*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
**
Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
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Recherche simple [1] L'outil de recherche est un outil très puissant de la solution OpenFire. Associé aux filtres de recherche, il permet d'obtenir rapidement les informations dont vous avez besoin.
La barre de recherche est identifiée par une loupe associée à un champ de saisie en haut à droite de la page OpenFire:
A Savoir: les différents filtres de recherche sont accessibles en cliquant sur la loupe à droite de la barre de recherche:
Recherche simple **
Si vous souhaitez effectuer une recherche sur « un mot exact », saisissez simplement le nom ou une partie du nom que vous souhaitez atteindre.
Par exemple, nous recherchons nos clients dont le nom contient « oma ». Le champ nom contient en réalité le nom et prénom du contact. Ainsi, la recherche nous propose à la fois
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Identification du contact [1] Tableau de bord [2] L'application Contact vous permet d'accéder au répertoire global de votre entreprise. Vous pouvez créer un contact via le menu Contact > Créer
La fiche contact se déco mpose en 3 parties :
l'identification du contact,
le tableau de bord,
les onglets de gestion.
Plus d'informations sur la gestion avançée des contacts [3]
Identification du contact **
Cette partie vous permet de renseigner les informations d' identification de votre contact: nom, adresse, etc...
Image* : *Vous pouvez ajouter ou supprimer une image via les icones dédiées
Si c'est une société, utilisez le logo de la marque que vous pouvez trouver sur le web. Si c'est un client n'hésitez pas à mettre une photo d'un chantier réalisé chez lui par exemple.
Nom*
Sommaire*
Contacts & Adresses [1] Notes internes [2] Ventes et achats [3] Historique [4] Comptabilité [5] Marketing [6] Localisation [7]
Des onglets de gestion , situés au bas de chacune de vos fiches contact, vous permettent de renseigner des informations complémentaires utiles pour votre gestion interne.
Contacts & Adresses**
* Cet onglet permet de créer des sous-contacts . Par exemple, si votre client n'habite pas à l'endroit où le chantier est effectué vous aurez besoin d'une adresse d'expédition différente.
Contact * : C'est l'adresse principale,
Adresse de facturation * : C'est l'adresse où sera envoyée la facture, à renseigner seulement si elle est différente de l'adresse principale.
Adresse d'expédition * : Elle correspond à l’adresse du chantier, à remplir dans le cas où les
Vous pouvez vérifier que vous n’avez pas de contacts en doublons et lancer un contrôle de doublons dans votre base de contacts à tout moment.
Vous pouvez vérifier que vous n’avez pas de contacts en doublons et lancer un contrôle de doublons dans votre base de contacts à tout moment.
*Sommaire*
Géolocalisation d'un contact [1] Configurer la Géolocalisation automatique [2] État de la Géolocalisation [3]
La fonction de géolocalisation (ou Géocodage) permet d'associer les coordonnées GPS à la fiche du contact. Cette fonctionnalité est notamment utilisée dans la gestion des interventions, ainsi que sur l'application mobile.
Géolocalisation d'un contact **
Depuis une fiche Contact , vous avez la possibilité de géolocaliser l'adresse de celui-ci dans l’onglet Localisation .
Si l’adresse exacte a été géolocalisée, les coordonnées GPS sont mémorisées :
Si la géolocalisation n'a pas eu lieu, vous pouvez cliquez sur Géolocaliser , puis Rechercher .
Si l'adresse renseignée sur la fiche contact n'est pas connue, le logiciel vous proposera alors de mettre à jour l'adresse du p
Sommaire*
Configuration des relations [1] Ajouts des relations aux contacts [2] Pour une meilleure lecture de vos contacts, OpenFire vous permet de créer et de gérer les relations entre ceux-ci.
Cette fonctionnalité peut ne pas être nativement présente sur votre base : rapprochez-vous du support Openfire pour son installation.
Configuration des relations **
Pour configurer les relations possibles entre contacts, rendez-vous dans le module Ventes>Configuration>* Types de relation de partenaire.*
Nom : définit le qualificatif contact selon la relation que vous voulez créer. Par exemple : "est le propriétaire de" ;
Nom inverse : définit le pendant au champ précédent. Par exemple : "est le locataire de" ;
Type de partenaire (de gauche ou de droite) : définit si le contact est une personne
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Création des récompenses [1] Gestion des Parrains/Filleuls [2]
OpenFire a développé un module permettant de gérer les parrainages dans votre base clients. Des récompenses de parrainage peuvent être crées et associées à une fiche client s'il a parrainé un ami avec succès.
Ce module n'est pas installé par défaut sur toutes les bases OpenFire. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander l'installation de ce module au support OpenFire par mail à l'adresse support@openfire.fr, ou par téléphone au 02.30.96.02.65.
Création des récompenses **
Une fois le module présent dans votre base, vous pouvez définir des récompenses a attribuer aux parrains et aux filleuls qui remplissent les conditions du programme de parrainage, depuis le menu *Ventes > Configuration > Récompenses de parraina
Sommaire*
Étiquettes de contact [1] Étiquettes d'intervention [2] Étiquettes d'opportunité [3]
OpenFire permet la création d’ étiquettes pouvant être appliquées à différents objets : contacts, équipements, suivi de projet, interventions…
Les étiquettes peuvent être utilisées pour filtrer et catégoriser les informations de la façon que vous souhaitez :
organisation géographique ;
métier ;
habilitations ;
ou encore pour être appliquées aux demandes d'interventions, par exemple pour qualifier rapidement un type de SAV.
Étiquettes de contact **
Les étiquettes de contact peuvent être créées à la volée depuis une fiche contact et elles sont également visibles depuis le menu dédié Vente* s > Configuration > Etiquettes de contact.*
Une fois une étiquette ajoutée à une fiche, vous pouvez al
Sommaire*
Création du parc installé [1] Lier le parc installé au RDV [2] La gestion du parc installé permet d'administrer les articles implantés chez les clients. Ainsi, vous connaissez en temps réel l'état du matériel en place chez vos contacts et donc:
les caractéristiques des matériels implantés chez un prospect/client avant chaque rendez-vous,
l'historique du matériel,
la référence d'un matériel avant toute opération de dépannage.
La gestion du Parc client est donc utile à la fois en avant-vente et en après-vente.
Création du parc installé **
Depuis une fiche contact, un devis ou une facture, vous avez la possibilité de créer le parc installé via le bouton Action .
A savoir : Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité depuis une commande ou une facture.
Ainsi, le nom du client, d
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Gestion des civilités [1] Affichage dans les devis & commandes [2] Affichage dans les factures [3]
Les civilités peuvent être ajoutées, modifiées ou créés directement depuis les fiches contact. Néanmoins, un menu dédié est également disponible.
Gestion des civilités **
Pour accéder au menu des civilités, il faut dans un
premier temps activer le mode développeur .
Pour cela, rendez-vous dans l’onglet
Configuration* puis cliquez sur l’option Activer le mode développeur à droite :
<v:shapetype
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