*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
**
Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
Sommaire*
Étiquettes de contact [1] Étiquettes d'intervention [2] Étiquettes d'opportunité [3]
OpenFire permet la création d’ étiquettes pouvant être appliquées à différents objets : contacts, équipements, suivi de projet, interventions…
Les étiquettes peuvent être utilisées pour filtrer et catégoriser les informations de la façon que vous souhaitez :
organisation géographique ;
métier ;
habilitations ;
ou encore pour être appliquées aux demandes d'interventions, par exemple pour qualifier rapidement un type de SAV.
Étiquettes de contact **
Les étiquettes de contact peuvent être créées à la volée depuis une fiche contact et elles sont également visibles depuis le menu dédié Vente* s > Configuration > Etiquettes de contact.*
Une fois une étiquette ajoutée à une fiche, vous pouvez al
Sommaire*
Création du parc installé [1] Lier le parc installé au RDV [2] La gestion du parc installé permet d'administrer les articles implantés chez les clients. Ainsi, vous connaissez en temps réel l'état du matériel en place chez vos contacts et donc:
les caractéristiques des matériels implantés chez un prospect/client avant chaque rendez-vous,
l'historique du matériel,
la référence d'un matériel avant toute opération de dépannage.
La gestion du Parc client est donc utile à la fois en avant-vente et en après-vente.
Création du parc installé **
Depuis une fiche contact, un devis ou une facture, vous avez la possibilité de créer le parc installé via le bouton Action .
A savoir : Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité depuis une commande ou une facture.
Ainsi, le nom du client, d
*Sommaire*
Créer une immobilisation [1] Hierarchie des amortissements [2]
Une immobilisation est un bien inscrit à l’actif de l’entreprise et qui va servir l’activité de l’entreprise sur une durée supérieure à un exercice comptable.
Les immobilisations sont déduites des charges chaque année en répartissant leurs coûts sur une certaine durée. On parle d’amortissements.
Créer une immobilisation **
Il est possible de créer des Immobilisations depuis le menu *Comptabilité > Immobilisations > * *Immobilisations* :
En cliquant sur le bouton Créer , cela vous ouvrira le formulaire de création d'immobilisation, où vous pouvez entrer les détails de l'immobilisation.
Dans ce formulaire, vous pouvez entrer les informations sur l'actif immobilisé, telles que sa valeur, sa date d'acquisition, sa du
*Sommaire*
Importer et mettre à jour un tarif [1] Import et mise à jour des kits [2]
Openfire permet la création et la mise à jour d'articles , ou même de kits, via l' import d'un fichier Excel sur votre base. Il est possible d'y associer l'ensemble des données techniques afin de permettre l'accès automatique à ces informations depuis votre base.
Importer et mettre à jour un tarif **
1. Champs obligatoires:
Une fois en possession du fichier de tarif du fournisseur, il faut préparer le contenu du fichier. En effet, un certain nombre de champs sont obligatoires à l'importation, dont voici les significations :
Attention à ne pas mettre des formules dans les colonnes mais bien des valeurs. Si besoin, il suffit bien souvent de faire un copier/collage valeur du tableau.
brand_id : correspond à
*Sommaire*
Impression des totaux [1]
OpenFire permet de prendre en compte les primes énergétiques et de les ajouter aux devis et aux factures. Vous pouvez alors piloter les règles d'impression et de comptabilisation de ces primes, afin de répondre aux exigences de formalisme des organismes gérants ces primes.
Impression des totaux **
L'impression de vos primes est paramétrables depuis le menu Comptabilité > Configuration > Impression des totaux dans les factures de vente *
Vous pouvez alors créer une nouvelle ligne nommée Prime:
Attention: il ne faut jamais modifier la ligne déjà existante dans le logiciel, il faut impérativement
soit créer une nouvelle ligne soit dupliquer la ligne existante.
Ajouter dans le Filtre sur catégories les catégories d'articles des primes que vous ne s
Le planning d'intervention est téléchargeable et imprimable au format PDF depuis le menu Interventions > Interventions > Impression
Plusieurs options d'impression du planning sont disponibles.
Le menu déroulant *Type* permet de choisir la plage de date a imprimer : soit à la journée ou à la semaine. Une troisième option nommée Général Semaine permet d'imprimer l'ensemble des planning de tous les intervenants.
Après sélection de la date , il est possible de sélectionner les employés .
Si un employé n'apparait pas dans cette liste, c'est que l'option Impression planning n'est pas cochée sur sa fiche employé. Celle-ci peut être modifiée depuis le menu Interventions > Configuration > Employés
Cette option permet de faire apparaitre ou non cet employé dans le menu d'impression du plan
Imprimer une facture [1] Impression des acomptes [2]
Depuis OpenFire, vous pouvez imprimer vos devis, bon de commande ou factures au format PDF. Ces PDF seront automatiquement téléchargés sur votre ordinateur.
Cela vous permet :
de les imprimer directement après téléchargement, de les sauvegarder pour archive.
Imprimer une facture **
Rendez-vous sur la facture que vous souhaitez imprimer, puis cliquez sur le bouton imprimer disponible en haut à gauche, ou sur le lien Imprimer > Factures :
La facture PDF sera alors téléchargée sur votre poste.
Les factures imprimées sont également sauvegardés automatiquement dans l'application OpenFire et sont disponibles via le bouton Pièces Jointes :
Cela peut être utile dans certains cas puisqu'il permet de retrouver la dernière version imprimée
Le Tableau de Bord [1] Le Pipeline [2]
Le module CRM d'OpenFire vous permet de gérer la relation client et d'organiser vos activités commerciales.
Ce module englobe différents outils permettant d'organiser vos activités de vente, et notamment:
d'avoir une vue d'ensemble des activités commerciales de votre entreprise,
de gérer vos opportunités d'affaire via un portefeuille d'activité (pipeline),
d' analyser les performances de vos équipes commerciales,
de créer vos contacts/prospect et de rester en contact avec eux,
de réaliser des estimations, devis et commandes ,
de prendre vos rdv commerciaux et techniques, ...
Cette interface est a ccessible depuis le menu Ventes > CRM
Le Tableau de Bord **
En vous rendant dans le menu *Ventes*, vous accéderez tout d'abord au tableau de bord
*Sommaire*
Généralités [1]
OpenFire permet de gérer l’ensemble de vos étapes de vente, du devis client jusqu’à la livraison et la pose des articles en passant par vos commandes d’achat .
Généralités **
L'ensemble du processus d'approvisionnement est réalisé depuis le Bon de Livraison, tel qu'illustré ci-dessous:
Ainsi, l orsque vous validez une commande client, un bon de livraison client est automatiquement généré. Ce bon de livraison reprend la liste des produits qui seront à livrer au client, et permettra de générer vos demandes de prix .
Plus d'informations sur la génération du Bon de Livraison [2]
A partir de ce bon de livraison, l'application Achat vous permet de gérer vos commandes à des fournisseurs selon les étapes suivantes:
Créer la demande de prix ou la commande d'achat [3
*Sommaire*
Type et taille de SMS [1] Choix du Fournisseur de SMS OVH [2] Abonnement SMS OVH [3] Expéditeur [4]
Le service de messagerie SMS (pour « Short Message Service ») permet de transmettre de courts messages textuels. C’est l’un des services de la téléphonie mobile.
Ce SMS est devenu incontournable dans notre quotidien puisque, comme le rappelle OVH, plus de 90 % des SMS sont lus dans les 3 minutes qui suivent leur réception.
Type et taille de SMS **
Il existe 2 types de format de sms, GSM7 et UNICODE.
GSM7 est le format standard, avec une limite de 160 caractères par message, qui comprend les caractères suivants :
Par défaut, ce SMS a une taille maximum de 160 caractères. Si le message dépasse les 160 caractères, il sera découpé en plusieurs SMS comme suit :
1 SMS → 160 caractères a