*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
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Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
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Facturer depuis une demande d'intervention [1] Facturation récurrente depuis les RDVs [2] Facturation récurrente depuis les contrats [3]
Il existe différentes façons de facturer des interventions dans OpenFire, e n fonction de votre fonctionnement et des applications que vous utilisez. Deux méthodes principales existent:
facturer depuis une demande d'intervention (et donc en amont du RDV),
ou générer une facture depuis le RDV.
Facturer depuis une demande d'intervention **
Dans la demande d'intervention, vous avez la possibilité de gérer la facturation en amont du RDV.
Pour cela, ajoutez les lignes d'article dans l'onglet Facturation.
L’onglet Facturation peut être utilisé pour définir un ou plusieurs articles à facturer, ainsi que la position fiscale à appliquer :
Vous pourr
Saisir une facture d’acompte [1] Saisir la facture finale [2]
Le règlement d'un acompte passe par l'émission d'une facture d'acompte .
Pour cela, une catégorie d’article spécifique Acompte est préconfigurée dans votre base OpenFire et un compte de revenus par défaut y est associé.
A savoir: La loi de finances 2022 est venue aligner le régime des acomptes sur les biens sur celui des prestations de services. Dans ce cadre, à partir du 1er janvier 2023, en cas de versement d'un acompte, la TVA sur les livraisons de biens sera exigible dès l'encaissement de cet acompte, par le fournisseur et non plus lors de la livraison du bien
Saisir une facture d’acompte
** Les factures d’acompte se génèrent depuis une commande client d’origine. Ainsi, pour facturer un acompte, rendez-vous sur le bon de
Depuis un contrat spécifique [1] Depuis la liste des contrats [2] [3] La création des factures se fait depuis le contrat. Les lignes de contrat facturables apparaissent en bleu sur le contrat. Une ligne de contrat est facturable y compris si elle n'a qu'une exception de facturation.
Depuis un contrat spécifique**
En cliquant sur “Créer les factures”, cela ouvre l'assistant de facturation.
Période de facturation : le logiciel prendra toutes les lignes dont la date de facturation prévisionnelle des lignes de contrat est inférieure ou égale à la date précisée dans ce champ.
Date de facturation : vous permet d’indiquer quelle date sera mise sur les factures générées
*Date du jour*: toutes les factures brouillon auront pour date de facturation la date du jour. *Manuelle*: toutes les
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Politique de facturation [1] Présentation de la facture [2] Créer une facture Pro-forma [3] Créer une facture à partir d'une commande [4] Créer une facture à partir du planning intervention [5] Créer une facture manuelle [6] Imprimer une facture [7] OpenFire vous permet de générer des factures , les envoyer à vos clients par mail et gérer les paiements associés.
Lorsqu'un devis est validé en bon de commande, il est alors possible de créer la facture du client depuis la même fenêtre.
Politique de facturation **
OpenFire prend en charge plusieurs méthodes de facturation:
Facturer selon la quantité commandée,
Facturation selon la quantité expédiée.
Cette configuration peut se faire de façon générale ou pour chaque article.
Plus d'information sur le paramétrage de la [8] Po
Sommaire*
Créer une facture boutique [1] OpenFire vous permet de générer des factures boutiques . Si vous gérez les stocks et que vous souhaitez créer des factures directement au comptoir magasin, vous pouvez créer une facture boutique. Les factures de ventes au comptoir sont aussi dissociés de vos autres factures tout en restant dans le même journal de vente comptablement.
Accès : Comptabilité > Ventes > Factures Boutiques
Si vous n'avez pas le menu dans votre base, merci de contacter le support à support@openfire.fr.
Créer une facture boutique **
Pour générer directement une facture, vous allez dans Comptabilité > Ventes > Factures Boutique*, puis cliquez sur Créer.
* 1 * - Notez le nom du client
*2* - Notez la position fiscale afin que la taxe se mette directement sur les lignes
Changement manuel [1] Automatisation des changements d'étapes [2]
Le suivi du processus de vente constitue une fonctionnalité essentielle du CRM. Aussi, lorsque vous créez une opportunité , vous pouvez la faire évoluer selon une série d' étapes représentatives de votre processus de vente.
Cela permet d' avoir une vision claire des probabilités de réussite ou d’échec de vos opportunités.
Plus d'information sur None [3] les étapes
Changement manuel **
L a vue Kanban du pipeline permet de visualiser et de déplacer les opportunités sur les différentes étapes du Parcours Client.
Ainsi, lorsqu’une opportunité peut passer à l’étape suivante, il suffit de la glisser dans la colonne suivante:
Le changement d’étape peut également être effectué depuis la fiche de l’opportunité.
Par exemp
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Les Filtres prédéfinis [1] Les Filtres personnalisés [2] Supprimer les filtres [3]
OpenFire propose des filtres de recherche prédéfinis. Ces derniers vous aident à affiner les résultats de recherche, afin de trouver les éléments qui correspondent exactement à vos critères.
Les Filtres prédéfinis **
Les filtres prédéfinis sont disponibles en cliquant sur le bouton Filtres disponibles sous la barre de recherche.
Ces filtres changent selon le menu sélectionné (contacts , articles, devis, ...)., afin de ne proposer que les plus couramment utilisés.
Ainsi, les filtres disponibles pour les bons de commandes proposent de n'afficher que certains bons de commandes en fonction de leur état de facturation.
Alors que les filtres de recherche du menu des contacts permettent par exemple
Fusionner via la vue Liste [1] Fusionner via la fenêtre de fusion [2]
Le système OpenFire peut mettre en avant les doublons potentiels en ce basant sur différents critères (sujet, adresse mail, numéro de téléphone, etc…). Les pistes et les opportunités peuvent alors être fusionnées.
Fusionner via la vue Liste **
Depuis la vue liste des opportunités, vous pouvez fusionner les opportunités ou les pistes manuellement.
Pour cela, sélectionnez les opportunités ou les pistes, puis cliquez sur Action > Fusionner pistes/opportunités .
Aucune information n’est perdue : pour un accès plus rapide, les données venant de l’autre opportunité sont enregistrées dans l'historique disponible en bas de chaques opportunités et dans les champs d’information.
Fusionner via la fenêtre de fusion **
En cas de
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Contacts & Adresses [1] Notes internes [2] Ventes et achats [3] Historique [4] Comptabilité [5] Marketing [6] Localisation [7]
Des onglets de gestion , situés au bas de chacune de vos fiches contact, vous permettent de renseigner des informations complémentaires utiles pour votre gestion interne.
Contacts & Adresses**
* Cet onglet permet de créer des sous-contacts . Par exemple, si votre client n'habite pas à l'endroit où le chantier est effectué vous aurez besoin d'une adresse d'expédition différente.
Contact * : C'est l'adresse principale,
Adresse de facturation * : C'est l'adresse où sera envoyée la facture, à renseigner seulement si elle est différente de l'adresse principale.
Adresse d'expédition * : Elle correspond à l’adresse du chantier, à remplir dans le cas où les
Vous pouvez vérifier que vous n’avez pas de contacts en doublons et lancer un contrôle de doublons dans votre base de contacts à tout moment.
Vous pouvez vérifier que vous n’avez pas de contacts en doublons et lancer un contrôle de doublons dans votre base de contacts à tout moment.