*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
**
Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
Sommaire*
Créer une marque [1] Conditions d'achat et de vente
[2] Règles spécifiques [3]
L'utilisation des marques sert à piloter les conditions d’achat et de vente spécifiques par marque, celles-ci s’appliquent indifféremment aux articles importés des bases centralisées, ou à ceux créés localement.
Créer une marque **
*Accès :* Ventes *> Configuration *> Marques*.
Sur chaque marque, on peut définir des conditions d'achat et de vente qui s'appliquent ensuite aux articles rattachés à la marque.
Pour chaque création de marque, les éléments suivants sont à définir obligatoirement :
Nom de la marque
Code : préfixe de la marque utilisé automatiquement dans chaque référence article (généralement les 3 premières lettres de la marque en majuscules )
Fournisseur : société qui fournit les ar
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Étiquettes de contact [1] Étiquettes d'intervention [2] Étiquettes d'opportunité [3]
OpenFire permet la création d’ étiquettes pouvant être appliquées à différents objets : contacts, équipements, suivi de projet, interventions…
Les étiquettes peuvent être utilisées pour filtrer et catégoriser les informations de la façon que vous souhaitez :
organisation géographique ;
métier ;
habilitations ;
ou encore pour être appliquées aux demandes d'interventions, par exemple pour qualifier rapidement un type de SAV.
Étiquettes de contact **
Les étiquettes de contact peuvent être créées à la volée depuis une fiche contact et elles sont également visibles depuis le menu dédié Vente* s > Configuration > Etiquettes de contact.*
Une fois une étiquette ajoutée à une fiche, vous pouvez al
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Etapes préliminaires [1] Facture de situation simple [2]
Etapes préliminaires **
Vérifiez tout d'abord que le module de gestion de situation soit bien installé dans la base.
Pour cela, rendez-vous dans *Ventes > Ventes > Devis, *cliquez sur* *un devis et cliquez ensuite sur l’onglet Autres informations .
Il faut voir dans la partie Facturation les champs suivants :
Si ces champs n'apparaissent pas, contactez le support.
Avant l'utilisation, vérifiez la configuration si elle n'a pas été faite.
Voir article Configurer la situation, retenue de garantie et compte prorata [3]
Facture de situation simple
** Dans le champ “Nb. situations”, notez le nombre de situations que vous allez devoir faire au long du chantier. Si, au moment du devis, vous ne connaissez pas le nombre exact de
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Configuration Google Agenda [1] Configuration Openfire [2]
OpenFire peut être intégré au Calendrier Google Agenda . Ainsi, vous pouvez gérer vos rendez-vous depuis les deux plateformes (les mises à jour s’effectuant dans les deux sens).
Si la fonction vous intéresse, rapprochez-vous du support Openfire qui procèdera à la configuration préalable de votre base.
Configuration Google Agenda
**
Pour commencer la configuration, rendez-vous sur ce lien : https://console.developers.google.com/ [3]
Vérifiez que vous serez connecté avec le compte de l'agenda Google que vous allez relier à Openfire.
En haut à droite de votre écran, cliquez sur "CRÉER UN PROJET" et entrez un nom de projet. Vous pouvez changer votre id de projet si vous le souhaitez.
Dans le menu du côté gauche, sélectionnez
Questionnaires [1] Questions [2]
OpenFire permet de créer des questionnaires sur mesure en fonction des différents types d'interventions.
Questionnaires **
Les questionnaires peuvent être associés aux rendez-vous d'intervention et apparaitre sur les rapports d'intervention.
Ces modèles s ont configurables depuis le menu Intervention > Configuration > Questionnaires
Les questionnaires peuvent être de deux types :
questionnaire d'intervention : concerne les rendez-vous d'intervention
questionnaire d'équipement : concerne uniquement la gestion du parc installé
Plus d'informations sur le None [3] parc installé
A la création d'un questionnaire, il est possible d'y associer des questions via le bouton Ajouter un élément.
Questions **
Les questions sont configurables depuis le menu
*Sommaire*
Réaliser un transfert [1] Suivi des transferts internes [2]
Lorsque vous possédez plusieurs entrepôts, vous pouvez être amené à transférer des marchandises d'un entrepôt à un autre. Les transferts internes permettent de gérer ces opérations.
Plus d'information sur les entrepôts [3]
Réaliser un transfert **
Rendez-vous dans le menu *Inventaire*, puis depuis le tableau de bord cliquez sur Transfert Internes :
Cliquer alors sur Créer , dans la fenêtre qui s’ouvre, venir saisir :
l'emplacement d’origine,
l'emplacement de destination,
les articles à transférer ainsi que les quantités associées.
Dans l’onglet Informations complémentaires , veillez à saisir la société dans lequel les articles à transférer sont stockés :
Sauvegardez. Cliquez ensuite sur Valider
Après validation,
GED*
Les Bases [1]
Utilisation [2]
[1] #
[2] /knowsystem/gestion-electronique-des-documents-ged-301?
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Marketing par SMS [1] Rappel automatique de rendez-vous [2] SMS à la demande [3]
OpenFire vous permet d'envoyer différents type de SMS en fonction de vos besoins:
SMS Marketting
Rappel de RDV
SMS à la demande
Marketing par SMS **
La communication commerciale par SMS est une aide à la vente efficace. Attention toutefois à bien respecter l a réglementation sur l’envoi de SMS commerciaux.
Depuis les opportunités de vente de votre pipeline (portefeuille), ou encore depuis votre liste de contact, vous pouvez sélectionner les prospects à l’aide de filtres et envoyer un SMS à tous les prospects sélectionnés.
Lorsque votre modèle de SMS commercial est défini, il vous suffit de sélectionner vos prospects pour envoyer votre SMS:
Sélectionnez ensuite le modèle de votre choix. Ces modèles
*Sommaire*
Géolocalisation d'un contact [1] Configurer la Géolocalisation automatique [2] État de la Géolocalisation [3]
La fonction de géolocalisation (ou Géocodage) permet d'associer les coordonnées GPS à la fiche du contact. Cette fonctionnalité est notamment utilisée dans la gestion des interventions, ainsi que sur l'application mobile.
Géolocalisation d'un contact **
Depuis une fiche Contact , vous avez la possibilité de géolocaliser l'adresse de celui-ci dans l’onglet Localisation .
Si l’adresse exacte a été géolocalisée, les coordonnées GPS sont mémorisées :
Si la géolocalisation n'a pas eu lieu, vous pouvez cliquez sur Géolocaliser , puis Rechercher .
Si l'adresse renseignée sur la fiche contact n'est pas connue, le logiciel vous proposera alors de mettre à jour l'adresse du p
Il est possible de personnaliser un certain nombre d'éléments d'affichage du planning.
Filtre du type de rendez-vous * : il est possible de choisir d'afficher sur les différents planning les RDV techniques, commerciaux, ou les deux de manière simultanée via le menu dédié :
Couleurs des Employés : * il e st possible de définir les couleurs associées à un employé pour le planning depuis le menu Interventions > Configuration > Employés
Dans ce menu, les couleurs de fond des employés apparaissent en vue liste.
En sélectionnant une fiche employé, il est possible de définir les couleurs de fond et les couleurs de texte utilisées pour les rendez-vous de cet intervenant :
Plus d'information sur le paramétrage des employés [1]
Couleurs des Créneaux* : le s créneaux disponibles et indisp