*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
Analyse du pipeline [1] Tunnel Quali et Quanti [2] Visualiser les opportunités perdues [3] En complément du tableau de bord, différents outils d' analyse du pipeline et des opportunités sont disponibles depuis le menu Ventes > Rapports.*
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L'analyse du pipeline
Les tunnels de conversion Quali et Quanti
Analyse du pipeline **
Un tableau croisé dynamique d'analyse du pipeline est disponible depuis le menu Ventes > Rapports > Analyse du pipeline*
Vous pouvez suivre votre pipeline en terme de volume, en valeur (chiffre d'affaires) et croiser ces données avec votre organisation commerciale : par réseaux de vendeurs, par ligne de produits, par pays, par marché, par segmentation client, etc...
À ce niveau, vous pouvez filtrer quelles opportunités vous souhaitez voir : les vôtres, celles de vo
Le pipeline permet d'organiser les différentes opportunités d'affaire que vous créez avec vos clients, mais aussi de générer directement les devis associés.
Plus d'information sur la page Introduction au CRM [1]
Depuis une opportunité, il est possible de créer un devis via le bouton Nouveau devis
Le nom du client sera automatiquement renseigné en reprenant les informations renseignées sur l'opportunité. Ensuite, il suffit de renseigner le devis de manière classique.
Retrouvez plus d'information sur Créer un devis [2]
L’opportunité sera automatiquement lié à ce devis, et sera alors visible dans le devis, dans l'onglet Autres informations :
De cette façon, la validation de ce devis sera pris en compte dans les différents rapports Tunnel Quanti et Tunnel Quali.
Plus d'information sur l
Création manuelle d'opportunités [1] Création automatique d'opportunités [2]
Le pipeline permet d'organiser les différentes opportunités d'affaire que vous créez avec vos clients, ainsi que leurs états d'avancement . C es fiches d' opportunités regroupent l'ensemble des informations nécessaires au suivi et à la réalisation des projets de vos prospects ou clients.
Plus d'information sur Introduction au CRM [3]
Création manuelle d'opportunités **
Vous pouvez c réer une opportunité manuellement depuis votre Pipeline , disponible dans le menu *Ventes > CRM > Mon Pipeline.
*Différentes méthodes sont disponibles: *
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Soit via le bouton créer,
Soit via le symbole + : un encart permet alors de saisir le le nom, le client et le revenu espéré
La structure générale d’une opportunité c
Changement manuel [1] Automatisation des changements d'étapes [2]
Le suivi du processus de vente constitue une fonctionnalité essentielle du CRM. Aussi, lorsque vous créez une opportunité , vous pouvez la faire évoluer selon une série d' étapes représentatives de votre processus de vente.
Cela permet d' avoir une vision claire des probabilités de réussite ou d’échec de vos opportunités.
Plus d'information sur None [3] les étapes
Changement manuel **
L a vue Kanban du pipeline permet de visualiser et de déplacer les opportunités sur les différentes étapes du Parcours Client.
Ainsi, lorsqu’une opportunité peut passer à l’étape suivante, il suffit de la glisser dans la colonne suivante:
Le changement d’étape peut également être effectué depuis la fiche de l’opportunité.
Par exemp
Fusionner via la vue Liste [1] Fusionner via la fenêtre de fusion [2]
Le système OpenFire peut mettre en avant les doublons potentiels en ce basant sur différents critères (sujet, adresse mail, numéro de téléphone, etc…). Les pistes et les opportunités peuvent alors être fusionnées.
Fusionner via la vue Liste **
Depuis la vue liste des opportunités, vous pouvez fusionner les opportunités ou les pistes manuellement.
Pour cela, sélectionnez les opportunités ou les pistes, puis cliquez sur Action > Fusionner pistes/opportunités .
Aucune information n’est perdue : pour un accès plus rapide, les données venant de l’autre opportunité sont enregistrées dans l'historique disponible en bas de chaques opportunités et dans les champs d’information.
Fusionner via la fenêtre de fusion **
En cas de
Générer des opportunités à partir des emails [1] Générer des opportunités à partir d'un formulaire Web [2] Générer des pistes plutôt que des opportunités [3]
Automatiser la création de pistes et d’opportunités améliorera considérablement votre efficacité. Un moyen simple d'optimiser la création d'opportunités est d'utiliser un formulaire de contact sur votre site web. Ainsi, tout visiteur utilisant ce formulaire créera une piste ou une opportunité dans le pipeline.
Il est également possible d'automatiser la création d'opportunité dès qu'un mail est envoyé à une adresse mail spécifique.
Plus d'information sur Introduction au CRM [4]
Générer des opportunités à partir des emails **
Vous pouvez activer cette option et définir une adresse mail via le menu *Ventes > Configuration > Config
Marquer une piste comme perdue [1] Gérer les motifs de pertes [2] Visualiser les opportunités perdues [3]
Dans OpenFire, vous avez la possibilité d’indiquer la raison de perte d’une opportunité via les motifs de pertes .
Ces motifs doivent être suivis de près afin de pouvoir analyser et améliorer votre transformation commerciale. Par exemple, vous pourrez choisir de modifier un devis après étude des motifs de refus.
Plus d'information sur Analyser ses opportunités [4]
Marquer une piste comme perdue **
Depuis une opportunité, cliquez sur le bouton Marquer comme perdu . Vous pouvez alors sélectionner ou créer un Motif de la perte :
Le statut d’une opportunité de vente passe alors à Perdue dans la carte de l’opportunité de vente.
Gérer les motifs de pertes **
Le menu des motifs de per
Le Tableau de Bord [1] Le Pipeline [2]
Le module CRM d'OpenFire vous permet de gérer la relation client et d'organiser vos activités commerciales.
Ce module englobe différents outils permettant d'organiser vos activités de vente, et notamment:
d'avoir une vue d'ensemble des activités commerciales de votre entreprise,
de gérer vos opportunités d'affaire via un portefeuille d'activité (pipeline),
d' analyser les performances de vos équipes commerciales,
de créer vos contacts/prospect et de rester en contact avec eux,
de réaliser des estimations, devis et commandes ,
de prendre vos rdv commerciaux et techniques, ...
Cette interface est a ccessible depuis le menu Ventes > CRM
Le Tableau de Bord **
En vous rendant dans le menu *Ventes*, vous accéderez tout d'abord au tableau de bord
Le Tunnel Quali [1] Le Tunnel Quanti [2] Objectif Mensuel [3] En complément du tableau de bord, différents outils d' analyse du pipeline et des opportunités sont disponibles depuis le menu Ventes > Rapports*
Attention: Seules les données rattachées à une opportunité sont analysées.
Le Tunnel Quali **
Le tunnel quali permet analyser le taux de transformation des dossiers. Il se base sur la date de création de l’opportunité. Il est disponible depuis le menu Ventes > Rapports > Tunnel Quali
Exemple : pour le mois de Janvier 2022, l’outil analysera:
L’ensemble des opportunités créées en janvier 2022
L’ensemble des devis créés en lien avec les opportunités de janvier 2022, même si créés sur des mois ultérieures
L’ensemble des commandes validées en lien avec les opportunités de janvier
Planifier une activité [1] Suivre ses activités [2] Clôturer une activité [3]
Le CRM permet de suivre les opportunités jusqu’à la décision finale du prospect. Pour optimiser ce suivi, d es activités peuvent être liées aux opportunités, permettant de planifier les différentes tâches de relance.
Planifier une activité **
Il est possible de visualiser et créer des activités depuis le menu *Ventes > Configuration > Types d'activité :*
Par défaut, un certain nombre d'activité sont disponibles, parmi lesquelles :
Il est possible de planifier des activités en cliquant sur le bouton Nouvelle activité :
Différents champs sont proposés:
Type d’activité : permet de préciser le type de tâche à effectuer (Appel, Mail, ...) via un menu déroulant,
Date prévue : Date maximum à laquelle cette action