Position Fiscale

*Sommaire* Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4] Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos  devis, vos commandes ou vos factures. Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier. Configurer les positions fiscales ** Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus,  dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis

Générer une pièce comptable depuis un modèle

*Sommaire* Création du Modèle [1] Utilisation du modèle [2] Les  modèles de pièces comptables  permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement. Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents. Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables Création du Modèle ** Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable* Après avoir donné un nom à votre modèle, vo

Paramétrer une marque

Sommaire* Créer une marque [1] Conditions d'achat et de vente [2] Règles spécifiques [3] L'utilisation des marques sert à piloter les conditions d’achat et de vente spécifiques par marque, celles-ci s’appliquent indifféremment aux articles importés des bases centralisées, ou à ceux créés localement. Créer une marque ** *Accès :*   Ventes *> Configuration *> Marques*. Sur chaque marque, on peut définir des conditions d'achat et de vente qui s'appliquent ensuite aux articles rattachés à la marque. Pour chaque création de marque, les éléments suivants sont à définir obligatoirement : Nom de la marque Code   : préfixe de la marque utilisé automatiquement dans chaque référence article (généralement les 3 premières lettres de la marque  en majuscules ) Fournisseur   : société qui fournit les ar

Gérer les étiquettes

Sommaire* Étiquettes de contact [1] Étiquettes d'intervention [2] Étiquettes d'opportunité [3] OpenFire permet la création d’ étiquettes  pouvant être appliquées à différents objets : contacts, équipements, suivi de projet, interventions… Les étiquettes peuvent être utilisées pour filtrer et catégoriser les informations de la façon que vous souhaitez : organisation géographique ; métier ; habilitations ; ou encore pour être appliquées aux demandes d'interventions, par exemple pour qualifier rapidement un type de SAV. Étiquettes de contact ** Les   étiquettes de contact   peuvent être créées à la volée depuis une fiche contact et elles sont également visibles depuis le menu dédié   Vente* s > Configuration > Etiquettes de contact.* Une fois une étiquette ajoutée à une fiche, vous pouvez al

Créer une facture de situation

*Sommaire* Etapes préliminaires [1] Facture de situation simple [2] Etapes préliminaires ** Vérifiez tout d'abord que le module de gestion de situation soit bien installé dans la base. Pour cela, rendez-vous dans *Ventes > Ventes > Devis, *cliquez sur* *un devis et cliquez ensuite sur l’onglet Autres informations . Il faut voir dans la partie Facturation les champs suivants : Si ces champs n'apparaissent pas, contactez le support. Avant l'utilisation, vérifiez la configuration si elle n'a pas été faite. Voir article  Configurer la situation, retenue de garantie et compte prorata [3] Facture de situation simple ** Dans le champ “Nb. situations”, notez le nombre de situations que vous allez devoir faire au long du chantier. Si, au moment du devis, vous ne connaissez pas le nombre exact de

Synchronisation Google Agenda

Sommaire* Configuration Google Agenda [1] Configuration Openfire [2] OpenFire peut être intégré au Calendrier Google Agenda . Ainsi, vous pouvez gérer vos rendez-vous depuis les deux plateformes (les mises à jour s’effectuant dans les deux sens). Si la fonction vous intéresse, rapprochez-vous du support Openfire qui procèdera à la configuration préalable de votre base. Configuration Google Agenda ** Pour commencer la configuration, rendez-vous sur ce lien :  https://console.developers.google.com/ [3] Vérifiez que vous serez connecté avec le compte de l'agenda Google que vous allez relier à Openfire. En haut à droite de votre écran, cliquez sur "CRÉER UN PROJET" et entrez un nom de projet. Vous pouvez changer votre id de projet si vous le souhaitez. Dans le menu du côté gauche, sélectionnez

Questionnaires

Questionnaires [1] Questions [2] OpenFire permet de créer des questionnaires sur mesure en fonction des différents types d'interventions. Questionnaires ** Les  questionnaires  peuvent être associés aux rendez-vous d'intervention et apparaitre sur les rapports d'intervention. Ces  modèles s ont configurables depuis le menu  Intervention > Configuration > Questionnaires Les questionnaires peuvent être de deux types : questionnaire d'intervention :  concerne les rendez-vous d'intervention questionnaire d'équipement :  concerne uniquement la gestion du parc installé Plus d'informations sur le   None [3] parc installé A la création d'un questionnaire, il est possible d'y associer des questions  via le bouton  Ajouter un élément. Questions ** Les questions sont configurables depuis le menu 

Transferts Internes

*Sommaire* Réaliser un transfert [1] Suivi des transferts internes [2] Lorsque vous possédez plusieurs entrepôts, vous pouvez être amené à transférer des marchandises d'un entrepôt à un autre.  Les transferts internes permettent de gérer ces opérations. Plus d'information  sur les entrepôts [3] Réaliser un transfert ** Rendez-vous dans le menu *Inventaire*, puis depuis le tableau de bord cliquez sur Transfert Internes : Cliquer alors sur  Créer , dans la fenêtre qui s’ouvre, venir saisir : l'emplacement d’origine, l'emplacement de destination, les articles à transférer ainsi que les quantités associées. Dans l’onglet Informations complémentaires , veillez à saisir la société dans lequel les articles à transférer sont stockés : Sauvegardez. Cliquez ensuite sur  Valider Après validation,

GED* Les Bases [1] Utilisation [2] [1] # [2] /knowsystem/gestion-electronique-des-documents-ged-301?

Envoyer un SMS sur OpenFire

*Sommaire* Marketing par SMS [1] Rappel automatique de rendez-vous [2] SMS à la demande [3] OpenFire vous permet d'envoyer différents type de SMS en fonction de vos besoins: SMS Marketting Rappel de RDV SMS à la demande Marketing par SMS ** La communication commerciale par SMS est une aide à la vente efficace. Attention toutefois à bien respecter l a réglementation sur l’envoi de SMS commerciaux. Depuis les opportunités de vente de votre pipeline (portefeuille), ou encore depuis votre liste de contact, vous pouvez sélectionner les prospects à l’aide de filtres et envoyer un SMS à tous les prospects sélectionnés. Lorsque votre modèle de SMS commercial est défini, il vous suffit de sélectionner vos prospects pour envoyer votre SMS: Sélectionnez ensuite le modèle de votre choix. Ces modèles

Géolocalisation

*Sommaire* Géolocalisation d'un contact [1] Configurer la Géolocalisation automatique [2] État de la Géolocalisation [3] La fonction de  géolocalisation  (ou Géocodage) permet d'associer les coordonnées GPS à la fiche du contact. Cette fonctionnalité est notamment utilisée dans la gestion des interventions, ainsi que sur l'application mobile. Géolocalisation d'un contact ** Depuis une fiche Contact , vous avez la possibilité de géolocaliser l'adresse de celui-ci  dans l’onglet  Localisation . Si l’adresse exacte a été géolocalisée, les coordonnées GPS sont mémorisées : Si la géolocalisation n'a pas eu lieu, vous pouvez cliquez sur Géolocaliser , puis Rechercher . Si l'adresse renseignée sur la fiche contact n'est pas connue, le logiciel vous proposera alors de mettre à jour l'adresse du p

Personnalisation du planning

Il est possible de personnaliser un certain nombre d'éléments d'affichage du planning. Filtre du type de rendez-vous * : il est possible de choisir d'afficher sur les différents planning les RDV techniques, commerciaux, ou les deux de manière simultanée via le menu dédié : Couleurs des Employés : * il  e st possible de définir les couleurs associées à un employé pour le planning  depuis le menu  Interventions >  Configuration > Employés Dans ce menu, les couleurs de fond des employés apparaissent en vue liste. En sélectionnant une fiche employé, il est possible de définir les couleurs de fond et les couleurs de texte utilisées pour les rendez-vous de cet intervenant : Plus d'information sur le paramétrage des  employés [1] Couleurs des Créneaux* : le s  créneaux disponibles  et  indisp