*Sommaire*
Configurer les positions fiscales [1] Application automatique [2] Appliquer une position fiscale à un devis [3] Assigner une position fiscale à un partenaire [4]
Les Positions fiscales vous permettent de créer des règles pour adapter automatiquement les taxes et les comptes utilisés sur vos devis, vos commandes ou vos factures.
Elles peuvent être appliquées a utomatiquement ou en fonction de certaines règles, m anuellement sur un devis, o u encore être attribuées à un contact particulier.
Configurer les positions fiscales **
Attention: Les positions fiscales sont déjà préconfigurées sur votre base de données. Nous vous conseillons de contacter le support OpenFire avant toutes modifications. De plus, dans un contexte multi-société, la position fiscale doit être définie depuis
*Sommaire*
Création du Modèle
[1] Utilisation du modèle [2]
Les modèles de pièces comptables permettent de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois que vous créez une nouvelle pièce comptable. En utilisant des modèles, les informations de base telles que les comptes, les montants, les taxes, les références, etc. peuvent être préremplies automatiquement.
Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'erreur dans la saisie des données et vous n'avez qu'à vérifier et modifier les champs pertinents.
Plus d'information sur les écritures et les pièces comptables
Création du Modèle
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Les modèles de pièces comptables peuvent être créés depuis le menu *Comptabilité > Configuration > Modèles de pièce comptable*
Après avoir donné un nom à votre modèle, vo
Types [1] Actions et modes de sélection [2] Les horaires de travail des employés sont paramétrables depuis les fiches employés accessible dans le menu* Interventions > Configuration > Employés *
Dans l’onglet “Horaires”, vous pouvez configurer les horaires de travail de votre employé.
Plus d'information sur les employés [3]
Les horaires des différents intervenants doivent être définis préalablement afin de déterminer la plage de planification disponible pour chaque intervenant.
Types
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Deux types d’horaires existent :
- Permanents *: horaires standards de l'employé, À durée indéfinie. Un horaire permanent s'arrête quand le suivant commence. Pour être pris en compte par les outils de planification, chaque intervenant doit avoir au moins un horaire permanent.
- Tempora
*Sommaire*
Créer une demande d'intervention [1] Parties Qui et Où [2] Parties Quoi et Quand [3] Description, produit installé, Historique et facturation [4] Les demandes d'interventions permettent de saisir les interventions à effectuer sans avoir besoin de connaitre la date exacte de l'intervention afin de les attribuer plus tard en fonction des disponibilités des ressources.
Le rendez-vous d’intervention n’existe pas encore. Ainsi la date, l’heure, l’adresse et l’intervenant restent à valider. La demande d'intervention est donc un objet particulier, précédent le rendez-vous d’intervention, au sein duquel les modalités de planification de l’intervention peuvent être définies.
Les demandes d'interventions peuvent être créées et consultées depuis le menu *Intervention > Interventions >
Sommaire*
Gestion des prix par marque [1] Gestion des prix par catégories [2] Gestion des prix par articles [3]
Il est possible d'appliquer des conditions tarifaires différentes pour chaque catégorie ou article d'une marque.
Les paramètres sur les prix de vente et d’achat d'une marque peuvent donc être précisés :
Sur la marque ;
Sur les catégories d’articles ;
Sur les articles.
Gestion des prix par marque **
Rendez-vous dans le menu Ventes > Configuration > Marques*, puis recherchez la marque voulue.
Vous pourrez alors modifier les champs suivants :
Catégorie : catégorie affectée par défaut aux articles si aucune catégorie n’est renseignée dans la base centralisée ou si aucune correspondance de catégorie n’est effectuée.
Remise : taux de remise appliqué sur l’ensemble des produits de la
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Configuration [1] Collecte d'avis [2] EldoTravo est u ne plateforme qui permet de faciliter la recherche de professionnels du bâtiment et de simplifier le processus de réalisation de travaux pour les particuliers.
Elle met en relation les particuliers avec des artisans qualifiés et vérifiés, et permet aux clients de laisser des avis sur les prestations fournies.
Il est possible de permettre l’envoi de certaines informations de contacts depuis OpenFire à Eldotravo pour une collecte d’avis.
La mise en place du connecteur EldoTravo nécessite un certain nombre de paramétrages et l'ajout d'un module spécifique. Aussi, pour toute demande d'ajout de cette fonctionnalité, vous pouvez contacter le support OpenFire par mail à l'adresse support@openfire.fr ou par téléphone au 02.30.
Informations publiques [1] Information personnelle [2] Paramètres RH [3] Horaires [4] Interventions [5]
Les employés peuvent, sous réserve de configuration, se voir assigner des rendez-vous techniques ou commerciaux sur le planning. Ils peuvent être seuls ou en équipes et leurs horaires et jours de travail sont personnalisables.
Pour cela, un certain nombre de paramétrages doivent être effectués auprès des fiches employés.
Celles-ci peuvent être créées ou modifiées depuis le menu Interventions > Configuration > Employés
Informations publiques **
* La partie Information de contact * permet de saisir les coordonnées professionnelles de l’employé.
La partie Poste* permet de définir le type de poste occupé par l'employé. Les cases Est un intervenant ou est un commercial permettent de r
Paiement d'une facture [1] Paiements non liés à une facture [2] Différence de paiement [3] Annuler, modifier ou rembourser un paiement
[4] Sur OpenFire, un paiement peut être directement lié à une facture ou être enregistré pour une utilisation ultérieure.
Si un paiement est lié à une facture, il réduit le montant dû de la facture. Vous pouvez avoir plusieurs paiements liés à la même facture.
Si un paiement n'est pas lié à une facture, vous pouvez utiliser ce crédit/débit en attente pour payer des factures enregistrées ou des factures à venir.
Il est possible d'enregistrer un paiement depuis une facture, un bon de commande, une fiche contact ou encore depuis le menu comptabilité.
Paiement d'une facture **
Une fois une facture établie, il est possible de gérer les paiements associés.
Da
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Entrepôts [3] Emplacements [4]
OpenFire permet de gérer vos entrepôts et emplacements de stockage de vos marchandises. Ceux-ci sont alors organisés hiérarchiquement.
La création d'un entrepôt et d'un emplacement nécessite un certains nombre de paramétrages (Routes, séquences, etc...).
Aussi, pour toutes création d'un entrepôt ou d'un emplacement, merci de contacter le support OpenFire par mail à l'adresse support@openfire.fr , ou par téléphone au 02.30.96.02.65.
Entrepôts **
L' entrepôt désigne le bâtiment où sont stockés vos articles. Il est donc possible de gérer plusieurs entrepôts.
Pour accéder à la liste de vos entrepôts, activez le mode développeur. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet Configuration puis cliquez sur l’option Activer le
Envoyer un document [1] Accès aux courriels et renvoi mails en erreur [2]
Une fois un devis, une commande ou une facture sauvegardé, vous avez la possibilité de l'envoyer par mail.
Attention: Cela nécessite un paramétrage spécifique permettant à votre base OpenFire d'utiliser votre serveur de messagerie. Plus d'information sur le None [3] paramétrage d'un serveur mail None [4] [5]
Envoyer un document **
Le bouton Envoyer par email permet d'envoyer automatiquement un courriel à votre client avec le devis, le bon de commande, ou la facture en pièce jointe.
Le modèle de mail s’affiche alors:
Depuis cette vue, vous pouvez notamment :
Ajouter des destinataires,
Modifier le corps du mail à envoyer,
Ajouter d’autres pièces jointes.
V ous pouvez régler le corps du message avant
*Sommaire*
Marketing par SMS [1] Rappel automatique de rendez-vous [2] SMS à la demande [3]
OpenFire vous permet d'envoyer différents type de SMS en fonction de vos besoins:
SMS Marketting
Rappel de RDV
SMS à la demande
Marketing par SMS **
La communication commerciale par SMS est une aide à la vente efficace. Attention toutefois à bien respecter l a réglementation sur l’envoi de SMS commerciaux.
Depuis les opportunités de vente de votre pipeline (portefeuille), ou encore depuis votre liste de contact, vous pouvez sélectionner les prospects à l’aide de filtres et envoyer un SMS à tous les prospects sélectionnés.
Lorsque votre modèle de SMS commercial est défini, il vous suffit de sélectionner vos prospects pour envoyer votre SMS:
Sélectionnez ensuite le modèle de votre choix. Ces modèles
L’extraction de la TVA sur encaissement nécessite la saisie (impérative) des paiements dans Openfire. Les paiements doivent être créés à partir des factures d'acompte ou facture de solde.
Ensuite, rendez-vous dans le menu *Ventes > Rapports > Rapport de gestion* ,puis sélectionner le modèle de rapport *TVA sur encaissement:*
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