*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
*Sommaire*
Identification du contact [1] Tableau de bord [2] L'application Contact vous permet d'accéder au répertoire global de votre entreprise. Vous pouvez créer un contact via le menu Contact > Créer
La fiche contact se déco mpose en 3 parties :
l'identification du contact,
le tableau de bord,
les onglets de gestion.
Plus d'informations sur la gestion avançée des contacts [3]
Identification du contact **
Cette partie vous permet de renseigner les informations d' identification de votre contact: nom, adresse, etc...
Image* : *Vous pouvez ajouter ou supprimer une image via les icones dédiées
Si c'est une société, utilisez le logo de la marque que vous pouvez trouver sur le web. Si c'est un client n'hésitez pas à mettre une photo d'un chantier réalisé chez lui par exemple.
Nom*
Créer un contrat [1] Informations clients [2] Validité [3] Facturation [4] Renouvellement [5] Activer les lignes [6] Générer les DI [7] Le module Contrat vous permet de gérer une planification récurrente à laquelle est associée une facturation récurrente .
* Accès * : *Ventes*>*Ventes*>*Contrats / Lignes de contrats* ou *Interventions*>*Contrats / Lignes de contrats*
Si vous souhaitez plus d'informations sur les contrats et la mise en place du module, contactez support@openfire.fr
Vous pourrez:
Facturer une prestation récurrente
Planifier une prestation récurrente
Renouveler automatiquement le contrat
Créer un contrat **
La référence du contrat peut être définie manuellement ou de manière automatique.
Ce paramètre se trouve dans le menu Interventions* > Configuration *> partie Contra
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Création d'un Devis [1] Compléter votre client [2] Compléter les dates [3] Taxes et conditions [4] Ajouter des lignes de commande [5] Commentaires [6] Visualiser et envoyer un devis [7]
Une estimation ou un devis permet de chiffrer le projet d'un prospect ou d'un client. Ce document peut être envoyé au client, et représente le point de départ de la facturation, de la gestion des interventions ou des achats.
OpenFire vous permet de gérer les étapes clés de votre processus de vente, de la création d'une opportunité dans le CRM jusque la facturation et l'encaissement:
Création d'un Devis
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Dans votre base OpenFire, l’estimation, le devis et le bon de commande correspondent à un seul et même document dont l’état évolue dans le parcours client.
Pour créer un devis, rendez-
Le pipeline permet d'organiser les différentes opportunités d'affaire que vous créez avec vos clients, mais aussi de générer directement les devis associés.
Plus d'information sur la page Introduction au CRM [1]
Depuis une opportunité, il est possible de créer un devis via le bouton Nouveau devis
Le nom du client sera automatiquement renseigné en reprenant les informations renseignées sur l'opportunité. Ensuite, il suffit de renseigner le devis de manière classique.
Retrouvez plus d'information sur Créer un devis [2]
L’opportunité sera automatiquement lié à ce devis, et sera alors visible dans le devis, dans l'onglet Autres informations :
De cette façon, la validation de ce devis sera pris en compte dans les différents rapports Tunnel Quanti et Tunnel Quali.
Plus d'information sur l
*Sommaire*
Accès aux Fournisseurs [1] Création d'un fournisseur [2]
OpenFire permet la gestion des fournisseurs depuis plusieurs menus. Des informations complémentaires et des paramétrages comptables peuvent y être associés, au même titre que les contacts "classiques".
Accès aux Fournisseurs **
Les fournisseurs sont accessibles depuis plusieurs menus:
- Depuis le menu *Achats > Achats > Fournisseurs:*
- Depuis le menu *Comptabilité* > Achats > Fournisseurs:
- Les fournisseurs sont également disponibles depuis le menu des *Contacts* via le filtre de recherche Fournisseurs :
Création d'un fournisseur **
Depuis la liste des fournisseurs, cliquez sur Créer . Il est aussi possible de créer un fournisseur depuis le module Contact, mais il faut bien s’assurer que les cases société et est un f
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Tableau de bord [1] Création du mail [2]
Le module Publipostage vous permet de créer et d'e nvoyer des mails en masse à une liste de contact.
Cette application permet également de suivre les éléments envoyés en affichant différents paramètres, tel que le taux d’ouverture, le taux d’envoi, etc...
L'application Publipostage est accessible via l'icone
Attention : *L'envoi de mail en masse via cette application nécessite que votre serveur de mails (orange, gmail, outlook,...) soit en capacité d'envoyer un nombre important de mails en une fois*. Vous devez donc vérifier vos conditions d'envoi de mails en masse via la configuration de votre compte de messagerie.
Un serveur mail doit être aussi paramétré sur votre base et vos adresses mails ne doivent pas être en format majusc
*Sommaire*
Etapes préliminaires [1] Etapes pour la retenue de garantie [2]
Etapes préliminaires **
Vérifiez que le module de gestion de situation est bien installé dans la base. Pour cela, rendez-vous dans Ventes > Ventes > Devis.*
Cliquez sur un devis et rendez-vous dans l’onglet Autres informations .
Il faut voir dans la partie Facturation les champs suivants :
Si ces champs n'apparaissent pas, contactez le support.
Avant l'utilisation, vérifiez la configuration si elle n'a pas été faite.
Voir article Configurer la situation, retenue de garantie et compte prorata [3]
Etapes pour la retenue de garantie
** Rendez-vous dans un devis depuis le menu* Ventes>Ventes>Devis.*
Dans l'onglet Autres informations , vous pourrez alors saisir le pourcentage de la retenue de garantie :
Dès que la r
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Etapes préliminaires [1] Facture de situation simple [2]
Etapes préliminaires **
Vérifiez tout d'abord que le module de gestion de situation soit bien installé dans la base.
Pour cela, rendez-vous dans *Ventes > Ventes > Devis, *cliquez sur* *un devis et cliquez ensuite sur l’onglet Autres informations .
Il faut voir dans la partie Facturation les champs suivants :
Si ces champs n'apparaissent pas, contactez le support.
Avant l'utilisation, vérifiez la configuration si elle n'a pas été faite.
Voir article Configurer la situation, retenue de garantie et compte prorata [3]
Facture de situation simple
** Dans le champ “Nb. situations”, notez le nombre de situations que vous allez devoir faire au long du chantier. Si, au moment du devis, vous ne connaissez pas le nombre exact de
Sommaire*
Créer un RDV [1] Créer un RDV depuis une Demande d'intervention [2] Créer un Contact [3] Sélectionner une intervention [4]
L' application mobile OpenFire permet d'effectuer le suivi d'une intervention depuis votre téléphone. Vous pouvez également créer des interventions directement depuis l'application.
Créer un RDV **
Si vous disposez des droits nécessaires, vous pouvez créer des interventions depuis l'application mobile dans l'onglet Ce jour et sur un contact via le bouton :
Dans la vue ci-contre, vous pouvez définir différents champs :
le statut : à choisir entre Brouillon ou Confirmé ;
un modèle d'intervention ( + plus d'informations sur l'article dédié [5] ) ;
les intervenants ;
le client : à la saisie du nom, la liste des clients existants apparaît. Si le client
Création manuelle d'opportunités [1] Création automatique d'opportunités [2]
Le pipeline permet d'organiser les différentes opportunités d'affaire que vous créez avec vos clients, ainsi que leurs états d'avancement . C es fiches d' opportunités regroupent l'ensemble des informations nécessaires au suivi et à la réalisation des projets de vos prospects ou clients.
Plus d'information sur Introduction au CRM [3]
Création manuelle d'opportunités **
Vous pouvez c réer une opportunité manuellement depuis votre Pipeline , disponible dans le menu *Ventes > CRM > Mon Pipeline.
*Différentes méthodes sont disponibles: *
*
Soit via le bouton créer,
Soit via le symbole + : un encart permet alors de saisir le le nom, le client et le revenu espéré
La structure générale d’une opportunité c