*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
*Sommaire*
Réaliser un transfert [1] Suivi des transferts internes [2]
Lorsque vous possédez plusieurs entrepôts, vous pouvez être amené à transférer des marchandises d'un entrepôt à un autre. Les transferts internes permettent de gérer ces opérations.
Plus d'information sur les entrepôts [3]
Réaliser un transfert **
Rendez-vous dans le menu *Inventaire*, puis depuis le tableau de bord cliquez sur Transfert Internes :
Cliquer alors sur Créer , dans la fenêtre qui s’ouvre, venir saisir :
l'emplacement d’origine,
l'emplacement de destination,
les articles à transférer ainsi que les quantités associées.
Dans l’onglet Informations complémentaires , veillez à saisir la société dans lequel les articles à transférer sont stockés :
Sauvegardez. Cliquez ensuite sur Valider
Après validation,
Sommaire*
Configuration Google Agenda [1] Configuration Openfire [2]
OpenFire peut être intégré au Calendrier Google Agenda . Ainsi, vous pouvez gérer vos rendez-vous depuis les deux plateformes (les mises à jour s’effectuant dans les deux sens).
Si la fonction vous intéresse, rapprochez-vous du support Openfire qui procèdera à la configuration préalable de votre base.
Configuration Google Agenda
**
Pour commencer la configuration, rendez-vous sur ce lien : https://console.developers.google.com/ [3]
Vérifiez que vous serez connecté avec le compte de l'agenda Google que vous allez relier à Openfire.
En haut à droite de votre écran, cliquez sur "CRÉER UN PROJET" et entrez un nom de projet. Vous pouvez changer votre id de projet si vous le souhaitez.
Dans le menu du côté gauche, sélectionnez
Analyse du pipeline [1] Tunnel Quali et Quanti [2] Visualiser les opportunités perdues [3] En complément du tableau de bord, différents outils d' analyse du pipeline et des opportunités sont disponibles depuis le menu Ventes > Rapports.*
*
L'analyse du pipeline
Les tunnels de conversion Quali et Quanti
Analyse du pipeline **
Un tableau croisé dynamique d'analyse du pipeline est disponible depuis le menu Ventes > Rapports > Analyse du pipeline*
Vous pouvez suivre votre pipeline en terme de volume, en valeur (chiffre d'affaires) et croiser ces données avec votre organisation commerciale : par réseaux de vendeurs, par ligne de produits, par pays, par marché, par segmentation client, etc...
À ce niveau, vous pouvez filtrer quelles opportunités vous souhaitez voir : les vôtres, celles de vo
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Illustration des mouvements de stock [3] Vue des Mouvements de stock [4]
Dans OpenFire, les mouvements de stock représentent le transit de marchandises entre des emplacements. En effet, OpenFire utilise une méthode de suivi des stocks dite à double entrée, qui utilise donc deux entrées pour enregistrer tout mouvement de stock dans le système.
Cela signifie que pour chaque entrée dans le stock (par exemple, une réception d'achat), il y aura également une sortie correspondante (par exemple, une sortie pour une vente). Cette méthode permet d'avoir une vue précise et à jour de la quantité de stock disponible en tout temps.
Ainsi, un inventaire sur OpenFire génère des mouvements de stock entre différents emplacements.
Ces mouvements permettent d onc de su
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Géolocalisation d'un contact [1] Configurer la Géolocalisation automatique [2] État de la Géolocalisation [3]
La fonction de géolocalisation (ou Géocodage) permet d'associer les coordonnées GPS à la fiche du contact. Cette fonctionnalité est notamment utilisée dans la gestion des interventions, ainsi que sur l'application mobile.
Géolocalisation d'un contact **
Depuis une fiche Contact , vous avez la possibilité de géolocaliser l'adresse de celui-ci dans l’onglet Localisation .
Si l’adresse exacte a été géolocalisée, les coordonnées GPS sont mémorisées :
Si la géolocalisation n'a pas eu lieu, vous pouvez cliquez sur Géolocaliser , puis Rechercher .
Si l'adresse renseignée sur la fiche contact n'est pas connue, le logiciel vous proposera alors de mettre à jour l'adresse du p
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Créer manuellement un modèle de devis [1] Création depuis un Devis [2] Utiliser les modèles de devis [3]
Le modèle de devis vous permet de prédéfinir un certain nombre d'éléments qui sont couramment utilisés. Ces modèles sont configurables depuis le menu Ventes > Configuration > Modèles de devis*
Vous pouvez alors créer vos différents devis plus rapidement simplement en sélectionnant le modèle voulu.
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Créer manuellement un modèle de devis **
A la création d'un modèle de devis, vous avez la possibilité de saisir une position fiscale et une condition de règlement à appliquer. Ces éléments seront alors repris à l'appel de ce modèle sur un devis.
Attention néanmoins car la position fiscale peut également être renseignée sur une fiche client. Dans ce cas, c'est la position fiscal
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Qui et Quoi ? [1] Où et Quand ? [2] Information [3] Produit installé [4] Facturation [5] Photos [6] Questionnaire [7] Compte rendu [8] La vue Planning embarque des fonctions de planification destinées à programmer une intervention en quelques clics.
Ainsi, lorsqu'un créneau est disponible, i l est possible de saisir un rendez-vous directement depuis le planning d'intervention, via l'icône
Cette méthode peut être utilisée en complément de l'utilisation des demandes d'interventions.
Plus d'informations sur les demandes d'interventions [9]
Une fenêtre de prise de rendez-vous permet de saisir les informations nécessaires :
Modèle d'intervention : l'utilisation des modèles d'interventions permet de simplifier la création des rendez-vous et des demandes d'interventions. Ains
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Configuration des alertes [1] Configuration OpenFire [2] Définition des modèles de SMS [3]
Configuration des alertes **
Les alertes sont configurables depuis le menu Configuration > SMS > Configuration
Nous pouvons définir les destinataires des alertes :
Intervenants : techniciens en charge des interventions (en théorie si les techniciens n’ont pas l’application Mobile !)
Clients : tous les clients qui recevrons un SMS la veille de notre intervention
Les techniciens ne sont généralement pas destinataires sauf s’ils sont des intervenant externes.
Configuration OpenFire
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Configuration de la passerelle SMS
Module *Configuration > SMS > Compte passerelle*
Compte OpenFire (nom interne, Fournisseur & Entreprise)
Passerelle –> Choix dans la liste, seulement OVH à ce jour !
Compte
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Entrepôts [3] Emplacements [4]
OpenFire permet de gérer vos entrepôts et emplacements de stockage de vos marchandises. Ceux-ci sont alors organisés hiérarchiquement.
La création d'un entrepôt et d'un emplacement nécessite un certains nombre de paramétrages (Routes, séquences, etc...).
Aussi, pour toutes création d'un entrepôt ou d'un emplacement, merci de contacter le support OpenFire par mail à l'adresse support@openfire.fr , ou par téléphone au 02.30.96.02.65.
Entrepôts **
L' entrepôt désigne le bâtiment où sont stockés vos articles. Il est donc possible de gérer plusieurs entrepôts.
Pour accéder à la liste de vos entrepôts, activez le mode développeur. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet Configuration puis cliquez sur l’option Activer le
Marquer une piste comme perdue [1] Gérer les motifs de pertes [2] Visualiser les opportunités perdues [3]
Dans OpenFire, vous avez la possibilité d’indiquer la raison de perte d’une opportunité via les motifs de pertes .
Ces motifs doivent être suivis de près afin de pouvoir analyser et améliorer votre transformation commerciale. Par exemple, vous pourrez choisir de modifier un devis après étude des motifs de refus.
Plus d'information sur Analyser ses opportunités [4]
Marquer une piste comme perdue **
Depuis une opportunité, cliquez sur le bouton Marquer comme perdu . Vous pouvez alors sélectionner ou créer un Motif de la perte :
Le statut d’une opportunité de vente passe alors à Perdue dans la carte de l’opportunité de vente.
Gérer les motifs de pertes **
Le menu des motifs de per