Les employés peuvent, sous réserve de configuration, se voir assigner des rendez-vous techniques ou commerciaux sur le planning. Ils peuvent être seuls ou en équipes et leurs horaires et jours de travail sont personnalisables.
Pour cela, un certain nombre de paramétrages doivent être effectués auprès des fiches employés.
Celles-ci peuvent être créées ou modifiées depuis le menu Interventions > Configuration > Employés
Informations publiques
La partie Information de contact permet de saisir les coordonnées professionnelles de l’employé.
La partie Poste permet de définir le type de poste occupé par l'employé. Les cases Est un intervenant ou est un commercial permettent de rendre l'employé disponible sur le planning, selon sa qualification.
Si l'une de ces deux options est cochée, un onglet « interventions » apparaît alors.
Des horaires de travail et des compétences/tâches devront leur être affectés (voir onglet « Horaires » et « Interventions »).
La partie Déplacements permet de définir les Adresse de départ / Adresse de retour. Ces adresses sont utilisées pour le calcul des itinéraires des techniciens et optimiser le trajet de leurs interventions.
La partie Couleurs permet de définir les couleurs associées à cet employé pour le planning.
Il est également possible d'archiver une fiche employé via le bouton dédié en haut à droite de la fiche. L'employé disparaitra alors du planning:
Information personnelle
La partie Information personnelle permet de saisir les coordonnées personnelles de l’employé.
Si vous remplissez ces informations, soyez vigilent sur les droits accordés à vos utilisateurs, afin que les informations personnelles des employés ne soient pas visibles de tous.
Paramètres RH
Cet onglet permet notamment d'effectuer le lien entre la fiche employé et le compte utilisateur OpenFire.
Ce lien est obligatoire pour permettre à un utilisateur d'utiliser l'application mobile OpenFire. Pour cela, affectez un utilisateur dans le champ Utilisateur lié.
Horaires
Cet onglet vous permet de définir des horaires de travail.
Plus d'informations sur les créneaux horaires
Interventions
Le champ Equipes permet de définir une ou plusieurs équipes auxquelles le technicien appartient. Ce champ n'est pas obligatoire.
Il est possible d'assigner un ou plusieurs techniciens à une équipe. Cela permet notamment de simplifier la prise de rendez-vous d'intervention.
Celles-ci peuvent être créées ou modifiées depuis le menu Interventions > Configuration > Equipes
L'option Impression planning permet de faire apparaitre ou non cet employé dans le menu d'impression du planning. Ce menu est disponible dans Interventions > Interventions > Impression, et permet d'exporter le planning de rendez-vous d'un employé sous forme de document PDF.
Cochez envoi mail veille de RDV si vous souhaitez que votre employé reçoive par mail un récapitulatif de ses interventions programmées du lendemain.
Cochez Apte à toutes les tâches si votre employé peut réaliser toutes les tâches que vous aurez programmées (ou que vous programmerez).
Ainsi, si un technicien est « Apte à toutes les tâches », toutes les interventions pourront lui être proposées.
Dans le cas contraire, les tâches représentatives des compétences du technicien doivent lui être affectées. Cliquez sur « ajouter un élément » pour constituer une liste de tâches que votre employé pourra réaliser.
Plus d'informations sur les Tâches