*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
Sommaire*
Vérifier la connexion au tarif centralisé [1] Ajout depuis un devis [2] Ajout depuis une marque [3] None [4]
Openfire intègre un outil de tarif centralisé permettant de sécuriser la circulation des données tarifaires des fabricants et de faciliter le quotidien des revendeurs.
L a mise à jour des tarifs se fait alors à partir de la base fabricant.
Le Fabricant peut également y associer l'ensemble des données techniques de ses produits afin de permettre aux revendeurs l'accès automatique à ces informations depuis leur devis.
Vous pouvez rechercher les articles de la base centralisée depuis un devis, depuis la marque ou depuis la liste des articles.
Vérifier la connexion au tarif centralisé
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Dans le menu Ventes > Configuration >Marques*, sélectionnez la marque à vérifier. En
Vérification pièces comptables comptabilisées [1] Verrouillage définitif exercice fiscal [2] Le fichier des écritures comptables [3] Avant de clôturer un exercice fiscal, il faut d'abord vérifier les données de la balance et le résultat qui se trouvera dans le compte 999999.
En effet, sur OpenFire le résultat est affecté au compte 999999 Profits/pertes non distribués.
Lors de la réaffectation de compte, le cabinet comptable choisira alors s'il souhaite passer une écriture vers le compte de bénéfice (120) ou de perte (129).
Ces données sont accessibles depuis le menu *Comptabilité>Rapport>Rapport comptable/Balance générale.*
Vérification pièces comptables comptabilisées **
Une clôture définitive ne sera possible que si les pièces comptables sur la période définie sont comptabilisées. Pour
* Serveur Mail *
Généralités [1]
Paramétrer un serveur mail [2]
Authentification Azure pour Office 365 [3]
[1] #
[2] /knowsystem/parametrer-un-serveur-mail-151
[3] /knowsystem/authentification-azure-pour-office-365-294
Sommaire*
Créer un RDV [1] Créer un RDV depuis une Demande d'intervention [2] Créer un Contact [3] Sélectionner une intervention [4]
L' application mobile OpenFire permet d'effectuer le suivi d'une intervention depuis votre téléphone. Vous pouvez également créer des interventions directement depuis l'application.
Créer un RDV **
Si vous disposez des droits nécessaires, vous pouvez créer des interventions depuis l'application mobile dans l'onglet Ce jour et sur un contact via le bouton :
Dans la vue ci-contre, vous pouvez définir différents champs :
le statut : à choisir entre Brouillon ou Confirmé ;
un modèle d'intervention ( + plus d'informations sur l'article dédié [5] ) ;
les intervenants ;
le client : à la saisie du nom, la liste des clients existants apparaît. Si le client
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Paramétrer vos conditions de règlement [1] Utiliser les conditions de règlements [2] Les conditions de règlement permettent de définir un échéancier prévisionnel de facturation et d’encaissement dans le cadre du projet , principalement pour garantir que les clients paient leurs factures correctement et à temps.
Ces conditions peuvent être appliquées aux commandes clients, aux factures clients, aux factures fournisseurs et aux contacts.
En définissant des conditions de paiement, les dates d’échéance des paiements se calculent automatiquement. Ceci est particulièrement utile pour la gestion des paiements et des relances.
Paramétrer vos conditions de règlement **
Rendez-vous dans Comptabilité > Configuration > Conditions de règlement *et cliquez sur Créer .
Une condition de rè
Envoyer un document [1] Accès aux courriels et renvoi mails en erreur [2]
Une fois un devis, une commande ou une facture sauvegardé, vous avez la possibilité de l'envoyer par mail.
Attention: Cela nécessite un paramétrage spécifique permettant à votre base OpenFire d'utiliser votre serveur de messagerie. Plus d'information sur le None [3] paramétrage d'un serveur mail None [4] [5]
Envoyer un document **
Le bouton Envoyer par email permet d'envoyer automatiquement un courriel à votre client avec le devis, le bon de commande, ou la facture en pièce jointe.
Le modèle de mail s’affiche alors:
Depuis cette vue, vous pouvez notamment :
Ajouter des destinataires,
Modifier le corps du mail à envoyer,
Ajouter d’autres pièces jointes.
V ous pouvez régler le corps du message avant
Questionnaires [1] Questions [2]
OpenFire permet de créer des questionnaires sur mesure en fonction des différents types d'interventions.
Questionnaires **
Les questionnaires peuvent être associés aux rendez-vous d'intervention et apparaitre sur les rapports d'intervention.
Ces modèles s ont configurables depuis le menu Intervention > Configuration > Questionnaires
Les questionnaires peuvent être de deux types :
questionnaire d'intervention : concerne les rendez-vous d'intervention
questionnaire d'équipement : concerne uniquement la gestion du parc installé
Plus d'informations sur le None [3] parc installé
A la création d'un questionnaire, il est possible d'y associer des questions via le bouton Ajouter un élément.
Questions **
Les questions sont configurables depuis le menu
Vérifications préalables [1] Agir sur un paiement [2] Lorsqu'un paiement est enregistré sur OpenFire, plusieurs actions sont possibles. Vous pouvez l' annuler , le modifier ou le rembourser . Chaque action génèrera alors une extourne comptable.
Vérifications préalables ** *Paiement remis en banque*
Si le paiement est remis en banque, il faut le retirer de la remise pour pouvoir le modifier.
Pour cela, rendez-vous dans le menu *Comptabilité > Ventes > Remises en banque* et cliquez sur le bouton Annuler .
Cliquez ensuite sur Modifier et supprimez le paiement de la remise en banque.
Si votre remise est complète, vous pouvez de nouveau la confirmer. Sinon, vous pourrez y ajouter un nouveau paiement avant de la confirmer.
Paiement lettré à une facture
Si le paiement est lettré à une facture
Sommaire*
Créer une marque [1] Conditions d'achat et de vente
[2] Règles spécifiques [3]
L'utilisation des marques sert à piloter les conditions d’achat et de vente spécifiques par marque, celles-ci s’appliquent indifféremment aux articles importés des bases centralisées, ou à ceux créés localement.
Créer une marque **
*Accès :* Ventes *> Configuration *> Marques*.
Sur chaque marque, on peut définir des conditions d'achat et de vente qui s'appliquent ensuite aux articles rattachés à la marque.
Pour chaque création de marque, les éléments suivants sont à définir obligatoirement :
Nom de la marque
Code : préfixe de la marque utilisé automatiquement dans chaque référence article (généralement les 3 premières lettres de la marque en majuscules )
Fournisseur : société qui fournit les ar
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Etapes préliminaires [1] Facture de situation simple [2]
Etapes préliminaires **
Vérifiez tout d'abord que le module de gestion de situation soit bien installé dans la base.
Pour cela, rendez-vous dans *Ventes > Ventes > Devis, *cliquez sur* *un devis et cliquez ensuite sur l’onglet Autres informations .
Il faut voir dans la partie Facturation les champs suivants :
Si ces champs n'apparaissent pas, contactez le support.
Avant l'utilisation, vérifiez la configuration si elle n'a pas été faite.
Voir article Configurer la situation, retenue de garantie et compte prorata [3]
Facture de situation simple
** Dans le champ “Nb. situations”, notez le nombre de situations que vous allez devoir faire au long du chantier. Si, au moment du devis, vous ne connaissez pas le nombre exact de