*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
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Navigation et tableau de bord [2] Gestion de stock en "double entrée" [3] Configuration des Sociétés [4]
La gestion des stocks sur OpenFire est liée aux différents autres modules de gestion.
E n effet, à partir d'une commande client, il est possible de générer les bons d'achats et de réception en fonction de différentes règles d'approvisionnements.
Il est par exemple possible de définir un niveau de stock minimum qui, une fois atteint, déclenche le réapprovisionnement.
Plus d'informations sur le P [5] rocessus d'une commande d'achat [6]
La configuration de la gestion des stocks est à réaliser au préalable par la société OpenFire.
En effet, a vant de débuter la gestion des stocks sur OpenFire, différents points à préparer, parmi lesquels il vous faudra définir
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Approvisionnements depuis le Bon de Livraison [1] Commander un article de type Service [2]
Depuis un bon de livraison client, il est possible de générer une demande de prix . La demande de prix peut être comparée à une demande de devis auprès du fournisseur. Cette demande de prix peut ensuite être confirmée en commande d’achat .
Approvisionnements depuis le Bon de Livraison **
Depuis ce Bon de livraison client, il est alors possible de générer une demande de prix .
La demande de prix correspond à une demande de devis au fournisseur.
Cette étape, n'est pas obligatoire mais elle importante dans le processus achat . La demande de prix consiste à préparer la liste des produits dont on a besoin d'acheter, dans le but d'approvisionnement de stock, cette liste sera envoyée par email à
*Sommaire*
Changer le Mot de passe [1] Fuseau horaire [2] Préférences de messagerie électronique [3] Choisir une page d'accueil par défaut [4]
Lors de sa première connexion, l’utilisateur peut définir sa photo de profil, personnaliser son mot de passe ou encore paramétrer sa signature d’email.
Ces éléments se configurent depuis le menu préférences disponible en haut à droite de toutes les pages de l'application OpenFire.
Vous pouvez alors ajouter et/ou modifier l’ensemble des informations:
Changer le Mot de passe**
Pour des raisons de sécurité, le mot de passe de l’utilisateur est crypté et doit être changé régulièrement. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur Changer le mot de passe dans la fenêtre des préférences.
Les règles de sécurité des mots de passe sont paramétrables. Né
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Structure du Bon de Livraison [1] Approvisionnements depuis le Bon de Livraison [2]
Lorsque vous validez une commande client, un bon de livraison client est automatiquement généré.
Le bon de livraison reprend la liste des produits qui seront à livrer au client.
Ce bon de livraison est accessible:
soit depuis le bon de commande client en cliquant sur le bouton Livraison :
soit depuis le menu *Inventaire*, puis livraison :
Structure du Bon de Livraison **
Le bon de livraison est structuré comme suit :
Numéro du BL : exemple: COMPAGNY/OUT/00094 → le OUT signifie que ce document concerne une livraison de marchandise = les marchandises vont sortir de vos stocks / entrepôts.
Partenaire : Identification du client destinataire de la livraison.
Date prévue : date à laquelle la livra
Sommaire*
Vérifier la connexion au tarif centralisé [1] Ajout depuis un devis [2] Ajout depuis une marque [3] None [4]
Openfire intègre un outil de tarif centralisé permettant de sécuriser la circulation des données tarifaires des fabricants et de faciliter le quotidien des revendeurs.
L a mise à jour des tarifs se fait alors à partir de la base fabricant.
Le Fabricant peut également y associer l'ensemble des données techniques de ses produits afin de permettre aux revendeurs l'accès automatique à ces informations depuis leur devis.
Vous pouvez rechercher les articles de la base centralisée depuis un devis, depuis la marque ou depuis la liste des articles.
Vérifier la connexion au tarif centralisé
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Dans le menu Ventes > Configuration >Marques*, sélectionnez la marque à vérifier. En
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Imprimer son devis [1] Structure du devis [2] Paramètres d'impression du devis [3] Impression des images dans les devis [4] Impression spécifique [5] Description pour les devis [6]
Une fois un devis sauvegardé, vous avez la possibilité de l'imprimer ou de l'envoyer par mail. Dans les deux cas, le devis est créé au format PDF.
Depuis OpenFire, vous pouvez donc générer le PDF de votre devis et il sera automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.
Cela vous permet :
de l’imprimer directement après téléchargement, de le sauvegarder pour archive.
Imprimer son devis **
*
Depuis la liste des devis , c liquez sur le lien Imprimer > Devis / Commande :
*
Depuis le devis correspondant, cliquez sur le bouton imprimer disponible en haut à gauche, ou sur le lien Imprimer > Devis /
Précédent [1]
Suivant [2]
None [3] None [4]
Le replay du webinaire est disponible ci-après via le lien suivant
Visualiser le Webinaire [5]
Ce Webinaire vous présente comment optimiser ses rendez-vous avec l'application OpenFire
Planifier des rendez-vous dans OpenFire [6] (3"41)
Présentation de l'application mobile [7] (9"54)
Réalisation d'une Visite Technique [8] (13"58)
Réalisation d'une installation [9] (25"03) None [10]
Réalisation d'un entretien (37"54) [11]
Prise de RDV depuis le mobile [12] (48"58)
Questions [13] (55"40)
N'hésitez pas à consulter notre documentation en ligne sur les interventions et l'application Mobile OpenFire
Documentation [14]
[1] /knowsystem/webinaire-inventaire-235
[2] /knowsystem/webinaire-signature-electronique-263
[3] https://youtu.be/Du7BjJwdo7I?t
*Sommaire*
Primes énergétiques [1] Primes avec débours et imposables [2]
OpenFire permet de prendre en compte les primes énergétiques et de les ajouter aux devis et aux factures.
La prime est déduite du total du devis et / ou facture et l’organisme redevable de la prime rembourse au magasin cette prime (débours).
Ces primes ne rentrent donc pas dans le calcul d’imposition de TVA, et seront donc déduites du montant TTC du document. Elles pourront alors être placées en dessous du montant du devis et / ou de la facture et non dans le corps du devis.
Primes énergétiques **
La gestion des primes énergétiques (Prime CEE et Prime Rénov) se fait via l'intégration d'articles dédiés dans le corps des devis et factures.
Prime Rénov : prime proposée par l’administration et qui transite par des se
Vérifications préalables [1] Agir sur un paiement [2] Lorsqu'un paiement est enregistré sur OpenFire, plusieurs actions sont possibles. Vous pouvez l' annuler , le modifier ou le rembourser . Chaque action génèrera alors une extourne comptable.
Vérifications préalables ** *Paiement remis en banque*
Si le paiement est remis en banque, il faut le retirer de la remise pour pouvoir le modifier.
Pour cela, rendez-vous dans le menu *Comptabilité > Ventes > Remises en banque* et cliquez sur le bouton Annuler .
Cliquez ensuite sur Modifier et supprimez le paiement de la remise en banque.
Si votre remise est complète, vous pouvez de nouveau la confirmer. Sinon, vous pourrez y ajouter un nouveau paiement avant de la confirmer.
Paiement lettré à une facture
Si le paiement est lettré à une facture
Intervention [1] Paiement [2] None [3]
Intervention
** La gestion des droits web et mobile est gérée par le même groupe OF Interventions.
Nous avons uniformisé pour que les fonctionnalités soient les mêmes qu'on soit connecté depuis l'application ou depuis le web.
Les niveaux Responsable et Gestionnaire permettent, dans l'application mobile, l'accès au planning de tous les techniciens.
Pour les utilisateurs Mobile uniquement, le pilotage des droits se fait donc entre Accéder à mes interventions et Gérer mes interventions .
Selon le niveau de droits, vous pourrez :
Accéder à mes interventions :
Voir et compléter vos interventions.
Répondre à un questionnaire, ajouter des lignes de facturation et de livraison, modifier un parc installé.
Gérer mes interventions :
Accéder à toutes les interven