*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
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Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
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Créer une demande d'intervention [1] Parties Qui et Où [2] Parties Quoi et Quand [3] Description, produit installé, Historique et facturation [4] Les demandes d'interventions permettent de saisir les interventions à effectuer sans avoir besoin de connaitre la date exacte de l'intervention afin de les attribuer plus tard en fonction des disponibilités des ressources.
Le rendez-vous d’intervention n’existe pas encore. Ainsi la date, l’heure, l’adresse et l’intervenant restent à valider. La demande d'intervention est donc un objet particulier, précédent le rendez-vous d’intervention, au sein duquel les modalités de planification de l’intervention peuvent être définies.
Les demandes d'interventions peuvent être créées et consultées depuis le menu *Intervention > Interventions >
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Facturer depuis une demande d'intervention [1] Facturation récurrente depuis les RDVs [2] Facturation récurrente depuis les contrats [3]
Il existe différentes façons de facturer des interventions dans OpenFire, e n fonction de votre fonctionnement et des applications que vous utilisez. Deux méthodes principales existent:
facturer depuis une demande d'intervention (et donc en amont du RDV),
ou générer une facture depuis le RDV.
Facturer depuis une demande d'intervention **
Dans la demande d'intervention, vous avez la possibilité de gérer la facturation en amont du RDV.
Pour cela, ajoutez les lignes d'article dans l'onglet Facturation.
L’onglet Facturation peut être utilisé pour définir un ou plusieurs articles à facturer, ainsi que la position fiscale à appliquer :
Vous pourr
Activer les rdv réguliers [1] Générer des RDV Réguliers [2] Annuler un des RDV Réguliers [3]
Il est possible de planifier des rendez-vous réguliers dans OpenFire. C ette fonctionnalité peut être utilisée pour planifier des réunions récurrentes, des points hebdomadaires, etc...
Selon la configuration de votre base, il peut être nécessaire d'activer ce paramètre au préalable depuis la configuration des interventions.
Activer les rdv réguliers **
Il est possible d'activer ce paramètre depuis le menu *Interventions > Configuration > Configuration* :
Si cette option est cochée, un type d'intervention nommé Divers sera alors disponible lors de la planification de vos rendez-vous. Ce type d'intervention vous permettra alors de paramétrer des RDV réguliers.
Attention: Cette valeur du type d’i
Créneau [1] Recherche [2] La base Openfire propose différentes méthodes de planification des rendez-vous d'intervention.
Parmi elles, la vue Planning embarque une fonction d'o ptimisation du planning destinée à aider les opérateurs à trouver la meilleure intervention à programmer pour un créneau donné.
Cette méthode vient donc en complément de l'utilisation des demandes d'interventions.
Plus d'information sur les None [3] demandes d'interventions
Cette fonction permet d' optimiser le planning , en prenant en c ompte de la géolocalisation des clients, les disponibilités et les compétences des intervenants. C'est donc l'outil de planification privilégié pour gérer vos tournées .
Cette fonction est disponible via l'icône de recherche de créneau
Créneau **
La fenêtre de recherche
Création d'une tournée [1] Tournée [2] Réorganiser une tournée [3] None [4] Cette fonction permet d' optimiser vos rendez vous sur une journée , en prenant en c ompte la distance et le temps de trajet entre les rendez-vous. C'est donc l'outil privilégié pour gérer vos tournées .
Création d'une tournée ** *Automatique*
Il est possible de configurer des paramètres de création des tournées dans le menu *Interventions > Configuration > Configuration* dans la section *Tournée*.*
*
Création des tournées sur X jours ;
Créer les tournées uniquement pour les employés
sélectionnés ;
Créer les tournées pour certains jours de la semaine ;
Permettre la création manuelle des tournées.
*Lors de la création des rendez-vous*
Dès qu’un rendez-vous est positionné sur le planning pour un inte
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Qui et Quoi ? [1] Où et Quand ? [2] Information [3] Produit installé [4] Facturation [5] Photos [6] Questionnaire [7] Compte rendu [8] La vue Planning embarque des fonctions de planification destinées à programmer une intervention en quelques clics.
Ainsi, lorsqu'un créneau est disponible, i l est possible de saisir un rendez-vous directement depuis le planning d'intervention, via l'icône
Cette méthode peut être utilisée en complément de l'utilisation des demandes d'interventions.
Plus d'informations sur les demandes d'interventions [9]
Une fenêtre de prise de rendez-vous permet de saisir les informations nécessaires :
Modèle d'intervention : l'utilisation des modèles d'interventions permet de simplifier la création des rendez-vous et des demandes d'interventions. Ains
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Démarrer un inventaire [1] Saisir et valider l'inventaire [2]
OpenFire permet, via les ajustements de stocks , de saisir les inventaires et ainsi de contrôler et mettre à jour les quantités réelles des articles dans votre entrepôt.
Avant la saisie d'un inventaire, si un suivi de stock est géré en temps réel, il faut bien vérifier que les bons de livraison client et les bons de réception fournisseurs soient validés avant la date concernée.
Il est possible d'effectuer un inventaire physique à tout moment par article ou par catégorie d'article, et par emplacement. Il est possible aussi de choisir de ne pas inclure les quantités nuls dans votre inventaire OpenFire.
Démarrer un inventaire **
Pour saisir l'inventaire, l'accès est " Inventaire > Opérations > Ajustement de stock"*, p
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Valoriser son stock [1] Partie Valorisation de l'inventaire [2]
La valorisation des stocks est un processus très important qui va permettre :
d'évaluer le montant des stocks des différentes matières premières et marchandise,
d'évaluer les produits les plus anciens,
Il s'agit de suivre les entrées et les sorties pour connaître en temps réel la valeur effective des stocks de produits.
Valoriser son stock **
Voici la procédure à suivre pour faire une valorisation de stock à date sans passer par un inventaire physique.
Rendez vous dans le menu *Inventaire > Rapports > Inventaire à la date*
*
*
Attention, sur certaines bases, l'accès a ce menu peut nécessiter l'activation du mode Développeur .
Ce rapport d’inventaire permet d’avoir une vue sur son stock actuel ou à une date précis
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Etape préliminaire [1] Paramétrage [2] Commande d’achat Directe [3] Récapitulatif de la commande sur le site Altema [4] Un connecteur d'achat a été développé pour faciliter la transmission des commandes d'achat du fournisseur Modinox directement depuis OpenFire vers le site Altema. Ce connecteur nécessite un compte acces-pro.altema.pro ainsi qu'un paramétrage préalable.
Etape préliminaire **
Vérifiez que le module de Connecteur Modinox soit bien installé sur votre base.
Pour cela, rendez-vous dans Configuration > Connecteurs > Configuration
Si ce menu n'apparaît pas, demandez l'installation du module Modinox au support OpenFire, par mail à l'adresse support@openfire.fr .
Paramétrage ** Les identifiants à la plateforme acces-pro.altema.pro doivent être ajoutés à la p
Sommaire*
Créer un RDV [1] Créer un RDV depuis une Demande d'intervention [2] Créer un Contact [3] Sélectionner une intervention [4]
L' application mobile OpenFire permet d'effectuer le suivi d'une intervention depuis votre téléphone. Vous pouvez également créer des interventions directement depuis l'application.
Créer un RDV **
Si vous disposez des droits nécessaires, vous pouvez créer des interventions depuis l'application mobile dans l'onglet Ce jour et sur un contact via le bouton :
Dans la vue ci-contre, vous pouvez définir différents champs :
le statut : à choisir entre Brouillon ou Confirmé ;
un modèle d'intervention ( + plus d'informations sur l'article dédié [5] ) ;
les intervenants ;
le client : à la saisie du nom, la liste des clients existants apparaît. Si le client