*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
Configurer mes relances [1]
La relance de factures impayées peut-être effectuée depuis OpenFire. Différents délais de relance peuvent être définis, et un modèle de mail de relance de factures peut être créé pour chaque étape.
Si vous n'avez pas le module de Relance, merci de contacter le support à *support@openfire.fr* .
Configurer mes relances
** Accès : Comptabilité > Configuration > Étapes de relance facture. *Par défaut, 3 étapes sont configurées dans votre base. Il est possible de définir des délais avant relance.
Vous pouvez indiquer le moment où doit se déclencher cette relance en indiquant la Date de déclenchement ainsi que le nombre de jours après cette date (nombre de jours par rapport à la date d’échéance de votre facture ou encore par rapport à la dernière relance) .
Sélec
*Sommaire*
Saisir la facture finale [1] Impression de la facture finale [2]
Si une facture d'acompte a été saisie, une facture finale (ou facture de solde) pourra être générée. Cette facture fera alors apparaitre les acomptes versés.
Plus d'information sur Facturer un acompte [3] [4]
Saisir la facture finale **
Pour générer la facture finale, rendez-vous sur un bon de commande à facturer, puis cliquer sur le bouton Créer une facture :
Vous aurez ensuite la possibilité d'émettre une facture de solde, en sélectionnant Lignes facturables (acomptes déduits) :
Lors de la génération de la facture finale, les lignes d’acompte facturées préalablement viendront se soustraire dans la facture finale générée à l’écran et sur la facture en pdf.
Le logiciel génère en comptabilité (journal
Créer un avoir en brouillon / partiel [1] Annuler une facture [2] Modifier une facture [3] Créer un avoir sans passer par une facture [4] Dès qu'une facture est validée, il est possible d'établir un Avoir à partir de la facture . Les factures d’avoir suivent les mêmes règles de numérotation que les factures.
Plusieurs méthodes de création d’avoir existent en fonction des besoins :
Créer un avoir sans passer par une facture : la facture n'est pas existante et il faut créer un avoir directement ;
Créer un avoir en brouillon : à utiliser lorsqu'il y a litige sur l a facture et la facture ne sera pas payée entièrement ou demande un remboursement partiel ; on parle alors d'un avoir partiel ;
*Attention* : cette méthode *ne permet pas* de refacturer le bon de commande.
Annuler une factu
*Sommaire*
Etapes préliminaires [1] Etapes pour la retenue de garantie [2]
Etapes préliminaires **
Vérifiez que le module de gestion de situation est bien installé dans la base. Pour cela, rendez-vous dans Ventes > Ventes > Devis.*
Cliquez sur un devis et rendez-vous dans l’onglet Autres informations .
Il faut voir dans la partie Facturation les champs suivants :
Si ces champs n'apparaissent pas, contactez le support.
Avant l'utilisation, vérifiez la configuration si elle n'a pas été faite.
Voir article Configurer la situation, retenue de garantie et compte prorata [3]
Etapes pour la retenue de garantie
** Rendez-vous dans un devis depuis le menu* Ventes>Ventes>Devis.*
Dans l'onglet Autres informations , vous pourrez alors saisir le pourcentage de la retenue de garantie :
Dès que la r
*Sommaire*
Etapes préliminaires [1] Facture de situation simple [2]
Etapes préliminaires **
Vérifiez tout d'abord que le module de gestion de situation soit bien installé dans la base.
Pour cela, rendez-vous dans *Ventes > Ventes > Devis, *cliquez sur* *un devis et cliquez ensuite sur l’onglet Autres informations .
Il faut voir dans la partie Facturation les champs suivants :
Si ces champs n'apparaissent pas, contactez le support.
Avant l'utilisation, vérifiez la configuration si elle n'a pas été faite.
Voir article Configurer la situation, retenue de garantie et compte prorata [3]
Facture de situation simple
** Dans le champ “Nb. situations”, notez le nombre de situations que vous allez devoir faire au long du chantier. Si, au moment du devis, vous ne connaissez pas le nombre exact de
Envoyer un document [1] Accès aux courriels et renvoi mails en erreur [2]
Une fois un devis, une commande ou une facture sauvegardé, vous avez la possibilité de l'envoyer par mail.
Attention: Cela nécessite un paramétrage spécifique permettant à votre base OpenFire d'utiliser votre serveur de messagerie. Plus d'information sur le None [3] paramétrage d'un serveur mail None [4] [5]
Envoyer un document **
Le bouton Envoyer par email permet d'envoyer automatiquement un courriel à votre client avec le devis, le bon de commande, ou la facture en pièce jointe.
Le modèle de mail s’affiche alors:
Depuis cette vue, vous pouvez notamment :
Ajouter des destinataires,
Modifier le corps du mail à envoyer,
Ajouter d’autres pièces jointes.
V ous pouvez régler le corps du message avant
Saisir une facture d’acompte [1] Saisir la facture finale [2]
Le règlement d'un acompte passe par l'émission d'une facture d'acompte .
Pour cela, une catégorie d’article spécifique Acompte est préconfigurée dans votre base OpenFire et un compte de revenus par défaut y est associé.
A savoir: La loi de finances 2022 est venue aligner le régime des acomptes sur les biens sur celui des prestations de services. Dans ce cadre, à partir du 1er janvier 2023, en cas de versement d'un acompte, la TVA sur les livraisons de biens sera exigible dès l'encaissement de cet acompte, par le fournisseur et non plus lors de la livraison du bien
Saisir une facture d’acompte
** Les factures d’acompte se génèrent depuis une commande client d’origine. Ainsi, pour facturer un acompte, rendez-vous sur le bon de
Sommaire*
Politique de facturation [1] Présentation de la facture [2] Créer une facture Pro-forma [3] Créer une facture à partir d'une commande [4] Créer une facture à partir du planning intervention [5] Créer une facture manuelle [6] Imprimer une facture [7] OpenFire vous permet de générer des factures , les envoyer à vos clients par mail et gérer les paiements associés.
Lorsqu'un devis est validé en bon de commande, il est alors possible de créer la facture du client depuis la même fenêtre.
Politique de facturation **
OpenFire prend en charge plusieurs méthodes de facturation:
Facturer selon la quantité commandée,
Facturation selon la quantité expédiée.
Cette configuration peut se faire de façon générale ou pour chaque article.
Plus d'information sur le paramétrage de la [8] Po
Sommaire*
Créer une facture boutique [1] OpenFire vous permet de générer des factures boutiques . Si vous gérez les stocks et que vous souhaitez créer des factures directement au comptoir magasin, vous pouvez créer une facture boutique. Les factures de ventes au comptoir sont aussi dissociés de vos autres factures tout en restant dans le même journal de vente comptablement.
Accès : Comptabilité > Ventes > Factures Boutiques
Si vous n'avez pas le menu dans votre base, merci de contacter le support à support@openfire.fr.
Créer une facture boutique **
Pour générer directement une facture, vous allez dans Comptabilité > Ventes > Factures Boutique*, puis cliquez sur Créer.
* 1 * - Notez le nom du client
*2* - Notez la position fiscale afin que la taxe se mette directement sur les lignes
Imprimer une facture [1] Impression des acomptes [2]
Depuis OpenFire, vous pouvez imprimer vos devis, bon de commande ou factures au format PDF. Ces PDF seront automatiquement téléchargés sur votre ordinateur.
Cela vous permet :
de les imprimer directement après téléchargement, de les sauvegarder pour archive.
Imprimer une facture **
Rendez-vous sur la facture que vous souhaitez imprimer, puis cliquez sur le bouton imprimer disponible en haut à gauche, ou sur le lien Imprimer > Factures :
La facture PDF sera alors téléchargée sur votre poste.
Les factures imprimées sont également sauvegardés automatiquement dans l'application OpenFire et sont disponibles via le bouton Pièces Jointes :
Cela peut être utile dans certains cas puisqu'il permet de retrouver la dernière version imprimée