*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
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Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
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Géolocalisation d'un contact [1] Configurer la Géolocalisation automatique [2] État de la Géolocalisation [3]
La fonction de géolocalisation (ou Géocodage) permet d'associer les coordonnées GPS à la fiche du contact. Cette fonctionnalité est notamment utilisée dans la gestion des interventions, ainsi que sur l'application mobile.
Géolocalisation d'un contact **
Depuis une fiche Contact , vous avez la possibilité de géolocaliser l'adresse de celui-ci dans l’onglet Localisation .
Si l’adresse exacte a été géolocalisée, les coordonnées GPS sont mémorisées :
Si la géolocalisation n'a pas eu lieu, vous pouvez cliquez sur Géolocaliser , puis Rechercher .
Si l'adresse renseignée sur la fiche contact n'est pas connue, le logiciel vous proposera alors de mettre à jour l'adresse du p
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Ajout manuel d'une remise [1] Outil de gestion des prix [2] Liste de prix [3]
OpenFire permet de gérer vos remises commerciales de différentes façons.
Sur chaque devis, il est possible de modifier le prix d'un article manuellement ou encore d'y appliquer une remise. Néanmoins, deux outils vous permettent de simplifier la gestion des remises:
l'outil de gestion des prix
l'utilisation des listes de prix
Ajout manuel d'une remise**
Il est possible d'ajouter "manuellement" une remise de deux façons :
En changeant le prix de la ligne du devis et en ajoutant un commentaire dans la description de cette ligne, par exemple :
Ce qui donne le résultat suivant :
Il est également possible d'utiliser le champ dédié Remise disponible pour chaque ligne de commande :
Ce qui donne le résultat sui
Intervention [1] Paiement [2] None [3]
Intervention
** La gestion des droits web et mobile est gérée par le même groupe OF Interventions.
Nous avons uniformisé pour que les fonctionnalités soient les mêmes qu'on soit connecté depuis l'application ou depuis le web.
Les niveaux Responsable et Gestionnaire permettent, dans l'application mobile, l'accès au planning de tous les techniciens.
Pour les utilisateurs Mobile uniquement, le pilotage des droits se fait donc entre Accéder à mes interventions et Gérer mes interventions .
Selon le niveau de droits, vous pourrez :
Accéder à mes interventions :
Voir et compléter vos interventions.
Répondre à un questionnaire, ajouter des lignes de facturation et de livraison, modifier un parc installé.
Gérer mes interventions :
Accéder à toutes les interven
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Créer un kit [1] Utiliser les kits dans les devis [2] Mode d'impression [3]
Vous avez la possibilité de vendre des articles de manière groupée, par l'utilisation des kits. Dans OpenFire, un kit est un ensemble de composants regroupés dans le but de :
Simplifier la lecture du devis et de la facture par le client,
Permettre un traitement forfaitaire de fournitures techniques,
Éviter les ambiguïtés sur les éléments consommés en plus ou en moins.
Créer un kit **
Vous pouvez créer les kits depuis le menu Ventes > Ventes > Articles* *ou via Ventes > Ventes > Kits.*
Un kit est vu dans OpenFire comme un produit à part entière. A ce titre, la plupart des champs a renseigner sont donc identiques à ceux de la création d'article standard.
*
Plus d'information sur la création d'articl
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Activation [1] Liste de prix [2]
Les listes de prix vous permettent de gérer des tarifications différentes par groupe de contacts mais aussi par devis.
Activation **
Cette fonctionnalité n'est pas proposée par défaut sur OpenFire. Pour l'activer, rendez-vous dans le menu dédié Ventes > Configuration > configuration , puis dans la section Tarifs .
Enfin, cochez l'option Tarification avancée en fonction de formules (remises, marges, arrondis) puis sauvegardez .
Vous avez désormais accès aux listes de prix.
Liste de prix **
Vous pouvez y accéder depuis le menu Ventes > Configuration > Liste de prix
La liste de prix nommée Liste de prix publique ne doit pas être modifiée; il s'agit du mode de calcul de vos devis par défaut : chaque article est vendu au prix de vente défi
Marquer une piste comme perdue [1] Gérer les motifs de pertes [2] Visualiser les opportunités perdues [3]
Dans OpenFire, vous avez la possibilité d’indiquer la raison de perte d’une opportunité via les motifs de pertes .
Ces motifs doivent être suivis de près afin de pouvoir analyser et améliorer votre transformation commerciale. Par exemple, vous pourrez choisir de modifier un devis après étude des motifs de refus.
Plus d'information sur Analyser ses opportunités [4]
Marquer une piste comme perdue **
Depuis une opportunité, cliquez sur le bouton Marquer comme perdu . Vous pouvez alors sélectionner ou créer un Motif de la perte :
Le statut d’une opportunité de vente passe alors à Perdue dans la carte de l’opportunité de vente.
Gérer les motifs de pertes **
Le menu des motifs de per
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Primes énergétiques [1] Primes avec débours et imposables [2]
OpenFire permet de prendre en compte les primes énergétiques et de les ajouter aux devis et aux factures.
La prime est déduite du total du devis et / ou facture et l’organisme redevable de la prime rembourse au magasin cette prime (débours).
Ces primes ne rentrent donc pas dans le calcul d’imposition de TVA, et seront donc déduites du montant TTC du document. Elles pourront alors être placées en dessous du montant du devis et / ou de la facture et non dans le corps du devis.
Primes énergétiques **
La gestion des primes énergétiques (Prime CEE et Prime Rénov) se fait via l'intégration d'articles dédiés dans le corps des devis et factures.
Prime Rénov : prime proposée par l’administration et qui transite par des se
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Périodes comptables [1] Génération automatique des périodes comptables [2] Types de période comptable [3] Les périodes comptables dans OpenFire correspondent à des périodes de référence sur lesquelles les filtres, rapports et statistiques seront basés. Elles vous aideront à effectuer des recherches plus facilement au niveau des filtres.
Les périodes comptables peuvent être créées soit ligne par ligne, soit en effectuant une génération automatique.
Périodes comptables ** *
*
* Accès : Comptabilité>Configuration>Périodes Comptables *
Les périodes comptables sont à créer ligne par ligne. Il faut définir toutes les périodicités possibles en commençant par l'exercice annuel qui est le plus souvent l'exercice fiscal. Il existe par défaut 3 types de période comptable : Année, Mois
Activer les rdv réguliers [1] Générer des RDV Réguliers [2] Annuler un des RDV Réguliers [3]
Il est possible de planifier des rendez-vous réguliers dans OpenFire. C ette fonctionnalité peut être utilisée pour planifier des réunions récurrentes, des points hebdomadaires, etc...
Selon la configuration de votre base, il peut être nécessaire d'activer ce paramètre au préalable depuis la configuration des interventions.
Activer les rdv réguliers **
Il est possible d'activer ce paramètre depuis le menu *Interventions > Configuration > Configuration* :
Si cette option est cochée, un type d'intervention nommé Divers sera alors disponible lors de la planification de vos rendez-vous. Ce type d'intervention vous permettra alors de paramétrer des RDV réguliers.
Attention: Cette valeur du type d’i
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Retours Fournisseur [1] Reliquats [2]
OpenFire vous permet de gérer l’intégralité de votre cycle d’achat, de la commande auprès de votre fournisseur, jusqu’aux réceptions totales ou partielles, et aux éventuels retours de marchandises.
Retours Fournisseur **
En gestion des achats, il est parfois nécessaire de retourner certains articles aux fournisseurs. OpenFire vous permet d'effectuer ces retours, même si une partie ou même la totalité de la marchandise commandée est déjà arrivée dans votre entrepôt.
Pour effectuer un retour de marchandise, il faut vous rendre sur le bon de réception initial puis cliquer sur le bouton Retourner :
Une fenêtre s'ouvrira alors reprenant l'ensemble des articles de ce bon de réception. Vous pouvez alors retirer les lignes non concernées avant de