*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
Activation du mode Debug [1] Configuration des serveurs Mails [2] Erreurs Possibles [3]
Il est possible de connecter OpenFire à votre compte de messagerie de telle sorte qu’OpenFire puisse émettre des mails depuis votre serveur de messagerie.
Activation du mode Debug **
La configuration des envois d’email se fait depuis le menu configuration et nécessite l'activation du mode Développeur.
Pour cela, rendez-vous dans l’onglet Configuration puis cliquez sur l’option Activer le mode développeur à droite :
Après le chargement de la page, retournez dans le menu Configuration . Cliquez ensuite sur Technique > Serveurs de courriel sortant*
Ces différents menus vous permettent de piloter votre envoi de mail.
Configuration des serveurs Mails **
Cliquez sur Créer , puis renseignez les différ
Construction du rapport [1] Personnalisation du rapport [2]
Le rapport des ventes (ou analyse des ventes) permet notamment d’analyser les devis et les ventes réalisées sur une période de temps, selon la date de confirmation des commandes. Il permet notamment d'analyser le chiffre d'affaire.
Construction du rapport **
Ce rapport est disponible dans le menu *Ventes > Rapports > Ventes*.
Vous arrivez alors sur un tableau en vue croisée dynamique .
Ce tableau croisé dynamique est un tableau interactif qui permet de combiner et de comparer rapidement de grandes quantités de données.
Par défaut, le filtre Vente est appliqué, m ais il est également possible de n'y faire apparaitre que les devis via le filtre dédié:
Personnalisation du rapport **
Par défaut, le filtre Ventes est appliqué de m
Relancer les factures [1]
La relance de factures impayées peut être effectuée depuis OpenFire.
Cette fonctionnalité vous permet de suivre les retards de paiement de factures clients et de relancer par mail vos clients.
Différents délais de relance peuvent être définis et un modèle de mail de relance de factures peut être créé pour chaque étape.
Plus d'informations sur Configurer mes relances [2] [3]
Relancer les factures **
Une fois vos étapes de relances paramétrées, l'étape de relance s'incrémentera au fur et à mesure des validations de vos factures. Les étapes se trouvent dans l'onglet Autres informations :
il est possible de relancer vos factures de deux façons :
- Soit depuis la facture en question avec le bouton Relancer ;
- Soit depuis la vue liste des factures .
Pour cela,
Gestion des Campagnes, Canaux et origines [1]
L'onglet marketing présent sur les fiches Contact et sur les opportunités vous permettent de saisir d es données de provenance de ce contact ou encore les données de parrainage .
Ainsi, il est possible de préciser si cette opportunité ou ce client proviennent d'une campagne marketing, d'un publipostage, d'une rencontre sur un salon, d'un parrainage, etc...
Gestion des Campagnes, Canaux et origines **
Les différents champs de l'onglet marketing peuvent être gérés depuis les menu *Ventes > Configuration > Campagnes / Canaux / Origines :*
Vous pourrez alors créer, modifier ou supprimer les modèles de votre choix :
Ces modèles peuvent également être créés directement depuis la fiche d'un contact ou d'une opportunité via le bouton Créer et m
Les modèles de projets [1] Les Attributs [2]
Dans OpenFire, des modèles de Projets peuvent être associés aux opportunités. Ces modèles permettent d'organiser la prise d'informations, et de lier un certain nombre d'attributs à une opportunité.
Plus d'information sur les opportunités [3]
Les modèles de projets **
L es modèles de projets sont configurables depuis le menu Ventes > Configuration > Modèles de projets
Sur chaque modèle il est possible d'associer des attributs .
Par exemple, il est possible de créer un modèle de projet Cheminée et Poêle dans lequel on viendra définir différentes valeurs à remplir:
Le Type de projet (Cheminée, Poêle bois, Poêle Granulés, etc...)
Habitat de + de 2ans
Résidence principale Oui/Non, etc...
Une fois le projet lié à une opportunité, les attribu
Gérer les étapes [1] Automatisation des étapes [2]
OpenFire permet la création d' étapes de ventes que vous pouvez utilisez pour gérer des opportunités de vente et créer des rapports. Vous pouvez ajouter vos propres étapes et modifier certains aspects des étapes par défaut directement depuis le pipeline, ou depuis un menu dédié.
Plus d'information sur l' [3] Introduction au CRM [4]
Gérer les étapes **
Par défaut, votre base contient 5 étapes simples :
Nouveau : Il s’agit de l’état initial de l’opportunité ; cet état se rapproche de la notion de “Première ODV”.
Estimation : opportunité pour lesquelles un pré-chiffrage de type estimation a été généré, alors qu’aucune VT n’a été réalisée. Cette étape est facultative.
Visite Technique : Opportunité dont la Visite Technique a été plani
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Structure du Bon de Livraison [1] Approvisionnements depuis le Bon de Livraison [2]
Lorsque vous validez une commande client, un bon de livraison client est automatiquement généré.
Le bon de livraison reprend la liste des produits qui seront à livrer au client.
Ce bon de livraison est accessible:
soit depuis le bon de commande client en cliquant sur le bouton Livraison :
soit depuis le menu *Inventaire*, puis livraison :
Structure du Bon de Livraison **
Le bon de livraison est structuré comme suit :
Numéro du BL : exemple: COMPAGNY/OUT/00094 → le OUT signifie que ce document concerne une livraison de marchandise = les marchandises vont sortir de vos stocks / entrepôts.
Partenaire : Identification du client destinataire de la livraison.
Date prévue : date à laquelle la livra
*Sommaire*
Méthode de facturation [1] Facture à partir de la commande fournisseur [2] Facture depuis le menu Comptabilité [3] Paiement fournisseur [4]
La procédure de règlement des factures fournisseurs comprend plusieurs étapes. Après v alidation de la commande d’achat et réception des articles, il est possible de générer une facture fournisseur.
La facture fournisseur peut être générée de deux manières différentes depuis le module des achats :
depuis la commande fournisseur,
en créant une facture vierge depuis le menu Comptabilité.
Méthode de facturation **
OpenFire vous permet de générer vos factures fournisseurs sur la base des quantités commandés ou des quantités réellement reçues.
Dans cette optique, une option est disponible sur chaque article : à activer directement sur la fiche p
*Sommaire*
Approvisionnements depuis le Bon de Livraison [1] Commander un article de type Service [2]
Depuis un bon de livraison client, il est possible de générer une demande de prix . La demande de prix peut être comparée à une demande de devis auprès du fournisseur. Cette demande de prix peut ensuite être confirmée en commande d’achat .
Approvisionnements depuis le Bon de Livraison **
Depuis ce Bon de livraison client, il est alors possible de générer une demande de prix .
La demande de prix correspond à une demande de devis au fournisseur.
Cette étape, n'est pas obligatoire mais elle importante dans le processus achat . La demande de prix consiste à préparer la liste des produits dont on a besoin d'acheter, dans le but d'approvisionnement de stock, cette liste sera envoyée par email à
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Retours Fournisseur [1] Reliquats [2]
OpenFire vous permet de gérer l’intégralité de votre cycle d’achat, de la commande auprès de votre fournisseur, jusqu’aux réceptions totales ou partielles, et aux éventuels retours de marchandises.
Retours Fournisseur **
En gestion des achats, il est parfois nécessaire de retourner certains articles aux fournisseurs. OpenFire vous permet d'effectuer ces retours, même si une partie ou même la totalité de la marchandise commandée est déjà arrivée dans votre entrepôt.
Pour effectuer un retour de marchandise, il faut vous rendre sur le bon de réception initial puis cliquer sur le bouton Retourner :
Une fenêtre s'ouvrira alors reprenant l'ensemble des articles de ce bon de réception. Vous pouvez alors retirer les lignes non concernées avant de