*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
**
Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
GED*
Les Bases [1]
Utilisation [2]
[1] #
[2] /knowsystem/gestion-electronique-des-documents-ged-301?
Sommaire*
Configuration Google Agenda [1] Configuration Openfire [2]
OpenFire peut être intégré au Calendrier Google Agenda . Ainsi, vous pouvez gérer vos rendez-vous depuis les deux plateformes (les mises à jour s’effectuant dans les deux sens).
Si la fonction vous intéresse, rapprochez-vous du support Openfire qui procèdera à la configuration préalable de votre base.
Configuration Google Agenda
**
Pour commencer la configuration, rendez-vous sur ce lien : https://console.developers.google.com/ [3]
Vérifiez que vous serez connecté avec le compte de l'agenda Google que vous allez relier à Openfire.
En haut à droite de votre écran, cliquez sur "CRÉER UN PROJET" et entrez un nom de projet. Vous pouvez changer votre id de projet si vous le souhaitez.
Dans le menu du côté gauche, sélectionnez
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Etapes préliminaires [1] Facture de situation simple [2]
Etapes préliminaires **
Vérifiez tout d'abord que le module de gestion de situation soit bien installé dans la base.
Pour cela, rendez-vous dans *Ventes > Ventes > Devis, *cliquez sur* *un devis et cliquez ensuite sur l’onglet Autres informations .
Il faut voir dans la partie Facturation les champs suivants :
Si ces champs n'apparaissent pas, contactez le support.
Avant l'utilisation, vérifiez la configuration si elle n'a pas été faite.
Voir article Configurer la situation, retenue de garantie et compte prorata [3]
Facture de situation simple
** Dans le champ “Nb. situations”, notez le nombre de situations que vous allez devoir faire au long du chantier. Si, au moment du devis, vous ne connaissez pas le nombre exact de
Sommaire*
Créer une marque [1] Conditions d'achat et de vente
[2] Règles spécifiques [3]
L'utilisation des marques sert à piloter les conditions d’achat et de vente spécifiques par marque, celles-ci s’appliquent indifféremment aux articles importés des bases centralisées, ou à ceux créés localement.
Créer une marque **
*Accès :* Ventes *> Configuration *> Marques*.
Sur chaque marque, on peut définir des conditions d'achat et de vente qui s'appliquent ensuite aux articles rattachés à la marque.
Pour chaque création de marque, les éléments suivants sont à définir obligatoirement :
Nom de la marque
Code : préfixe de la marque utilisé automatiquement dans chaque référence article (généralement les 3 premières lettres de la marque en majuscules )
Fournisseur : société qui fournit les ar
Sommaire*
Étiquettes de contact [1] Étiquettes d'intervention [2] Étiquettes d'opportunité [3]
OpenFire permet la création d’ étiquettes pouvant être appliquées à différents objets : contacts, équipements, suivi de projet, interventions…
Les étiquettes peuvent être utilisées pour filtrer et catégoriser les informations de la façon que vous souhaitez :
organisation géographique ;
métier ;
habilitations ;
ou encore pour être appliquées aux demandes d'interventions, par exemple pour qualifier rapidement un type de SAV.
Étiquettes de contact **
Les étiquettes de contact peuvent être créées à la volée depuis une fiche contact et elles sont également visibles depuis le menu dédié Vente* s > Configuration > Etiquettes de contact.*
Une fois une étiquette ajoutée à une fiche, vous pouvez al
Questionnaires [1] Questions [2]
OpenFire permet de créer des questionnaires sur mesure en fonction des différents types d'interventions.
Questionnaires **
Les questionnaires peuvent être associés aux rendez-vous d'intervention et apparaitre sur les rapports d'intervention.
Ces modèles s ont configurables depuis le menu Intervention > Configuration > Questionnaires
Les questionnaires peuvent être de deux types :
questionnaire d'intervention : concerne les rendez-vous d'intervention
questionnaire d'équipement : concerne uniquement la gestion du parc installé
Plus d'informations sur le None [3] parc installé
A la création d'un questionnaire, il est possible d'y associer des questions via le bouton Ajouter un élément.
Questions **
Les questions sont configurables depuis le menu
Prérequis [1] Étape 1 : Création de l'application OpenFire sur Azure [2] Étape 2 : Création de la clé secrète [3] Étape 3 : Ajout des Permissions Utilisateurs [4] Étape 4: Configuration OpenFire [5] Facultatif : Ajout des groupes Utilisateurs [6]
Dans le cadre des nouvelles mesures de sécurité de Microsoft pour les comptes Office 365 , l'utilisation d'une authentification forte est désormais obligatoire pour la connexion des serveurs de courrier.
Dans cette optique, OpenFire offre désormais la possibilité d'utiliser la solution Azure OAuth de Microsoft pour authentifier les comptes Office 365.
Ce protocole permet l'utilisation de jeton d'autorisation (Token) pour donner accès à un utilisateur, à la place des informations d'identification habituelle (Identifiant et mot de passe):
Cette c
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Réaliser un transfert [1] Suivi des transferts internes [2]
Lorsque vous possédez plusieurs entrepôts, vous pouvez être amené à transférer des marchandises d'un entrepôt à un autre. Les transferts internes permettent de gérer ces opérations.
Plus d'information sur les entrepôts [3]
Réaliser un transfert **
Rendez-vous dans le menu *Inventaire*, puis depuis le tableau de bord cliquez sur Transfert Internes :
Cliquer alors sur Créer , dans la fenêtre qui s’ouvre, venir saisir :
l'emplacement d’origine,
l'emplacement de destination,
les articles à transférer ainsi que les quantités associées.
Dans l’onglet Informations complémentaires , veillez à saisir la société dans lequel les articles à transférer sont stockés :
Sauvegardez. Cliquez ensuite sur Valider
Après validation,
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Marketing par SMS [1] Rappel automatique de rendez-vous [2] SMS à la demande [3]
OpenFire vous permet d'envoyer différents type de SMS en fonction de vos besoins:
SMS Marketting
Rappel de RDV
SMS à la demande
Marketing par SMS **
La communication commerciale par SMS est une aide à la vente efficace. Attention toutefois à bien respecter l a réglementation sur l’envoi de SMS commerciaux.
Depuis les opportunités de vente de votre pipeline (portefeuille), ou encore depuis votre liste de contact, vous pouvez sélectionner les prospects à l’aide de filtres et envoyer un SMS à tous les prospects sélectionnés.
Lorsque votre modèle de SMS commercial est défini, il vous suffit de sélectionner vos prospects pour envoyer votre SMS:
Sélectionnez ensuite le modèle de votre choix. Ces modèles
Le problème vient généralement du fait que Gmail a durci sa politique de sécurité. Dorénavant, il ne faut plus saisir votre "vrai" mot de passe gmail dans OpenFire mais un mot de passe généré par google spécifiquement pour OpenFire.
Voici comment procéder:
Etape 1: Activation de la double validation
Connectez-vous à votre compte Gmail et cliquez sur votre profil en haut à droite. Cliquez ensuite sur “Gérer votre compte Google”.
Rendez-vous ensuite dans l’onglet “Sécurité” et activez la validation en deux étapes (dans la partie “Connexion à Google”).
Cliquez sur commencer et suivez les instructions.
Renseignez bien votre numéro de téléphone portable lorsque cela vous le sera demandé, car des codes de vérification Google vous seront par sms.
Etape 2: Activation des mots de passe des app