*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
Le Tableau de Bord [1] Le Pipeline [2]
Le module CRM d'OpenFire vous permet de gérer la relation client et d'organiser vos activités commerciales.
Ce module englobe différents outils permettant d'organiser vos activités de vente, et notamment:
d'avoir une vue d'ensemble des activités commerciales de votre entreprise,
de gérer vos opportunités d'affaire via un portefeuille d'activité (pipeline),
d' analyser les performances de vos équipes commerciales,
de créer vos contacts/prospect et de rester en contact avec eux,
de réaliser des estimations, devis et commandes ,
de prendre vos rdv commerciaux et techniques, ...
Cette interface est a ccessible depuis le menu Ventes > CRM
Le Tableau de Bord **
En vous rendant dans le menu *Ventes*, vous accéderez tout d'abord au tableau de bord
Sommaire*
Contacts & Adresses [1] Notes internes [2] Ventes et achats [3] Historique [4] Comptabilité [5] Marketing [6] Localisation [7]
Des onglets de gestion , situés au bas de chacune de vos fiches contact, vous permettent de renseigner des informations complémentaires utiles pour votre gestion interne.
Contacts & Adresses**
* Cet onglet permet de créer des sous-contacts . Par exemple, si votre client n'habite pas à l'endroit où le chantier est effectué vous aurez besoin d'une adresse d'expédition différente.
Contact * : C'est l'adresse principale,
Adresse de facturation * : C'est l'adresse où sera envoyée la facture, à renseigner seulement si elle est différente de l'adresse principale.
Adresse d'expédition * : Elle correspond à l’adresse du chantier, à remplir dans le cas où les
Intervention [1] None [2] Secteurs [3] [4] Bons de livraisons [5] None [6] Fiche d'intervention [7] Créneaux non travaillés [8] Vue Calendrier [9] Recherche de créneaux horaires [10] Vue planning [11] Mobile [12] De nombreux éléments du planning et de l'application mobile peuvent être modifiés et personnalisés.
Ces options de personnalisation sont disponibles depuis le menu *Interventions > Configuration > Configuration*.
Ces options sont regroupées en différentes sections :
Intervention ** ** Gérer les prélèvements SEPA depuis les Demandes d'Intervention :
Si cette option est cochée, il sera possible de générer les paiements "prélèvements SEPA" et générer le fichier de prélèvement pour la banque. Il faut au préalable que la configuration pour le prélèvement SEPA soit faite.
Affich
*Sommaire*
Tableau de bord [1] Création du mail [2]
Le module Publipostage vous permet de créer et d'e nvoyer des mails en masse à une liste de contact.
Cette application permet également de suivre les éléments envoyés en affichant différents paramètres, tel que le taux d’ouverture, le taux d’envoi, etc...
L'application Publipostage est accessible via l'icone
Attention : *L'envoi de mail en masse via cette application nécessite que votre serveur de mails (orange, gmail, outlook,...) soit en capacité d'envoyer un nombre important de mails en une fois*. Vous devez donc vérifier vos conditions d'envoi de mails en masse via la configuration de votre compte de messagerie.
Un serveur mail doit être aussi paramétré sur votre base et vos adresses mails ne doivent pas être en format majusc
Intervention [1] Paiement [2] None [3]
Intervention
** La gestion des droits web et mobile est gérée par le même groupe OF Interventions.
Nous avons uniformisé pour que les fonctionnalités soient les mêmes qu'on soit connecté depuis l'application ou depuis le web.
Les niveaux Responsable et Gestionnaire permettent, dans l'application mobile, l'accès au planning de tous les techniciens.
Pour les utilisateurs Mobile uniquement, le pilotage des droits se fait donc entre Accéder à mes interventions et Gérer mes interventions .
Selon le niveau de droits, vous pourrez :
Accéder à mes interventions :
Voir et compléter vos interventions.
Répondre à un questionnaire, ajouter des lignes de facturation et de livraison, modifier un parc installé.
Gérer mes interventions :
Accéder à toutes les interven
*Sommaire*
Changer le Mot de passe [1] Fuseau horaire [2] Préférences de messagerie électronique [3] Choisir une page d'accueil par défaut [4]
Lors de sa première connexion, l’utilisateur peut définir sa photo de profil, personnaliser son mot de passe ou encore paramétrer sa signature d’email.
Ces éléments se configurent depuis le menu préférences disponible en haut à droite de toutes les pages de l'application OpenFire.
Vous pouvez alors ajouter et/ou modifier l’ensemble des informations:
Changer le Mot de passe**
Pour des raisons de sécurité, le mot de passe de l’utilisateur est crypté et doit être changé régulièrement. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur Changer le mot de passe dans la fenêtre des préférences.
Les règles de sécurité des mots de passe sont paramétrables. Né
*Sommaire*
Type et taille de SMS [1] Choix du Fournisseur de SMS OVH [2] Abonnement SMS OVH [3] Expéditeur [4]
Le service de messagerie SMS (pour « Short Message Service ») permet de transmettre de courts messages textuels. C’est l’un des services de la téléphonie mobile.
Ce SMS est devenu incontournable dans notre quotidien puisque, comme le rappelle OVH, plus de 90 % des SMS sont lus dans les 3 minutes qui suivent leur réception.
Type et taille de SMS **
Il existe 2 types de format de sms, GSM7 et UNICODE.
GSM7 est le format standard, avec une limite de 160 caractères par message, qui comprend les caractères suivants :
Par défaut, ce SMS a une taille maximum de 160 caractères. Si le message dépasse les 160 caractères, il sera découpé en plusieurs SMS comme suit :
1 SMS → 160 caractères a
[1]
Suivant [2]
*Sommaire*
Choix de l'équipement et du lieu de RDV [3] Choix de l'intervention et du Créneau [4] Sélection d'une demande d'intervention [5] None [6] None [7]
La prise de RDV en ligne est la possibilité pour vos clients de prendre rendez-vous directement sur votre site internet. Vous choisissez sur quels appareils installés vous intervenez et pour quels techniciens.
Choix de l'équipement et du lieu de RDV**
Une fois connecté, le client pourra prendre rendez vous.
En fonction du paramétrage, il est possible de permettre la création du parc installé depuis l’interface web. Sinon, le client peut simplement sélectionner son appareil installé sur lequel il souhaite une intervention :
Il valide ensuite son adresse et sa localisation :
Une fois l'adresse d'intervention sélection
Sommaire
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Scénarios d'Approvisionnements [1] Lancer les règles de réapprovisionnement [2] Approvisionnement depuis le menu Inventaire [3] Approvisionnement depuis la fiche article [4]
Les Ordres d’Approvisionnement permettent d'indiquer qu'il faut approvisionner certains produits pour un emplacement.
Les ordres d’approvisionnement peuvent être générés de deux façons différentes :
Automatiquement : C’est le cas notamment lorsque une commande génère automatiquement une demande de prix,
Manuellement : un ordre peut être passé manuellement pour un article spécifique depuis la fiche article.
Scénarios d'Approvisionnements**
L’approvisionnement depuis la fiche article distingue deux scénarios différents :
1. Les réapprovisionnements de l’article sont gérés via des règles de stock minimum et
Suivant [1]
*Sommaire*
Navigation et tableau de bord [2] Gestion de stock en "double entrée" [3] Configuration des Sociétés [4]
La gestion des stocks sur OpenFire est liée aux différents autres modules de gestion.
E n effet, à partir d'une commande client, il est possible de générer les bons d'achats et de réception en fonction de différentes règles d'approvisionnements.
Il est par exemple possible de définir un niveau de stock minimum qui, une fois atteint, déclenche le réapprovisionnement.
Plus d'informations sur le P [5] rocessus d'une commande d'achat [6]
La configuration de la gestion des stocks est à réaliser au préalable par la société OpenFire.
En effet, a vant de débuter la gestion des stocks sur OpenFire, différents points à préparer, parmi lesquels il vous faudra définir