*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
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Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
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Organisation de la GED [1] Le module de la GED vous permet de centraliser et de gérer les documents liés à vos clients : bons de commande, rapport d'interventions, photos... Ces documents remontent et se classent automatiquement mais vous pouvez les réorganiser et/ou ajouter d'autres fichiers aux dossiers.
L'icône de ce module est un porte-documents blanc sur fond rouge.
Lorsque vous cliquez dessus, vous avez accès à un dossier "partenaires" qui renferme plusieurs dossiers, un par lettre de l'alphabet. Chaque client est rangé dans le dossier qui lui correspond et dans chaque dossier client se trouvent ses factures, ses bons de commandes, photos d'intervention etc.
Il n'y a aucune pièce jointe sur les bacs à sable.
Organisation de la GED **
Le bouton Create Directory vous perme
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Création d'un Devis [1] Compléter votre client [2] Compléter les dates [3] Taxes et conditions [4] Ajouter des lignes de commande [5] Commentaires [6] Visualiser et envoyer un devis [7]
Une estimation ou un devis permet de chiffrer le projet d'un prospect ou d'un client. Ce document peut être envoyé au client, et représente le point de départ de la facturation, de la gestion des interventions ou des achats.
OpenFire vous permet de gérer les étapes clés de votre processus de vente, de la création d'une opportunité dans le CRM jusque la facturation et l'encaissement:
Création d'un Devis
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Dans votre base OpenFire, l’estimation, le devis et le bon de commande correspondent à un seul et même document dont l’état évolue dans le parcours client.
Pour créer un devis, rendez-
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Ajout manuel d'une remise [1] Outil de gestion des prix [2] Liste de prix [3]
OpenFire permet de gérer vos remises commerciales de différentes façons.
Sur chaque devis, il est possible de modifier le prix d'un article manuellement ou encore d'y appliquer une remise. Néanmoins, deux outils vous permettent de simplifier la gestion des remises:
l'outil de gestion des prix
l'utilisation des listes de prix
Ajout manuel d'une remise**
Il est possible d'ajouter "manuellement" une remise de deux façons :
En changeant le prix de la ligne du devis et en ajoutant un commentaire dans la description de cette ligne, par exemple :
Ce qui donne le résultat suivant :
Il est également possible d'utiliser le champ dédié Remise disponible pour chaque ligne de commande :
Ce qui donne le résultat sui
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Créer un kit [1] Utiliser les kits dans les devis [2] Mode d'impression [3]
Vous avez la possibilité de vendre des articles de manière groupée, par l'utilisation des kits. Dans OpenFire, un kit est un ensemble de composants regroupés dans le but de :
Simplifier la lecture du devis et de la facture par le client,
Permettre un traitement forfaitaire de fournitures techniques,
Éviter les ambiguïtés sur les éléments consommés en plus ou en moins.
Créer un kit **
Vous pouvez créer les kits depuis le menu Ventes > Ventes > Articles* *ou via Ventes > Ventes > Kits.*
Un kit est vu dans OpenFire comme un produit à part entière. A ce titre, la plupart des champs a renseigner sont donc identiques à ceux de la création d'article standard.
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Plus d'information sur la création d'articl
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Activation [1] Liste de prix [2]
Les listes de prix vous permettent de gérer des tarifications différentes par groupe de contacts mais aussi par devis.
Activation **
Cette fonctionnalité n'est pas proposée par défaut sur OpenFire. Pour l'activer, rendez-vous dans le menu dédié Ventes > Configuration > configuration , puis dans la section Tarifs .
Enfin, cochez l'option Tarification avancée en fonction de formules (remises, marges, arrondis) puis sauvegardez .
Vous avez désormais accès aux listes de prix.
Liste de prix **
Vous pouvez y accéder depuis le menu Ventes > Configuration > Liste de prix
La liste de prix nommée Liste de prix publique ne doit pas être modifiée; il s'agit du mode de calcul de vos devis par défaut : chaque article est vendu au prix de vente défi
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Primes énergétiques [1] Primes avec débours et imposables [2]
OpenFire permet de prendre en compte les primes énergétiques et de les ajouter aux devis et aux factures.
La prime est déduite du total du devis et / ou facture et l’organisme redevable de la prime rembourse au magasin cette prime (débours).
Ces primes ne rentrent donc pas dans le calcul d’imposition de TVA, et seront donc déduites du montant TTC du document. Elles pourront alors être placées en dessous du montant du devis et / ou de la facture et non dans le corps du devis.
Primes énergétiques **
La gestion des primes énergétiques (Prime CEE et Prime Rénov) se fait via l'intégration d'articles dédiés dans le corps des devis et factures.
Prime Rénov : prime proposée par l’administration et qui transite par des se
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Importer et mettre à jour un tarif [1] Import et mise à jour des kits [2]
Openfire permet la création et la mise à jour d'articles , ou même de kits, via l' import d'un fichier Excel sur votre base. Il est possible d'y associer l'ensemble des données techniques afin de permettre l'accès automatique à ces informations depuis votre base.
Importer et mettre à jour un tarif **
1. Champs obligatoires:
Une fois en possession du fichier de tarif du fournisseur, il faut préparer le contenu du fichier. En effet, un certain nombre de champs sont obligatoires à l'importation, dont voici les significations :
Attention à ne pas mettre des formules dans les colonnes mais bien des valeurs. Si besoin, il suffit bien souvent de faire un copier/collage valeur du tableau.
brand_id : correspond à
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Impression des totaux [1]
OpenFire permet de prendre en compte les primes énergétiques et de les ajouter aux devis et aux factures. Vous pouvez alors piloter les règles d'impression et de comptabilisation de ces primes, afin de répondre aux exigences de formalisme des organismes gérants ces primes.
Impression des totaux **
L'impression de vos primes est paramétrables depuis le menu Comptabilité > Configuration > Impression des totaux dans les factures de vente *
Vous pouvez alors créer une nouvelle ligne nommée Prime:
Attention: il ne faut jamais modifier la ligne déjà existante dans le logiciel, il faut impérativement
soit créer une nouvelle ligne soit dupliquer la ligne existante.
Ajouter dans le Filtre sur catégories les catégories d'articles des primes que vous ne s
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Créer manuellement un modèle de devis [1] Création depuis un Devis [2] Utiliser les modèles de devis [3]
Le modèle de devis vous permet de prédéfinir un certain nombre d'éléments qui sont couramment utilisés. Ces modèles sont configurables depuis le menu Ventes > Configuration > Modèles de devis*
Vous pouvez alors créer vos différents devis plus rapidement simplement en sélectionnant le modèle voulu.
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Créer manuellement un modèle de devis **
A la création d'un modèle de devis, vous avez la possibilité de saisir une position fiscale et une condition de règlement à appliquer. Ces éléments seront alors repris à l'appel de ce modèle sur un devis.
Attention néanmoins car la position fiscale peut également être renseignée sur une fiche client. Dans ce cas, c'est la position fiscal
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Imprimer son devis [1] Structure du devis [2] Paramètres d'impression du devis [3] Impression des images dans les devis [4] Impression spécifique [5] Description pour les devis [6]
Une fois un devis sauvegardé, vous avez la possibilité de l'imprimer ou de l'envoyer par mail. Dans les deux cas, le devis est créé au format PDF.
Depuis OpenFire, vous pouvez donc générer le PDF de votre devis et il sera automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.
Cela vous permet :
de l’imprimer directement après téléchargement, de le sauvegarder pour archive.
Imprimer son devis **
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Depuis la liste des devis , c liquez sur le lien Imprimer > Devis / Commande :
*
Depuis le devis correspondant, cliquez sur le bouton imprimer disponible en haut à gauche, ou sur le lien Imprimer > Devis /