la gestion des stocks sur OpenFire, différents points à préparer, parmi lesquels il vous faudra définir
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Structure du Bon de Livraison [1] Approvisionnements depuis le Bon de Livraison [2]
Lorsque vous validez une commande client, un bon de livraison client est automatiquement généré.
Le bon de livraison reprend la liste des produits qui seront à livrer au client.
Ce bon de livraison est accessible:
soit depuis le bon de commande client en cliquant sur le bouton Livraison :
soit depuis le menu *Inventaire*, puis livraison :
Structure du Bon de Livraison **
Le bon de livraison est structuré comme suit :
Numéro du BL : exemple: COMPAGNY/OUT/00094 → le OUT signifie que ce document concerne une livraison de marchandise = les marchandises vont sortir de vos stocks / entrepôts.
Partenaire : Identification du client destinataire de la livraison.
Date prévue : date à laquelle la livra
Générer des opportunités à partir des emails [1] Générer des opportunités à partir d'un formulaire Web [2] Générer des pistes plutôt que des opportunités [3]
Automatiser la création de pistes et d’opportunités améliorera considérablement votre efficacité. Un moyen simple d'optimiser la création d'opportunités est d'utiliser un formulaire de contact sur votre site web. Ainsi, tout visiteur utilisant ce formulaire créera une piste ou une opportunité dans le pipeline.
Il est également possible d'automatiser la création d'opportunité dès qu'un mail est envoyé à une adresse mail spécifique.
Plus d'information sur Introduction au CRM [4]
Générer des opportunités à partir des emails **
Vous pouvez activer cette option et définir une adresse mail via le menu *Ventes > Configuration > Config
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Méthode de facturation [1] Facture à partir de la commande fournisseur [2] Facture depuis le menu Comptabilité [3] Paiement fournisseur [4]
La procédure de règlement des factures fournisseurs comprend plusieurs étapes. Après v alidation de la commande d’achat et réception des articles, il est possible de générer une facture fournisseur.
La facture fournisseur peut être générée de deux manières différentes depuis le module des achats :
depuis la commande fournisseur,
en créant une facture vierge depuis le menu Comptabilité.
Méthode de facturation **
OpenFire vous permet de générer vos factures fournisseurs sur la base des quantités commandés ou des quantités réellement reçues.
Dans cette optique, une option est disponible sur chaque article : à activer directement sur la fiche p
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Approvisionnements depuis le Bon de Livraison [1] Commander un article de type Service [2]
Depuis un bon de livraison client, il est possible de générer une demande de prix . La demande de prix peut être comparée à une demande de devis auprès du fournisseur. Cette demande de prix peut ensuite être confirmée en commande d’achat .
Approvisionnements depuis le Bon de Livraison **
Depuis ce Bon de livraison client, il est alors possible de générer une demande de prix .
La demande de prix correspond à une demande de devis au fournisseur.
Cette étape, n'est pas obligatoire mais elle importante dans le processus achat . La demande de prix consiste à préparer la liste des produits dont on a besoin d'acheter, dans le but d'approvisionnement de stock, cette liste sera envoyée par email à