*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
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Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
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Vérifier la connexion au tarif centralisé [1] Ajout depuis un devis [2] Ajout depuis une marque [3] None [4]
Openfire intègre un outil de tarif centralisé permettant de sécuriser la circulation des données tarifaires des fabricants et de faciliter le quotidien des revendeurs.
L a mise à jour des tarifs se fait alors à partir de la base fabricant.
Le Fabricant peut également y associer l'ensemble des données techniques de ses produits afin de permettre aux revendeurs l'accès automatique à ces informations depuis leur devis.
Vous pouvez rechercher les articles de la base centralisée depuis un devis, depuis la marque ou depuis la liste des articles.
Vérifier la connexion au tarif centralisé
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Dans le menu Ventes > Configuration >Marques*, sélectionnez la marque à vérifier. En
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Navigation et tableau de bord [2] Gestion de stock en "double entrée" [3] Configuration des Sociétés [4]
La gestion des stocks sur OpenFire est liée aux différents autres modules de gestion.
E n effet, à partir d'une commande client, il est possible de générer les bons d'achats et de réception en fonction de différentes règles d'approvisionnements.
Il est par exemple possible de définir un niveau de stock minimum qui, une fois atteint, déclenche le réapprovisionnement.
Plus d'informations sur le P [5] rocessus d'une commande d'achat [6]
La configuration de la gestion des stocks est à réaliser au préalable par la société OpenFire.
En effet, a vant de débuter la gestion des stocks sur OpenFire, différents points à préparer, parmi lesquels il vous faudra définir
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Primes énergétiques [1] Primes avec débours et imposables [2]
OpenFire permet de prendre en compte les primes énergétiques et de les ajouter aux devis et aux factures.
La prime est déduite du total du devis et / ou facture et l’organisme redevable de la prime rembourse au magasin cette prime (débours).
Ces primes ne rentrent donc pas dans le calcul d’imposition de TVA, et seront donc déduites du montant TTC du document. Elles pourront alors être placées en dessous du montant du devis et / ou de la facture et non dans le corps du devis.
Primes énergétiques **
La gestion des primes énergétiques (Prime CEE et Prime Rénov) se fait via l'intégration d'articles dédiés dans le corps des devis et factures.
Prime Rénov : prime proposée par l’administration et qui transite par des se
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Imprimer son devis [1] Structure du devis [2] Paramètres d'impression du devis [3] Impression des images dans les devis [4] Impression spécifique [5] Description pour les devis [6]
Une fois un devis sauvegardé, vous avez la possibilité de l'imprimer ou de l'envoyer par mail. Dans les deux cas, le devis est créé au format PDF.
Depuis OpenFire, vous pouvez donc générer le PDF de votre devis et il sera automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.
Cela vous permet :
de l’imprimer directement après téléchargement, de le sauvegarder pour archive.
Imprimer son devis **
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Depuis la liste des devis , c liquez sur le lien Imprimer > Devis / Commande :
*
Depuis le devis correspondant, cliquez sur le bouton imprimer disponible en haut à gauche, ou sur le lien Imprimer > Devis /
Prérequis [1] Étape 1 : Création de l'application OpenFire sur Azure [2] Étape 2 : Création de la clé secrète [3] Étape 3 : Ajout des Permissions Utilisateurs [4] Étape 4: Configuration OpenFire [5] Facultatif : Ajout des groupes Utilisateurs [6]
Dans le cadre des nouvelles mesures de sécurité de Microsoft pour les comptes Office 365 , l'utilisation d'une authentification forte est désormais obligatoire pour la connexion des serveurs de courrier.
Dans cette optique, OpenFire offre désormais la possibilité d'utiliser la solution Azure OAuth de Microsoft pour authentifier les comptes Office 365.
Ce protocole permet l'utilisation de jeton d'autorisation (Token) pour donner accès à un utilisateur, à la place des informations d'identification habituelle (Identifiant et mot de passe):
Cette c
Vérifications préalables [1] Agir sur un paiement [2] Lorsqu'un paiement est enregistré sur OpenFire, plusieurs actions sont possibles. Vous pouvez l' annuler , le modifier ou le rembourser . Chaque action génèrera alors une extourne comptable.
Vérifications préalables ** *Paiement remis en banque*
Si le paiement est remis en banque, il faut le retirer de la remise pour pouvoir le modifier.
Pour cela, rendez-vous dans le menu *Comptabilité > Ventes > Remises en banque* et cliquez sur le bouton Annuler .
Cliquez ensuite sur Modifier et supprimez le paiement de la remise en banque.
Si votre remise est complète, vous pouvez de nouveau la confirmer. Sinon, vous pourrez y ajouter un nouveau paiement avant de la confirmer.
Paiement lettré à une facture
Si le paiement est lettré à une facture
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Configuration Google Agenda [1] Configuration Openfire [2]
OpenFire peut être intégré au Calendrier Google Agenda . Ainsi, vous pouvez gérer vos rendez-vous depuis les deux plateformes (les mises à jour s’effectuant dans les deux sens).
Si la fonction vous intéresse, rapprochez-vous du support Openfire qui procèdera à la configuration préalable de votre base.
Configuration Google Agenda
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Pour commencer la configuration, rendez-vous sur ce lien : https://console.developers.google.com/ [3]
Vérifiez que vous serez connecté avec le compte de l'agenda Google que vous allez relier à Openfire.
En haut à droite de votre écran, cliquez sur "CRÉER UN PROJET" et entrez un nom de projet. Vous pouvez changer votre id de projet si vous le souhaitez.
Dans le menu du côté gauche, sélectionnez
Intervention [1] Paiement [2] None [3]
Intervention
** La gestion des droits web et mobile est gérée par le même groupe OF Interventions.
Nous avons uniformisé pour que les fonctionnalités soient les mêmes qu'on soit connecté depuis l'application ou depuis le web.
Les niveaux Responsable et Gestionnaire permettent, dans l'application mobile, l'accès au planning de tous les techniciens.
Pour les utilisateurs Mobile uniquement, le pilotage des droits se fait donc entre Accéder à mes interventions et Gérer mes interventions .
Selon le niveau de droits, vous pourrez :
Accéder à mes interventions :
Voir et compléter vos interventions.
Répondre à un questionnaire, ajouter des lignes de facturation et de livraison, modifier un parc installé.
Gérer mes interventions :
Accéder à toutes les interven
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Etapes préliminaires [1] Facture de situation simple [2]
Etapes préliminaires **
Vérifiez tout d'abord que le module de gestion de situation soit bien installé dans la base.
Pour cela, rendez-vous dans *Ventes > Ventes > Devis, *cliquez sur* *un devis et cliquez ensuite sur l’onglet Autres informations .
Il faut voir dans la partie Facturation les champs suivants :
Si ces champs n'apparaissent pas, contactez le support.
Avant l'utilisation, vérifiez la configuration si elle n'a pas été faite.
Voir article Configurer la situation, retenue de garantie et compte prorata [3]
Facture de situation simple
** Dans le champ “Nb. situations”, notez le nombre de situations que vous allez devoir faire au long du chantier. Si, au moment du devis, vous ne connaissez pas le nombre exact de
Questionnaires [1] Questions [2]
OpenFire permet de créer des questionnaires sur mesure en fonction des différents types d'interventions.
Questionnaires **
Les questionnaires peuvent être associés aux rendez-vous d'intervention et apparaitre sur les rapports d'intervention.
Ces modèles s ont configurables depuis le menu Intervention > Configuration > Questionnaires
Les questionnaires peuvent être de deux types :
questionnaire d'intervention : concerne les rendez-vous d'intervention
questionnaire d'équipement : concerne uniquement la gestion du parc installé
Plus d'informations sur le None [3] parc installé
A la création d'un questionnaire, il est possible d'y associer des questions via le bouton Ajouter un élément.
Questions **
Les questions sont configurables depuis le menu