*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
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Paramétrer vos conditions de règlement [1] Utiliser les conditions de règlements [2] Les conditions de règlement permettent de définir un échéancier prévisionnel de facturation et d’encaissement dans le cadre du projet , principalement pour garantir que les clients paient leurs factures correctement et à temps.
Ces conditions peuvent être appliquées aux commandes clients, aux factures clients, aux factures fournisseurs et aux contacts.
En définissant des conditions de paiement, les dates d’échéance des paiements se calculent automatiquement. Ceci est particulièrement utile pour la gestion des paiements et des relances.
Paramétrer vos conditions de règlement **
Rendez-vous dans Comptabilité > Configuration > Conditions de règlement *et cliquez sur Créer .
Une condition de rè
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Accès au portail [2] Ouverture des parcs installés [3] Configurer les marques et catégories d'articles [4] Configurer les tâches [5] Configurer les créneaux disponibles [6] Configurer les secteurs disponibles
[7] Configurer la granularité [8] Configuration spécifique par société [9] Configurer l'état du rendez-vous d'intervention [10] Prix de la prestation [11]
La prise de RDV en ligne est configurable afin que vous puissiez choisir sur quels appareils vous intervenez et pour quels techniciens.
Vous maitrisez les prestations disponibles à la réservation, les secteurs sur lesquels vous intervenez, et quels jours et créneaux vous ouvrez à la réservation en ligne.
Plusieurs étapes sont nécessaires pour configurer la prise de RDV en ligne :
Le client (contact) doit avo
Sommaire*
Configuration YouSign [1] Requête de signature [2] Modèles de requêtes [3] Configuration des emails, notifications et rappels [4]
Les éléments de configuration de la signature électronique sont accessibles depuis le menu *Ventes > Configuration > YouSign* . Vous pourrez y retrouver trois menus :
Configuration YouSign,
Requête de signature,
Modèles de requêtes.
Configuration YouSign**
La configuration de l'API YouSign est accessible depuis le menu *Ventes > Configuration > Yousign > Configuration Yousign :*
Détail des champs : *
**
* - Clé API Yousign : clé renseignée par OpenFire. Permet de faire le lien entre la société sélectionnée et l’API Yousign ne doit pas être modifiée.
- Environnement : environnement de production ne doit pas être modifié.
- Message d’authentification pa
Installer le module "Connect" ou "Affichage sans fil"*** Paramètres>Système> projection sur ce PC*
Sélectionner " Fonctionnalités facultatives"
**
** Sélectionner " Afficher les fonctionnalités "
** Sélectionner " Affichage sans fil " **
**
L'installation peut prendre quelques minutes... patience
Paramétrer le module "Affichage sans fil" (Connect) sur Windows ***
***
*** Lancer la diffusion ** Lancer l'application "Connect" (ou "Affichage sans fil") sur Windows **
Lancer la diffusion depuis le téléphone (Redmi 10) ** Paramètres>Connexion & Partage > Affichage sans fil
Attendez quelques secondes.... et sélectionner l'ordinateur
Attention, l'application doit être lancée sur Windows. Si l'ordinateur n'apparait pas, décocher "Affichage sans file" et recocher
**
*Sommaire*
Configuration des alertes [1] Configuration OpenFire [2] Définition des modèles de SMS [3]
Configuration des alertes **
Les alertes sont configurables depuis le menu Configuration > SMS > Configuration
Nous pouvons définir les destinataires des alertes :
Intervenants : techniciens en charge des interventions (en théorie si les techniciens n’ont pas l’application Mobile !)
Clients : tous les clients qui recevrons un SMS la veille de notre intervention
Les techniciens ne sont généralement pas destinataires sauf s’ils sont des intervenant externes.
Configuration OpenFire
**
Configuration de la passerelle SMS
Module *Configuration > SMS > Compte passerelle*
Compte OpenFire (nom interne, Fournisseur & Entreprise)
Passerelle –> Choix dans la liste, seulement OVH à ce jour !
Compte
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Configuration des Sociétés [2] Configuration de Routage Avancé [3] Routes spécifiques par ligne de commande [4] Configuration de la stratégie d'enlèvement [5]
Pour gérer efficacement le stock dans OpenFire, il est important de configurer correctement les paramètres liés à la gestion du stock.
Vous trouverez ci-dessous les principaux paramétrages à prendre en compte:
Les emplacements de stockage : Vous pouvez définir les différents emplacements de stockage pour chaque entrepôt afin de savoir où se trouvent les produits dans votre entreprise. Vous pouvez également attribuer un emplacement de stockage par défaut pour chaque produit. Plus d'informations sur les entrepôts et emplacements [6]
Les mouvements de stock : Vous pouvez enregistrer les mouvements de stock
Intervention [1] None [2] Secteurs [3] [4] Bons de livraisons [5] None [6] Fiche d'intervention [7] Créneaux non travaillés [8] Vue Calendrier [9] Recherche de créneaux horaires [10] Vue planning [11] Mobile [12] De nombreux éléments du planning et de l'application mobile peuvent être modifiés et personnalisés.
Ces options de personnalisation sont disponibles depuis le menu *Interventions > Configuration > Configuration*.
Ces options sont regroupées en différentes sections :
Intervention ** ** Gérer les prélèvements SEPA depuis les Demandes d'Intervention :
Si cette option est cochée, il sera possible de générer les paiements "prélèvements SEPA" et générer le fichier de prélèvement pour la banque. Il faut au préalable que la configuration pour le prélèvement SEPA soit faite.
Affich
*Sommaire*
Etape préliminaire [1] Configuration pour la situation [2] Configuration pour la retenue de garantie [3] Configuration pour le prorata [4] Configuration globale ventes [5] Configuration des impressions pdf [6]
Etape préliminaire **
Vérifier que le module de gestion de situation est bien installé dans la base. *Accès:* Ventes > Ventes > Devis*
Sur un devis, cliquer dans l’onglet Autres informations. Les champs suivants doivent apparaître :
Si ces champs n'apparaissent pas, il faut contacter le support.
Une configuration doit être effectuée pour la création de comptes comptables, des catégories d'articles et des articles pour :
SITUATION
RETENUE DE GARANTIE
PRORATA
Configuration pour la situation
** Création des comptes comptables SITUATION
Rendez-vous dans le menu *Comptabilit
Configurer mes relances [1]
La relance de factures impayées peut-être effectuée depuis OpenFire. Différents délais de relance peuvent être définis, et un modèle de mail de relance de factures peut être créé pour chaque étape.
Si vous n'avez pas le module de Relance, merci de contacter le support à *support@openfire.fr* .
Configurer mes relances
** Accès : Comptabilité > Configuration > Étapes de relance facture. *Par défaut, 3 étapes sont configurées dans votre base. Il est possible de définir des délais avant relance.
Vous pouvez indiquer le moment où doit se déclencher cette relance en indiquant la Date de déclenchement ainsi que le nombre de jours après cette date (nombre de jours par rapport à la date d’échéance de votre facture ou encore par rapport à la dernière relance) .
Sélec
*Sommaire*
Connexion à la base de production [1] Connexion à la base de test [2] Déconnexion [3] L'application OpenFire est accessible sans installation préalable sur votre poste via un navigateur Web. L'ensemble des navigateurs peut être utilisés (Chrome, Firefox, Edge, Safari, ...).
Connexion à la base de production **
Pour vous connecter à votre base OpenFire de production, rendez-vous sur l'URL reçu à la création de votre environnement de travail OpenFire. C ette URL est de la forme https://mabase.openfire.fr
Saisissez votre identifiant ainsi que votre mot de passe dans les champs de texte indiqués :
Puis cliquez sur Connexion.
A savoir : chaque utilisateur est identifié par un nom d'utilisateur, un mot de passe et un profil unique. Le profil détermine les données qu'un utili