*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
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Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
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Gestion des prix par marque [1] Gestion des prix par catégories [2] Gestion des prix par articles [3]
Il est possible d'appliquer des conditions tarifaires différentes pour chaque catégorie ou article d'une marque.
Les paramètres sur les prix de vente et d’achat d'une marque peuvent donc être précisés :
Sur la marque ;
Sur les catégories d’articles ;
Sur les articles.
Gestion des prix par marque **
Rendez-vous dans le menu Ventes > Configuration > Marques*, puis recherchez la marque voulue.
Vous pourrez alors modifier les champs suivants :
Catégorie : catégorie affectée par défaut aux articles si aucune catégorie n’est renseignée dans la base centralisée ou si aucune correspondance de catégorie n’est effectuée.
Remise : taux de remise appliqué sur l’ensemble des produits de la
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Mise à jour des articles [1] Archiver les articles obsolètes [2] Lorsqu'une base centralisée est mise à jour, un mail est envoyé aux revendeurs de la marque.
Ce mail contient une procédure et ainsi que la liste des modifications apportées par le fournisseur .
Vous avez alors la possibilité de mettre à jour quand vous le souhaitez les articles de la marque présents sur votre base, et éventuellement d'archiver des articles qui ne seraient plus au catalogue du fournisseur.
Mise à jour des articles **
Lorsqu'un fournisseur met à jour ses tarifs sur la base centralisée, vous avez une action a faire pour que les tarifs des articles déjà présents sur votre base se mettent à jour.
Via cette action, le logiciel n’importe pas d’articles, mais il mettra à jour les articles présents da
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Créer une marque [1] Conditions d'achat et de vente
[2] Règles spécifiques [3]
L'utilisation des marques sert à piloter les conditions d’achat et de vente spécifiques par marque, celles-ci s’appliquent indifféremment aux articles importés des bases centralisées, ou à ceux créés localement.
Créer une marque **
*Accès :* Ventes *> Configuration *> Marques*.
Sur chaque marque, on peut définir des conditions d'achat et de vente qui s'appliquent ensuite aux articles rattachés à la marque.
Pour chaque création de marque, les éléments suivants sont à définir obligatoirement :
Nom de la marque
Code : préfixe de la marque utilisé automatiquement dans chaque référence article (généralement les 3 premières lettres de la marque en majuscules )
Fournisseur : société qui fournit les ar
Etat des en cours de commandes de ventes [1] Echéancier des règlements fournisseurs [2] Statistiques de vente [3] TVA sur encaissement [4]
Depuis votre base OpenFire, il est possible d'obtenir des rapports de gestion depuis le module *Ventes>Rapports>Rapport de gestion*. Plusieurs modèles vous sont proposés.
Les modèles de rapports sont les suivants : Etat des encours de commandes de vente ; Echéancier des règlements fournisseurs ; Statistiques de ventes ; TVA sur encaissement.
Etat des en cours de commandes de ventes **
Quand vous sélectionnez ce modèle, sélectionnez ensuite la société et cliquez sur *(RE)GENERER LE DOCUMENT*
Ce rapport vous permet de sortir un tableau indiquant toutes les commandes en cours à la date du jour avec les informations que vous trouverez ci-
Créer ou modifier un modèle [1] Remplissage automatique des documents [2]
Les modèles de courrier permettent d'intégrer des formulaires PDF à votre base, afin de pouvoir les imprimer ou les joindre à vos mails, à vos devis, etc... Ces documents peuvent aussi être renseignés automatiquement et ajoutés à certains objets comme vos devis, ou vos factures.
Créer ou modifier un modèle **
Vous pouvez créer ou modifier ces modèles en vous rendant dans *Vente > Configuration > Modèles de courriers* :
La liste des modèles de courriers apparaitra alors avec le nom du document PDF associé:
Pour créer un modèle de courrier, il vous suffit de cliquer sur Créer :
Vous pourrez alors charger votre fichier au format PDF.
L'option Impression rapide permet de rendre accessible ce document depuis le menu Im
Mise en forme des commentaires [1] Modèles de commentaires [2]
Des modèles de commentaires peuvent être créés directement depuis les devis ou les bons de commande. Ils sont également accessibles depuis le menu Ventes > Configuration > Commentaires de documents
Mise en forme des commentaires **
Depuis un devis ou un bon de commande, l'onglet Commentaire vous permet de gérer des zones de commentaires du Haut (situés au-dessus des lignes de commande à l’impression) ou de commentaires du bas (situés en dessous des lignes de commande à l’impression).
Les commentaires peuvent être mis en forme à l'aide de la barre d'outils disponible en haut de la zone de texte:
L'icone de baguette magique vous permet de sélectionner un style de mise en forme.
Les boutons suivants permettent de mettre en
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Utilisation des sections [1] Sections avancées [2]
Les sections de devis sont utilisées pour organiser les produits ou services proposés dans un devis en différentes catégories ou sections.
Cela permet de clarifier et de structurer le devis, en permettant au client de mieux comprendre ce qui est inclus et ce qui n'est pas inclus dans le devis.
Utilisation des sections **
Dans le menu *Ventes > Configurations > Configuration*, vérifiez que l'option Personnaliser les rapports de vente avec des catégories, sous-totaux et sauts de page est cochée:
Cette option vous permet d'utiliser les sections sur vos devis et ajoute le menu suivant:
Ce menu vous permettra d'accéder aux sections créées sur votre base.
Depuis un devis, vous pouvez appliquer une section pour chaque ligne de command
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Créer ou modifier une norme [1] Ajout d'une norme à un article [2]
Différentes Normes Européennes existent permettant d'assurer certaines exigences de conception, de fabrication, de sécurité, et de performances (rendement et émissions).
L'affichage de ces normes peut être obligatoire pour l'obtention des primes énergétiques.
C'est pourquoi il est possible de créer des normes sur OpenFire et de définir si elles doivent être affichées dans les devis, les bons de commandes et les factures.
Créer ou modifier une norme **
Les normes sont paramétrables depuis le menu Ventes > Configuration > Normes
Certaines normes sont pré intégrées dans votre base:
Pour chaque norme, vous pouvez définir les éléments suivants:
Code : correspond au code de la norme qui pourra apparaitre sur les dev
Méthodes de facturation [1] Modifier la politique de facturation [2]
En fonction de vos politiques commerciales, deux méthodes de facturation sont possibles:
Facturer sur la base des quantités commandées,
Facturation sur la base des quantités livrées au client.
Méthodes de facturation **
En fonction de vos politiques commerciales, deux méthodes de facturation sont possibles:
Facturer sur la base des quantités commandées,
Facturation sur la base des quantités livrées au client.
Facturation des quantités commandées :
Cette règle est utilisée par défaut dans OpenFire. Cette politique de facturation signifie que les clients pourront être facturés dès la commande client confirmée, sur la base des quantités du bon de commande.
La facture étant générée en brouillon , il reste possible de
Les interventions à programmer [1] Vue Carte [2]
Dans la gestion des interventions, en particulier dans un cadre contractuel, il est important de réaliser les interventions à la période prévue.
Dans cette optique, OpenFire permet de contrôler l’état des interventions à réaliser par l’entreprise en fonction des éléments de temps et de géolocalisation des contacts.
Les interventions à programmer **
La liste des interventions à programmer est consultable depuis le menu Interventions > Interventions > Demandes d'interventions.
Ainsi, v ia les filtres de recherche, il est possible d'afficher la liste des interventions, récurrentes ou ponctuelles, dont un rdv doit être programmé.
Différents types de filtres sont proposés :
Des filtres liés au type d’intervention à programmer concernée (Récurren