*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
Sommaire*
Gestion des prix par marque [1] Gestion des prix par catégories [2] Gestion des prix par articles [3]
Il est possible d'appliquer des conditions tarifaires différentes pour chaque catégorie ou article d'une marque.
Les paramètres sur les prix de vente et d’achat d'une marque peuvent donc être précisés :
Sur la marque ;
Sur les catégories d’articles ;
Sur les articles.
Gestion des prix par marque **
Rendez-vous dans le menu Ventes > Configuration > Marques*, puis recherchez la marque voulue.
Vous pourrez alors modifier les champs suivants :
Catégorie : catégorie affectée par défaut aux articles si aucune catégorie n’est renseignée dans la base centralisée ou si aucune correspondance de catégorie n’est effectuée.
Remise : taux de remise appliqué sur l’ensemble des produits de la
Méthodes de facturation [1] Modifier la politique de facturation [2]
En fonction de vos politiques commerciales, deux méthodes de facturation sont possibles:
Facturer sur la base des quantités commandées,
Facturation sur la base des quantités livrées au client.
Méthodes de facturation **
En fonction de vos politiques commerciales, deux méthodes de facturation sont possibles:
Facturer sur la base des quantités commandées,
Facturation sur la base des quantités livrées au client.
Facturation des quantités commandées :
Cette règle est utilisée par défaut dans OpenFire. Cette politique de facturation signifie que les clients pourront être facturés dès la commande client confirmée, sur la base des quantités du bon de commande.
La facture étant générée en brouillon , il reste possible de
*Sommaire*
Menu Discussion [1] Communiquer sur OpenFire [2] L'application Discussion est la fonction de communication interne d’OpenFire. Elle vous permet d’avoir des conversations privées et de créer des chats de groupe.
Cette fonction est également intégrée avec toutes les autres applications OpenFire, permettant ainsi d'améliorer la communication interne et de réduire les mails.
Menu Discussion **
L'application Discussion est lancée par défaut lors de votre connexion OpenFire :
Vous y retrouverez un menu à gauche avec plusieurs mode de discussion :
*Conversation par CANAUX : *
Cet onglet permet de créer des canaux de discussion. Il est possible d'y ajouter des membres ou des groupes de membres spécifiques. Chaque message est alors envoyé aux membres du groupe. Il est possible de coch
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Créer un tableau [3] Configurer l'accès au tableau [4]
Dans l'application Dashboard d'OpenFire, un tableau est un menu permettant aux utilisateurs de visualiser rapidement des données pertinentes et de suivre des indicateurs clés de performance (KPI) ou éléments importants au sein de l'entreprise.
Le tableau peut contenir des graphiques, des tableaux, des indicateurs de performance clés (KPI), des listes de tâches, des alertes et d'autres éléments d'information, qui peuvent être personnalisés en fonction des besoins de l'utilisateur:
Créer un tableau **
Rendez-vous dans le menu *Mon * *Dashboard > Configuration > Dashboards*, puis cliquez sur Créer :
Différents éléments peuvent alors être renseignés:
*1 * - Dashboard Name: Nom du Dashboardqui appa
Planifier une activité [1] Suivre ses activités [2] Clôturer une activité [3]
Le CRM permet de suivre les opportunités jusqu’à la décision finale du prospect. Pour optimiser ce suivi, d es activités peuvent être liées aux opportunités, permettant de planifier les différentes tâches de relance.
Planifier une activité **
Il est possible de visualiser et créer des activités depuis le menu *Ventes > Configuration > Types d'activité :*
Par défaut, un certain nombre d'activité sont disponibles, parmi lesquelles :
Il est possible de planifier des activités en cliquant sur le bouton Nouvelle activité :
Différents champs sont proposés:
Type d’activité : permet de préciser le type de tâche à effectuer (Appel, Mail, ...) via un menu déroulant,
Date prévue : Date maximum à laquelle cette action
*Sommaire*
Création manuelle [1] Import des contacts dans les listes de diffusion [2] Création automatique [3]
Il est possible de créer des listes de diffusions af in d’organiser vos destinataires, par exemple pour séparer les clients susceptibles d'être intéressés par des promotions pour des produits particuliers.
L’exemple le plus courant est la liste de newsletter, qu’on utilise pour envoyer régulièrement un email qui illustre les nouveautés, les tendances, les promotions ou toute autres types d’informations.
Les listes de diffusion sont différentes des listes de contacts. En effet, d ans ma liste de diffusion je peux ajouter des contacts qui ne sont pas dans ma liste des contacts OpenFire.
Création manuelle **
Pour créer une liste de diffusion, rendez-vous dans le menu *Publipostage
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Opérateurs Ou/Et [1] Recherche avancée [2]
OpenFire permet l'utilisation de différents opérateurs afin d'ajuster au mieux vos recherches.
Opérateurs Ou/Et **
*Opérateur OU* : Il s'agit de l'opérateur par défaut.
Ainsi, deux mots saisis sont recherchés avec l'opérateur OU. Par exemple, la recherche Thomas ou Jean donne alors deux résultats:
*Opérateur ET *: pour activer l'opérateur ET, il faut maintenir les touches * MAJ + Entrée* à la recherche du second mot.
Dans ce cas, le client (ou autre élément) est trouvé si les 2 mots existent dans le champ de recherche. L a recherche Thomas et Jean donne alors un seul résultat:
Recherche avancée **
La recherche ne tient pas compte des majuscules et des minuscules, mais la recherche tient compte des caractères accentués .
Dès lors
*Sommaire*
Les Filtres prédéfinis [1] Les Filtres personnalisés [2] Supprimer les filtres [3]
OpenFire propose des filtres de recherche prédéfinis. Ces derniers vous aident à affiner les résultats de recherche, afin de trouver les éléments qui correspondent exactement à vos critères.
Les Filtres prédéfinis **
Les filtres prédéfinis sont disponibles en cliquant sur le bouton Filtres disponibles sous la barre de recherche.
Ces filtres changent selon le menu sélectionné (contacts , articles, devis, ...)., afin de ne proposer que les plus couramment utilisés.
Ainsi, les filtres disponibles pour les bons de commandes proposent de n'afficher que certains bons de commandes en fonction de leur état de facturation.
Alors que les filtres de recherche du menu des contacts permettent par exemple
Les interventions à programmer [1] Vue Carte [2]
Dans la gestion des interventions, en particulier dans un cadre contractuel, il est important de réaliser les interventions à la période prévue.
Dans cette optique, OpenFire permet de contrôler l’état des interventions à réaliser par l’entreprise en fonction des éléments de temps et de géolocalisation des contacts.
Les interventions à programmer **
La liste des interventions à programmer est consultable depuis le menu Interventions > Interventions > Demandes d'interventions.
Ainsi, v ia les filtres de recherche, il est possible d'afficher la liste des interventions, récurrentes ou ponctuelles, dont un rdv doit être programmé.
Différents types de filtres sont proposés :
Des filtres liés au type d’intervention à programmer concernée (Récurren
La législation interdit la suppression et la modification des factures dès lors qu'elles sont validées dans les logiciels de facturation. Aussi, en cas d'erreur si une facture, vous devrez effectuer un avoir suivi d'une facture rectificative.
Plusieurs méthodes de création d’avoir existent en fonction des besoins :
Création d'un avoir partiel : A utiliser lorsque le client ne paiera pas la totalité de la facture.
Annulation totale d'une facture : si je souhaite annuler définitivement ma facture.
Correction d'une facture : peut être utilisé lorsque m a facture est erronée et que je souhaite la régénérer depuis la commande, ou si le projet est annulé.
Il faut tout d'abord dé-lettrer les paiements des factures avant de pouvoir générer un avoir:
Ensuite, cliquez sur Avoir et choisissez l