*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
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Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
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Etapes préliminaires [1] Facture de situation simple [2]
Etapes préliminaires **
Vérifiez tout d'abord que le module de gestion de situation soit bien installé dans la base.
Pour cela, rendez-vous dans *Ventes > Ventes > Devis, *cliquez sur* *un devis et cliquez ensuite sur l’onglet Autres informations .
Il faut voir dans la partie Facturation les champs suivants :
Si ces champs n'apparaissent pas, contactez le support.
Avant l'utilisation, vérifiez la configuration si elle n'a pas été faite.
Voir article Configurer la situation, retenue de garantie et compte prorata [3]
Facture de situation simple
** Dans le champ “Nb. situations”, notez le nombre de situations que vous allez devoir faire au long du chantier. Si, au moment du devis, vous ne connaissez pas le nombre exact de
Il est possible de personnaliser un certain nombre d'éléments d'affichage du planning.
Filtre du type de rendez-vous * : il est possible de choisir d'afficher sur les différents planning les RDV techniques, commerciaux, ou les deux de manière simultanée via le menu dédié :
Couleurs des Employés : * il e st possible de définir les couleurs associées à un employé pour le planning depuis le menu Interventions > Configuration > Employés
Dans ce menu, les couleurs de fond des employés apparaissent en vue liste.
En sélectionnant une fiche employé, il est possible de définir les couleurs de fond et les couleurs de texte utilisées pour les rendez-vous de cet intervenant :
Plus d'information sur le paramétrage des employés [1]
Couleurs des Créneaux* : le s créneaux disponibles et indisp
Les Menus de la comptabilité [1] Le Tableau de bord [2] Ventes et Achats [3] Caisse [4] Banque [5] Particularités d'OpenFire [6]
OpenFire offre de nombreuses fonctionnalités comptables. OpenFire étant un ERP ou PGI (Progiciel de gestion intégré), la comptabilité est générée automatiquement à partir des actions établies dans les autres modules d'OpenFire, telles que la gestion des facturations, la gestion des paiements et la gestion des stocks.
L'intégration avec les autres modules pour générer des écritures automatiquement se fait grâce à une configuration dans le module de la comptabilité :
Par exemple, à la création d'un contact client ou fournisseur, le compte de tiers sera créé automatiquement dans le contact au moment de la validation d'un paiement ou d'une facture.
De plus, le compte
Sommaire*
Réaliser l'intervention [1] 1. Parc Installé [2] 2. Photos [3] 3. Questionnaire [4] 4. Facturation [5] 5. Paiement [6] 6. Livraison [7] 7. Signature [8] Clôturer l'intervention [9]
L' application mobile OpenFire est utilisable hors connexion (mode off-line). Le changement de mode se fait automatiquement selon la disponibilité du réseau.
Réaliser l'intervention **
A la création du rendez-vous d'intervention, vous avez la possibilité d'intégrer des questionnaires et photos de préparation dédiés. Cette phase permet notamment d'avoir un suivi de l'avant/après l'intervention grâce aux photos.
Le questionnaire quant à lui permet de récolter les informations pour savoir dans quel contexte s'effectue l'intervention.
Les sections affichées (Photos, Questionnaire, Facturation,...) sont co
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Primes énergétiques [1] Primes avec débours et imposables [2]
OpenFire permet de prendre en compte les primes énergétiques et de les ajouter aux devis et aux factures.
La prime est déduite du total du devis et / ou facture et l’organisme redevable de la prime rembourse au magasin cette prime (débours).
Ces primes ne rentrent donc pas dans le calcul d’imposition de TVA, et seront donc déduites du montant TTC du document. Elles pourront alors être placées en dessous du montant du devis et / ou de la facture et non dans le corps du devis.
Primes énergétiques **
La gestion des primes énergétiques (Prime CEE et Prime Rénov) se fait via l'intégration d'articles dédiés dans le corps des devis et factures.
Prime Rénov : prime proposée par l’administration et qui transite par des se
Création manuelle d'opportunités [1] Création automatique d'opportunités [2]
Le pipeline permet d'organiser les différentes opportunités d'affaire que vous créez avec vos clients, ainsi que leurs états d'avancement . C es fiches d' opportunités regroupent l'ensemble des informations nécessaires au suivi et à la réalisation des projets de vos prospects ou clients.
Plus d'information sur Introduction au CRM [3]
Création manuelle d'opportunités **
Vous pouvez c réer une opportunité manuellement depuis votre Pipeline , disponible dans le menu *Ventes > CRM > Mon Pipeline.
*Différentes méthodes sont disponibles: *
*
Soit via le bouton créer,
Soit via le symbole + : un encart permet alors de saisir le le nom, le client et le revenu espéré
La structure générale d’une opportunité c
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Recherche simple [1] L'outil de recherche est un outil très puissant de la solution OpenFire. Associé aux filtres de recherche, il permet d'obtenir rapidement les informations dont vous avez besoin.
La barre de recherche est identifiée par une loupe associée à un champ de saisie en haut à droite de la page OpenFire:
A Savoir: les différents filtres de recherche sont accessibles en cliquant sur la loupe à droite de la barre de recherche:
Recherche simple **
Si vous souhaitez effectuer une recherche sur « un mot exact », saisissez simplement le nom ou une partie du nom que vous souhaitez atteindre.
Par exemple, nous recherchons nos clients dont le nom contient « oma ». Le champ nom contient en réalité le nom et prénom du contact. Ainsi, la recherche nous propose à la fois
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Vue Jour [1] Vue Planning [2] Onglet Contact [3] Onglet Mes Infos [4] Notifications [5] Vous pouvez avoir un aperçu précis de votre planning quotidien ou passer à une vue plus large hebdomadaire ou mensuelle.
Une fois connecté, vous avez accès à plusieurs menus : Ce jour, Planning, Contacts et Mes Infos .
Vue Jour **
Cet onglet est destiné à vous donner une vue sur l'ensemble de vos interventions de la journée , ainsi que leur état d'avancement .
Cette vue est chargée par défaut au lancement de l'application.
En fonction de vos droits utilisateurs, cette vue vous permet également de créer des rendez-vous via le bouton
Vue Planning **
Cet onglet est destiné à vous donner une vue sur les interventions passées et futures .
Vous pouvez avoir un aperçu précis de votre planning
Précédent [1]
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Configuration des Sociétés [2] Configuration de Routage Avancé [3] Routes spécifiques par ligne de commande [4] Configuration de la stratégie d'enlèvement [5]
Pour gérer efficacement le stock dans OpenFire, il est important de configurer correctement les paramètres liés à la gestion du stock.
Vous trouverez ci-dessous les principaux paramétrages à prendre en compte:
Les emplacements de stockage : Vous pouvez définir les différents emplacements de stockage pour chaque entrepôt afin de savoir où se trouvent les produits dans votre entreprise. Vous pouvez également attribuer un emplacement de stockage par défaut pour chaque produit. Plus d'informations sur les entrepôts et emplacements [6]
Les mouvements de stock : Vous pouvez enregistrer les mouvements de stock
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Mise en place de la signature électronique [1] Faire signer électroniquement en présence du client [2] Faire signer électroniquement le client à distance [3] Gérer et suivre les signatures électroniques en cours [4]
La signature électronique sur OpenFire permet aux clients de signer électroniquement des documents en utilisant leur propre signature électronique, plutôt que de devoir imprimer, signer manuellement et numériser le document pour le renvoyer.
Cette fonctionnalité est utile pour faire signer fréquemment des contrats, des devis, des bons de commande, etc.
La signature électronique sur OpenFire garantit que les documents signés sont authentiques et intègres, et permet d'économiser du temps et de l'argent en éliminant la nécessité de traiter des documents papier.
La signat