*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
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Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
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Approvisionnements depuis le Bon de Livraison [1] Commander un article de type Service [2]
Depuis un bon de livraison client, il est possible de générer une demande de prix . La demande de prix peut être comparée à une demande de devis auprès du fournisseur. Cette demande de prix peut ensuite être confirmée en commande d’achat .
Approvisionnements depuis le Bon de Livraison **
Depuis ce Bon de livraison client, il est alors possible de générer une demande de prix .
La demande de prix correspond à une demande de devis au fournisseur.
Cette étape, n'est pas obligatoire mais elle importante dans le processus achat . La demande de prix consiste à préparer la liste des produits dont on a besoin d'acheter, dans le but d'approvisionnement de stock, cette liste sera envoyée par email à
Paiement d'une facture [1] Paiements non liés à une facture [2] Différence de paiement [3] Annuler, modifier ou rembourser un paiement
[4] Sur OpenFire, un paiement peut être directement lié à une facture ou être enregistré pour une utilisation ultérieure.
Si un paiement est lié à une facture, il réduit le montant dû de la facture. Vous pouvez avoir plusieurs paiements liés à la même facture.
Si un paiement n'est pas lié à une facture, vous pouvez utiliser ce crédit/débit en attente pour payer des factures enregistrées ou des factures à venir.
Il est possible d'enregistrer un paiement depuis une facture, un bon de commande, une fiche contact ou encore depuis le menu comptabilité.
Paiement d'une facture **
Une fois une facture établie, il est possible de gérer les paiements associés.
Da
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Création du parc installé [1] Lier le parc installé au RDV [2] La gestion du parc installé permet d'administrer les articles implantés chez les clients. Ainsi, vous connaissez en temps réel l'état du matériel en place chez vos contacts et donc:
les caractéristiques des matériels implantés chez un prospect/client avant chaque rendez-vous,
l'historique du matériel,
la référence d'un matériel avant toute opération de dépannage.
La gestion du Parc client est donc utile à la fois en avant-vente et en après-vente.
Création du parc installé **
Depuis une fiche contact, un devis ou une facture, vous avez la possibilité de créer le parc installé via le bouton Action .
A savoir : Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité depuis une commande ou une facture.
Ainsi, le nom du client, d
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Structure du Bon de Livraison [1] Approvisionnements depuis le Bon de Livraison [2]
Lorsque vous validez une commande client, un bon de livraison client est automatiquement généré.
Le bon de livraison reprend la liste des produits qui seront à livrer au client.
Ce bon de livraison est accessible:
soit depuis le bon de commande client en cliquant sur le bouton Livraison :
soit depuis le menu *Inventaire*, puis livraison :
Structure du Bon de Livraison **
Le bon de livraison est structuré comme suit :
Numéro du BL : exemple: COMPAGNY/OUT/00094 → le OUT signifie que ce document concerne une livraison de marchandise = les marchandises vont sortir de vos stocks / entrepôts.
Partenaire : Identification du client destinataire de la livraison.
Date prévue : date à laquelle la livra
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Imprimer son devis [1] Structure du devis [2] Paramètres d'impression du devis [3] Impression des images dans les devis [4] Impression spécifique [5] Description pour les devis [6]
Une fois un devis sauvegardé, vous avez la possibilité de l'imprimer ou de l'envoyer par mail. Dans les deux cas, le devis est créé au format PDF.
Depuis OpenFire, vous pouvez donc générer le PDF de votre devis et il sera automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.
Cela vous permet :
de l’imprimer directement après téléchargement, de le sauvegarder pour archive.
Imprimer son devis **
*
Depuis la liste des devis , c liquez sur le lien Imprimer > Devis / Commande :
*
Depuis le devis correspondant, cliquez sur le bouton imprimer disponible en haut à gauche, ou sur le lien Imprimer > Devis /
Création d'une tournée [1] Tournée [2] Réorganiser une tournée [3] None [4] Cette fonction permet d' optimiser vos rendez vous sur une journée , en prenant en c ompte la distance et le temps de trajet entre les rendez-vous. C'est donc l'outil privilégié pour gérer vos tournées .
Création d'une tournée ** *Automatique*
Il est possible de configurer des paramètres de création des tournées dans le menu *Interventions > Configuration > Configuration* dans la section *Tournée*.*
*
Création des tournées sur X jours ;
Créer les tournées uniquement pour les employés
sélectionnés ;
Créer les tournées pour certains jours de la semaine ;
Permettre la création manuelle des tournées.
*Lors de la création des rendez-vous*
Dès qu’un rendez-vous est positionné sur le planning pour un inte
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Valoriser son stock [1] Partie Valorisation de l'inventaire [2]
La valorisation des stocks est un processus très important qui va permettre :
d'évaluer le montant des stocks des différentes matières premières et marchandise,
d'évaluer les produits les plus anciens,
Il s'agit de suivre les entrées et les sorties pour connaître en temps réel la valeur effective des stocks de produits.
Valoriser son stock **
Voici la procédure à suivre pour faire une valorisation de stock à date sans passer par un inventaire physique.
Rendez vous dans le menu *Inventaire > Rapports > Inventaire à la date*
*
*
Attention, sur certaines bases, l'accès a ce menu peut nécessiter l'activation du mode Développeur .
Ce rapport d’inventaire permet d’avoir une vue sur son stock actuel ou à une date précis
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Présentation globale des règles d'approvisionnement [1] Modes d'application des règles d'approvisionnement [2] Quantités Minimum et Maximum [3]
Les règles d'approvisionnement permettent de définir les conditions qui déclenchent la création d'une commande d'achat ou d'un transfert de stock.
Par exemple, elles peuvent être utilisées pour déclencher une demande de prix lorsque le stock atteint un niveau minimum. Cela peut permettre d'anticiper les pénuries liées aux délais d'approvisionnement:
Les règles d'approvisionnement sont également liées aux routes d'approvisionnement qui permettent de déterminer les itinéraires que les articles vont suivre pour passer d'un emplacement à un autre.
Plus d'informations sur les routes [4]
Présentation globale des règles d'approvisionnement
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Étiquettes de contact [1] Étiquettes d'intervention [2] Étiquettes d'opportunité [3]
OpenFire permet la création d’ étiquettes pouvant être appliquées à différents objets : contacts, équipements, suivi de projet, interventions…
Les étiquettes peuvent être utilisées pour filtrer et catégoriser les informations de la façon que vous souhaitez :
organisation géographique ;
métier ;
habilitations ;
ou encore pour être appliquées aux demandes d'interventions, par exemple pour qualifier rapidement un type de SAV.
Étiquettes de contact **
Les étiquettes de contact peuvent être créées à la volée depuis une fiche contact et elles sont également visibles depuis le menu dédié Vente* s > Configuration > Etiquettes de contact.*
Une fois une étiquette ajoutée à une fiche, vous pouvez al
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Méthode de facturation [1] Facture à partir de la commande fournisseur [2] Facture depuis le menu Comptabilité [3] Paiement fournisseur [4]
La procédure de règlement des factures fournisseurs comprend plusieurs étapes. Après v alidation de la commande d’achat et réception des articles, il est possible de générer une facture fournisseur.
La facture fournisseur peut être générée de deux manières différentes depuis le module des achats :
depuis la commande fournisseur,
en créant une facture vierge depuis le menu Comptabilité.
Méthode de facturation **
OpenFire vous permet de générer vos factures fournisseurs sur la base des quantités commandés ou des quantités réellement reçues.
Dans cette optique, une option est disponible sur chaque article : à activer directement sur la fiche p