*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
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Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
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Généralités [1]
OpenFire permet de gérer l’ensemble de vos étapes de vente, du devis client jusqu’à la livraison et la pose des articles en passant par vos commandes d’achat .
Généralités **
L'ensemble du processus d'approvisionnement est réalisé depuis le Bon de Livraison, tel qu'illustré ci-dessous:
Ainsi, l orsque vous validez une commande client, un bon de livraison client est automatiquement généré. Ce bon de livraison reprend la liste des produits qui seront à livrer au client, et permettra de générer vos demandes de prix .
Plus d'informations sur la génération du Bon de Livraison [2]
A partir de ce bon de livraison, l'application Achat vous permet de gérer vos commandes à des fournisseurs selon les étapes suivantes:
Créer la demande de prix ou la commande d'achat [3
Consultation des bons de réception [1] Réception totale [2] Réception partielle [3]
Un bon de réception sera généré automatiquement suite à la validation d'une commande fournisseur, permettant ainsi de suivre et valider sa réception.
Ces bons peuvent également être créés sans saisie d’une commande fournisseur au préalable.
Consultation des bons de réception **
La validation d'une commande d'achat va automatiquement générer un bon de réception . Les Bons de réception permettent de s'assurer que les quantités commandées ont été bien reçues. La consultation des bons de réception est alors possible depuis le bon de commande, mais aussi depuis le menu Inventaire.
Depuis ce bon de réception, un bon de préparation et un bon de livraison sont éditables via le menu
d’impression.
Le Bon de récep
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Connexion à la base de production [1] Connexion à la base de test [2] Déconnexion [3] L'application OpenFire est accessible sans installation préalable sur votre poste via un navigateur Web. L'ensemble des navigateurs peut être utilisés (Chrome, Firefox, Edge, Safari, ...).
Connexion à la base de production **
Pour vous connecter à votre base OpenFire de production, rendez-vous sur l'URL reçu à la création de votre environnement de travail OpenFire. C ette URL est de la forme https://mabase.openfire.fr
Saisissez votre identifiant ainsi que votre mot de passe dans les champs de texte indiqués :
Puis cliquez sur Connexion.
A savoir : chaque utilisateur est identifié par un nom d'utilisateur, un mot de passe et un profil unique. Le profil détermine les données qu'un utili
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Changer le Mot de passe [1] Fuseau horaire [2] Préférences de messagerie électronique [3] Choisir une page d'accueil par défaut [4]
Lors de sa première connexion, l’utilisateur peut définir sa photo de profil, personnaliser son mot de passe ou encore paramétrer sa signature d’email.
Ces éléments se configurent depuis le menu préférences disponible en haut à droite de toutes les pages de l'application OpenFire.
Vous pouvez alors ajouter et/ou modifier l’ensemble des informations:
Changer le Mot de passe**
Pour des raisons de sécurité, le mot de passe de l’utilisateur est crypté et doit être changé régulièrement. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur Changer le mot de passe dans la fenêtre des préférences.
Les règles de sécurité des mots de passe sont paramétrables. Né
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Menu Discussion [1] Communiquer sur OpenFire [2] L'application Discussion est la fonction de communication interne d’OpenFire. Elle vous permet d’avoir des conversations privées et de créer des chats de groupe.
Cette fonction est également intégrée avec toutes les autres applications OpenFire, permettant ainsi d'améliorer la communication interne et de réduire les mails.
Menu Discussion **
L'application Discussion est lancée par défaut lors de votre connexion OpenFire :
Vous y retrouverez un menu à gauche avec plusieurs mode de discussion :
*Conversation par CANAUX : *
Cet onglet permet de créer des canaux de discussion. Il est possible d'y ajouter des membres ou des groupes de membres spécifiques. Chaque message est alors envoyé aux membres du groupe. Il est possible de coch
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Applications [1] Menu et sous-menus [2] Fil d'Ariane [3] Voici les bases essentielles à la compréhension globale du fonctionnement OpenFire. Ceci vous permet de savoir à chaque instant où vous êtes* et comment trouver* les informations qui vous intéressent. Utiliser la hiérarchie est le moyen le plus facile de vous repérer. Elle fonctionne ainsi :
Barre d'applications *
Menu et sous-menus *
Fil d'Ariane *
* Applications **
Les applications sont les principales portes d'entrées du logiciel, elles regroupent les grandes fonctionnalités* que vous pouvez utiliser. Elles sont représentées par des icônes* et leur nom figure dans le bandeau bleu en haut à gauche.
* Menu et sous-menus **
Les sous-menus permettent d'aller dans toutes les sections d'une application. Ils affichent
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La vue Liste [1] Vue Kanban [2] Vue Carte [3] Vue Pivot [4] None [5] None [6] Les vues * vous permettent d'afficher les mêmes informations de différentes façons pour une présentation des données adaptée aux besoins des utilisateurs.
Les vues disponibles dans un menu sont représentées par des symboles:
Vue Liste*
C'est la vue la plus utilisée permettant l'affichage d'un maximum d'informations.
Vue Kanban*
Permet un affichage plus marketing et visuel, efficace dans le CRM, le suivi ou le SAV.
Vue Carte*
Dispose les données de géolocalisation avec des marqueurs sur une carte.
Vue Calendrier*
Affichage des résultats sous forme d'agenda avec la date, très utile pour le planning.
Vue Pivot*
Permet d'analyser certains résultats sous forme de tableau croisé dynamique.
Vue Graphiqu
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Les Filtres prédéfinis [1] Les Filtres personnalisés [2] Supprimer les filtres [3]
OpenFire propose des filtres de recherche prédéfinis. Ces derniers vous aident à affiner les résultats de recherche, afin de trouver les éléments qui correspondent exactement à vos critères.
Les Filtres prédéfinis **
Les filtres prédéfinis sont disponibles en cliquant sur le bouton Filtres disponibles sous la barre de recherche.
Ces filtres changent selon le menu sélectionné (contacts , articles, devis, ...)., afin de ne proposer que les plus couramment utilisés.
Ainsi, les filtres disponibles pour les bons de commandes proposent de n'afficher que certains bons de commandes en fonction de leur état de facturation.
Alors que les filtres de recherche du menu des contacts permettent par exemple
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Grouper les résultats [1] Enregistrer vos Favoris [2]
Lorsque vous effectuez une recherche sur OpenFire, vous pouvez regrouper les éléments selon un attribut de recherche spécifique et sauvegarder vos différents critères de recherche en favoris.
Grouper les résultats **
Pour regrouper vos résultats de recherche, il vous suffit de cliquez sur le bouton Grouper Par
Comme pour les filtres, il est également possible d'ajouter d es critères de regroupement qui ne seraient pas disponibles par défaut via le bouton Ajouter un groupe personnalisé
Enregistrer vos Favoris
**
Les favoris vous permettent de sauvegarder des conditions de recherche, de les répliquer et de les réutiliser à plusieurs endroits de la plateforme.
Pour créer un favori, cliquez sur le bouton dédié disponibl
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Opérateurs Ou/Et [1] Recherche avancée [2]
OpenFire permet l'utilisation de différents opérateurs afin d'ajuster au mieux vos recherches.
Opérateurs Ou/Et **
*Opérateur OU* : Il s'agit de l'opérateur par défaut.
Ainsi, deux mots saisis sont recherchés avec l'opérateur OU. Par exemple, la recherche Thomas ou Jean donne alors deux résultats:
*Opérateur ET *: pour activer l'opérateur ET, il faut maintenir les touches * MAJ + Entrée* à la recherche du second mot.
Dans ce cas, le client (ou autre élément) est trouvé si les 2 mots existent dans le champ de recherche. L a recherche Thomas et Jean donne alors un seul résultat:
Recherche avancée **
La recherche ne tient pas compte des majuscules et des minuscules, mais la recherche tient compte des caractères accentués .
Dès lors