*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
Intervention [1] Paiement [2] None [3]
Intervention
** La gestion des droits web et mobile est gérée par le même groupe OF Interventions.
Nous avons uniformisé pour que les fonctionnalités soient les mêmes qu'on soit connecté depuis l'application ou depuis le web.
Les niveaux Responsable et Gestionnaire permettent, dans l'application mobile, l'accès au planning de tous les techniciens.
Pour les utilisateurs Mobile uniquement, le pilotage des droits se fait donc entre Accéder à mes interventions et Gérer mes interventions .
Selon le niveau de droits, vous pourrez :
Accéder à mes interventions :
Voir et compléter vos interventions.
Répondre à un questionnaire, ajouter des lignes de facturation et de livraison, modifier un parc installé.
Gérer mes interventions :
Accéder à toutes les interven
*Sommaire*
Vue Jour [1] Vue Planning [2] Onglet Contact [3] Onglet Mes Infos [4] Notifications [5] Vous pouvez avoir un aperçu précis de votre planning quotidien ou passer à une vue plus large hebdomadaire ou mensuelle.
Une fois connecté, vous avez accès à plusieurs menus : Ce jour, Planning, Contacts et Mes Infos .
Vue Jour **
Cet onglet est destiné à vous donner une vue sur l'ensemble de vos interventions de la journée , ainsi que leur état d'avancement .
Cette vue est chargée par défaut au lancement de l'application.
En fonction de vos droits utilisateurs, cette vue vous permet également de créer des rendez-vous via le bouton
Vue Planning **
Cet onglet est destiné à vous donner une vue sur les interventions passées et futures .
Vous pouvez avoir un aperçu précis de votre planning
Sommaire*
Réaliser l'intervention [1] 1. Parc Installé [2] 2. Photos [3] 3. Questionnaire [4] 4. Facturation [5] 5. Paiement [6] 6. Livraison [7] 7. Signature [8] Clôturer l'intervention [9]
L' application mobile OpenFire est utilisable hors connexion (mode off-line). Le changement de mode se fait automatiquement selon la disponibilité du réseau.
Réaliser l'intervention **
A la création du rendez-vous d'intervention, vous avez la possibilité d'intégrer des questionnaires et photos de préparation dédiés. Cette phase permet notamment d'avoir un suivi de l'avant/après l'intervention grâce aux photos.
Le questionnaire quant à lui permet de récolter les informations pour savoir dans quel contexte s'effectue l'intervention.
Les sections affichées (Photos, Questionnaire, Facturation,...) sont co
Saisie des temps [1] Le compte-rendu d’intervention [2] Statut des interventions [3] Modification des interventions [4]
Saisie des temps **
Pour clôturer une intervention, cliquez sur le bouton Terminer disponible en bas de la fenêtre de détails de l'intervention.
Une fenêtre vous demandera confirmation. Vous pourrez ensuite, selon la configuration de votre base, saisir vos temps d'intervention.
En effet, vous pouvez choisir si vous souhaitez utiliser ou non le timer intégré à l'application pour le suivi des temps d'intervention.
Depuis la Configuration des Interventions sur le web , trois modes de saisie des temps sont disponibles :
Pas de suivi : vous pouvez rentrer simplement la Durée réelle manuellement dans l'onglet Compte rendu de l'intervention ;
Saisie manuelle : le technicien
L'application mobile est l'outil indispensable aux techniciens pour gérer leurs interventions au jour le jour avec des données synchronisées avec le backoffice.
L'application mobile est l'outil indispensable aux techniciens pour gérer leurs interventions au jour le jour avec des données synchronisées avec le backoffice.
Fonctionnement [1]
Pour analyser le chiffre d'affaires par activité dans OpenFire, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de rapports et d'analyse disponibles dans le menu Comptabilité > Rapports .
Le rapport nommé Analyse CA facturé permet d'analyser le chiffre d'affaires facturé sur une période donnée. Ce rapport affiche le chiffre d'affaires total, ainsi que le chiffre d'affaires par client et par produit. Pour utiliser ce rapport, vous devez suivre les étapes suivantes
Fonctionnement**
Rendez-vous dans le menu *Comptabilité > Rapports > Analyse CA facturé.*
Vous arrivez alors sur un tableau en vue croisée dynamique:
Ce tableau croisé dynamique est un tableau interactif qui permet de combiner et de comparer rapidement de grandes quantités de données.
Vous pouvez utilisez les filtr
Accès : Comptabilité > Conseiller > Correspondance des factures et des paiements
Dès lors que les factures et paiements ne sont générés que dans la partie Comptabilité>Ventes ou Achats, il est possible de contrôler les lettrages / rapprochements entre les paiements, avoirs et les factures via la Correspondance des factures et des paiements .
Cette page vous permettra d'afficher la liste des factures, des avoirs et des paiements non rapprochés n'émanant que de la gestion des factures et paiements. Les pièces comptables saisies directement dans la comptabilité (Accès : Comptabilité>Conseiller>Pièces comptables) n'apparaîtront pas dans la Correspondance des factures et des paiements .
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L'outil Correspondance des factures et des paiements ouvrira tous les clients ou fournisseurs non
*Sommaire*
Lettrage à la facturation [1] Lettrage piloté en comptabilité [2] Lettrage à partir des écritures comptables [3] Consultation des lettrages [4] Rapport des écritures non lettrées [5] Le lettrage comptable ( ou réconciliation comptable) est une opération consistant à relier des écritures comptables entre elles, via une référence de lettrage. Cela permet, par exemple de faire le lien entre des factures et des paiements ou des avoirs.
Le lettrage permet ainsi d’effectuer le suivi de l’encaissement des factures et d’identifier, plus aisément, celles qui sont en attente de règlement.
Il existe plusieurs méthodes de lettrage sur OpenFire :
Lettrage à la facturation,
Lettrage piloté en comptabilité,
Lettrage à partir des écritures comptables.
Lettrage à la facturation
** *Accès *
Les Menus de la comptabilité [1] Le Tableau de bord [2] Ventes et Achats [3] Caisse [4] Banque [5] Particularités d'OpenFire [6]
OpenFire offre de nombreuses fonctionnalités comptables. OpenFire étant un ERP ou PGI (Progiciel de gestion intégré), la comptabilité est générée automatiquement à partir des actions établies dans les autres modules d'OpenFire, telles que la gestion des facturations, la gestion des paiements et la gestion des stocks.
L'intégration avec les autres modules pour générer des écritures automatiquement se fait grâce à une configuration dans le module de la comptabilité :
Par exemple, à la création d'un contact client ou fournisseur, le compte de tiers sera créé automatiquement dans le contact au moment de la validation d'un paiement ou d'une facture.
De plus, le compte
Extraire le FEC [1] Extraire les écritures comptables [2]
Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document reprenant toutes les écritures comptables qui se sont déroulées durant un exercice donné.
Le FEC reprend l’ensemble des enregistrements informatiques qui constituent les écritures comptables de la comptabilité générale. Vous devez être en mesure de présenter un FEC pour chaque exercice comptable clos, avec toutes les écritures comptables enregistrées, y compris les écritures d’à nouveau.
Extraire le FEC ** Le fichier des écritures comptables est généré directement par OpenFire. Il est possible d'éditer ce rapport FEC au format .csv ou .txt en vous rendant dans Comptabilité > Rapports > FEC
Dans la fenêtre qui s’ouvre, il faudra alors sélectionner la plage de date con